保育園・幼稚園の勤怠管理で押さえること
早番・遅番・延長保育が絡むシフト
開園から延長保育の終了まで、保育士の勤務時間帯は細かく分かれています。早番・遅番の組み合わせに加え、延長保育の当番やクラス担当の兼務が重なるため、紙のシフト表だけでは誰がどの時間帯に何人配置されているかを一目で確認しづらく、変更があるたびに手書きで直すことになります。
行事のたびに生じる振替休日
運動会や発表会、保護者会など休日に出勤する行事が年間を通して発生し、そのたびに振替休日や代休の調整が必要になります。口頭やメモで済ませてしまうと、誰がいつ代休を取ったか追えなくなり、締め日になって食い違いに気づくことも少なくありません。
常勤・非常勤・時短が混ざる職場
保育士に加え調理員や用務員など職種が多く、常勤・非常勤・時短勤務（育児短時間勤務）が同じ職場に混在します。勤務形態ごとに記録の取り方が違うと、タイムカードの様式も複数になり、締め日の集計担当者がそれぞれ別のルールで手計算する手間が生じます。
事務の先生に積み重なる作業の一つ
連絡帳やお便り、シフト作成、写真販売といった事務作業は年々増えており、勤怠の集計もその一つとして先生の手に残っています。保護者向けの連絡や写真販売は本体のアプリに残したまま、園内だけで完結する勤怠の記録だけを別に整理する方が、作業の切り分けとしては現実的です。
勤怠管理のシステムに要る機能
- 早番・遅番・延長保育のシフト作成とタイムカード記録の連携
- 運動会・発表会など行事出勤に対する振替休日・代休の記録
- 保育士・調理員・用務員など職種別の勤務形態の管理
- 育児短時間勤務（時短勤務）者の勤務時間の記録
- 複数クラス・複数園をまとめて本部側で集計する機能
- 顔認証などによるなりすまし防止の打刻
- 月末締めの自動集計と給与計算用データの出力
- 休憩時間の記録と、時間帯ごとの出勤人数の確認
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
連絡帳やお便りの配信、写真販売、登降園の記録といった保護者との接点は、使い慣れた保育園向けの専用アプリに残したままにするのが安全です。保護者側の操作性やお知らせの既読管理まで自社で抱え込む必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
園内だけで完結する職員の打刻、シフト作成、締め日の集計は、保護者との連絡とは別の仕組みに分けて持つことができます。顔認証タイムレコーダーのように、タブレット1台で複数の職員の出退勤を記録できる形であれば、紙のシフト表とタイムカードの二重管理から離れられます。
紙・Excelのままでよい部分
運動会の係分担表や、行事当日だけの一時的な配置調整といった、年に数回しか発生しないスポット的な予定は、紙やExcelのままで十分です。日々の勤怠記録と行事当日の係表を無理に一つのシステムにまとめる必要はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している勤怠管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
勤怠管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、勤怠管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
| Frappe HR | 採用から勤怠・休暇・評価・給与まで13モジュールを備えた、オープンソースの統合人事(HR)システムです。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的(給与は国別設定が必要)。 | — |
| OrangeHRM | 企業に必要な機能を網羅した包括的な人事管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| time-to-leave | 勤務時間を記録し、退社時間を通知する勤怠管理アプリです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 現在タイムカードと紙のシフト表のどちらに何の情報が書かれていて、誰が月末に何を集計しているかを書き出す
- 連絡帳やお便り配信は今の保護者向けアプリに残し、園内の勤怠記録だけを切り分ける範囲を決める
- 常勤・非常勤・時短勤務など職種・勤務形態ごとの打刻ルールと、行事出勤時の振替休日の扱いを決める
- 入園説明会や行事が重なる時期を避け、一部のクラス・職種から試験的に打刻を始める
- 締め日の集計データを給与計算の担当者に渡す流れを決め、紙のシフト表との二重管理をやめる
保育園・幼稚園の勤怠管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
複数の園を運営している法人でも、1つの仕組みでまとめられますか。
園ごとにタブレットを置いて打刻し、本部側で各園の勤務記録をまとめて確認する形であれば可能です。園によって早番・遅番の時間帯が違っても、記録の方法自体は共通にできます。
保護者向けの連絡帳アプリと、勤怠の仕組みを分ける理由は何ですか。
連絡帳アプリは保護者との連絡が主な役割で、職員の勤怠を細かく管理する機能には向いていません。園内だけで完結する打刻やシフト集計を別に持つことで、保護者側の操作に手を加える必要がなくなります。
行事の振替休日が複雑で、記録が追いつかないことがあります。どうすればよいですか。
振替休日の予定をその場で記録できる仕組みに変えると、口頭やメモでのやり取りが減ります。誰がいつ代休を取る予定で、実際に取得したかを同じ場所で確認できると、締め日の食い違いが起きにくくなります。
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