運送会社の勤怠管理で押さえること
乗務員ごとに異なる出退勤パターン
チャーター便は配車表に合わせた早朝出庫や深夜の帰庫、宅配は早朝からの仕分けと夕方以降の再配達、引越は繁忙期の長時間稼働など、乗務員の出退勤の時間帯が日によって大きく変わります。タイムカードだけでは誰がいつ乗務していたかを把握しづらく、配車担当と事務の間で確認のやり取りが増えます。
点呼記録・日報と勤怠の二重管理
乗務前後の点呼記録や日報には乗務員の出発・帰着時刻が記載されますが、タイムカードの打刻時刻とは別の帳簿になっていることが多く、同じ情報を二度書く、あるいは食い違いが出たときにどちらが正しいか確認する手間が生じます。
締め日の集計に時間がかかる
月末や月半ばの締め日になると、タイムカードの打刻、紙のシフト表、点呼記録を事務所で一つずつ突き合わせて勤務時間を集計します。乗務員数が多い事業所ほど、残業や深夜勤務の時間を手計算で出す作業に時間がかかります。
改善基準告示に基づく勤務時間の確認
自動車運転者の労働時間等の改善のための基準(改善基準告示)に沿って、連続運転時間や休息時間を守れているかを乗務員ごとに確認する必要があります。紙の記録だけでは、基準に触れそうな乗務員を事前に見つけるのが難しくなります。
勤怠管理のシステムに要る機能
- 顔認証タイムレコーダーでの出退勤記録(直行直帰にも対応)
- 点呼記録・日報とのひも付け管理
- 乗務員ごとの残業・深夜勤務時間の自動集計
- 連続運転時間・休息時間のアラート表示
- 複数営業所・配車拠点をまとめて管理
- シフト表の電子化と変更履歴の記録
- 引越などの繁忙期の臨時シフト反映
- 乗務員の資格(中型・大型・けん引など)と稼働状況の紐づけ
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
デジタル点呼システムやアルコールチェック機器、デジタコ(運行記録計)と連動した運行管理システムは、法令対応や車両データとの連携が必要なため、運送業向けの専用システムに任せたほうが確実です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
出退勤の記録、残業・深夜勤務の集計、シフト表の管理、引継ぎ事項の記録は、顔認証タイムレコーダーや買い切りの勤怠システムで自社管理に切り替えやすい部分です。
紙・Excelのままでよい部分
季節的な繁忙期に合わせた臨時シフトの調整メモや、乗務員からの休暇希望の一覧といった、一時的で形式が決まっていないやり取りは、紙やExcelのままで十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している勤怠管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
勤怠管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、勤怠管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
| Frappe HR | 採用から勤怠・休暇・評価・給与まで13モジュールを備えた、オープンソースの統合人事(HR)システムです。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的(給与は国別設定が必要)。 | — |
| OrangeHRM | 企業に必要な機能を網羅した包括的な人事管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| time-to-leave | 勤務時間を記録し、退社時間を通知する勤怠管理アプリです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- まず、営業所ごとに対象の乗務員と出退勤パターン(早朝出庫・深夜帰庫・直行直帰など)を書き出します。
- タイムカードと紙のシフト表のうち、出退勤記録だけを顔認証タイムレコーダーなどに置き換えて試験運用します。
- 点呼記録・日報との情報の重複を確認し、どちらを正とするかを事業所内で決めます。
- 締め日の集計を自動集計に切り替え、残業・深夜勤務の時間を事務所側で確認できるようにします。
- 引越などの繁忙期に増える臨時の乗務員や応援要員の扱いを決めて、本格運用に移します。
運送会社の勤怠管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
点呼記録とタイムカードは別々に管理してよいですか。
点呼記録は法令で求められる運行管理の記録、タイムカードは労働時間の記録という別の目的があるため、どちらかを廃止することはできません。出退勤の時刻を電子化して点呼記録とひも付けておくと、締め日の確認作業が減ります。
直行直帰の乗務員の出退勤はどう記録すればいいですか。
事業所に立ち寄らない乗務員は、携帯端末やタブレットでの打刻、あるいは点呼記録の時刻を出退勤の記録として扱う運用に切り替える事業所が多いです。
引越の繁忙期に増える応援の乗務員の勤怠はどう扱えばいいですか。
繁忙期だけ稼働する乗務員も、通常の乗務員と同じ仕組みで出退勤を記録しておくと、期間が終わった後の集計や引継ぎがしやすくなります。シフト表自体は紙やExcelのままでも対応できます。
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