運送会社の会議の議事録で押さえること
会議の種類が多い
日々の配車会議、月次の安全会議、乗務員会議、引越や宅配の繁忙期前の人員調整会議、協力会社（傭車）との打ち合わせなど、性質の違う会議が並行して行われます。議事録の書式や保存場所がそれぞれ違うと、後から見返す人が探せなくなります。
欠席者への申し送りが重い
早朝出庫や深夜便の乗務員は会議に出られないことが多く、戻ってきた後に口頭で伝え直す手間が発生します。伝え漏れがあると、安全上の注意点や配車変更が一部の乗務員だけに届かない事態になります。
安全会議の記録が監査で問われることがある
事故防止やヒヤリハットを話し合う安全会議は、運輸支局の指導や監査の際に記録の有無を確認されることがあります。開催していても議事録が残っていないと、実施していたことを示せません。
書く人が現場の多忙な人に偏る
議事録を書くのは配車担当や所長など、電話・急な配車変更への対応で席を離れがちな人です。会議が終わってすぐに記録できず、記憶を頼りに後で書こうとして結局書かれません。
会議の議事録のシステムに要る機能
- 会議の録音をアップロードして自動で文字起こしする
- 文字起こしから議事録の下書きをAIが作る
- 所長や運行管理者が内容を確認してから確定議事録にする
- 配車会議・安全会議・乗務員会議など会議の種類で分けて保存する
- 営業所・拠点が複数ある場合に拠点ごとに議事録を分けて見られる
- 欠席した乗務員が後からスマホで内容を確認できる
- 事故・ヒヤリハットに関する議事録をまとめて検索できる
- 確定した議事録を車両・乗務員ごとのタグで絞り込める
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
点呼記録簿や運行管理、車両の位置情報は、既存の運行管理システムや点呼支援機器に任せるのが確実です。議事録づくりの仕組みをそこに無理に組み込む必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
配車会議・安全会議・乗務員会議の録音から議事録の下書きを作り、所長が確認して確定する流れは、OSSや買い切りのシステムで自前で持てます。拠点ごとの保存・検索もここで行えます。
紙・Excelのままでよい部分
朝礼での一言連絡や、配車の微調整といったその日限りの伝達は、紙のメモや口頭のままで十分です。残す価値のある決定事項と、その場だけのやり取りを分けて考えます。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している会議の議事録向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
会議の議事録に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、会議の議事録に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage AI MOM | 会議の録音をアップすると、同じサーバーのwhisper.cppが文字起こしし、AIが議事録の下書きを作り、人が承認したものだけが確定議事録になるシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
導入の進め方
- まず月次の安全会議など、録音しやすく記録の価値が高い会議から試します
- 点呼や出庫の時間と重ならないよう、録音・確認・共有を行う時間帯を決めます
- 早朝・深夜便の乗務員など会議に出られない人向けに、後からスマホで確認できる運用を整えます
- 営業所が複数ある場合は、拠点ごとに議事録を分けて見られるように設定します
- 確定の承認者を所長や運行管理者に決め、確認してから確定する流れを定着させます
運送会社の会議の議事録、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
運転中心のドライバーが会議に出られないとき、録音だけでも効果はありますか。
効果はあります。欠席した乗務員が後からスマホで議事録を確認できるようにしておけば、口頭での伝え直しが減り、伝達漏れも防げます。出席できた人数が少ない会議でも記録を残す価値は変わりません。
安全会議の議事録は、運輸支局の監査で見せる必要がありますか。
監査や指導の際に、安全会議を実施している記録として確認されることがあります。開催したこと自体は覚えていても、議事録が残っていないと示せないため、確定した記録として保存しておくと安心です。
複数の営業所がある場合、議事録はまとめて管理できますか。
拠点ごとに議事録を分けて保存し、本社からは拠点をまたいで見られるようにする運用ができます。拠点ごとの事情が違う配車会議と、全社で共有したい安全会議を分けて管理できます。
運送会社の他の業務
他の業種で会議の議事録を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール
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