運送会社の社内の情報共有で押さえること
出社時間がずれて朝礼が成立しない
早朝出庫の便と日中配送の便、夜間の長距離便が同じ日に動くため、全員が揃う時間がありません。前日の連絡事項や当日の変更点を誰が受け取り、誰が受け取っていないかが分からないまま出庫時刻を迎えることになります。
点呼記録と伝達事項が別の場所にある
点呼記録簿には出庫・帰庫時刻やアルコールチェックの結果を記録しますが、車両の不具合やルート変更の連絡はホワイトボードやLINEに書かれ、見る場所が分かれています。点呼のたびに伝達事項を口頭で付け加えるしかなく、聞き漏らしが起きます。
車両トラブルや道路情報が後追いになる
通行止めや事故による迂回、積込み先の変更といった情報は発生が突発的で、営業所に戻るまで気づかない乗務員が出ます。既にLINEで流した情報でも、別の乗務員が別便で出発した後だと伝わりません。
営業所間・本社と現場の連絡がLINEに依存する
複数の営業所やチャーター便の委託先とやり取りする場合、個人のLINEグループで連絡が流れ、担当者が退職や異動になると過去の連絡が追えなくなります。誰が既読で誰が未読かも分からないまま進みます。
社内の情報共有のシステムに要る機能
- 点呼記録簿のデジタル化と出庫前チェックの記録
- 運行指示・配車変更の一斉通知と既読確認
- 車両の不具合・故障情報の共有
- 通行止め・道路状況などの共有掲示
- 乗務員ごとの既読・未読の確認
- 営業所・拠点間の連絡の一元管理
- スマホからの閲覧・返信
- 過去の連絡事項の検索と履歴の保存
どこを何で持つか
点呼・運行管理の専用ソフトに任せる部分
アルコールチェックの記録や運行記録、デジタコと連動した運行管理は、法令対応を前提に作られた点呼支援システムや運行管理システムに任せたほうが安心です。記録の保存形式や項目が決まっているため、自社で作り込むより専用ソフトのほうが抜け漏れがありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
点呼結果以外の日々の連絡事項、配車変更の周知、車両の不具合報告、営業所間の掲示といった社内向けの情報共有は、グループウェアやチャットツールで持つことができます。乗務員の人数分のアカウントが必要になるため、継続的な月額費用がかからない形を選ぶ会社も多いです。
紙・Excelのままでよい部分
引越しの立会いメモや、月に数回しか使わない社内通達のひな形など、更新頻度が低く関係者が限られるものは、紙やExcelのままでも支障はありません。既読確認が必要な連絡だけを電子化の対象に絞ると移行がしやすくなります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している社内の情報共有向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
社内の情報共有に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、社内の情報共有に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CalDAV | フレームワークを使わない1ファイルのCalDAVサーバーです。スマホの標準カレンダーと同期できます。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Groupware (kvgwc) | 共有レンタルサーバーでも動く、MITライセンスの軽量な社内グループウェア基盤です。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| excalidraw | 手書き風の図面を作成できる仮想ホワイトボードです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Rocket.Chat | ミッションクリティカルな業務に対応するセキュアなコミュニケーションプラットフォームです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Mattermost | ソフトウェア開発ライフサイクル全体を支える安全なコラボレーションプラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Nextcloud | データの安全な保管と共有を実現するセルフホスト型のクラウドストレージです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 朝の点呼から出庫までに、どの連絡がどの手段で流れているかを洗い出す
- 点呼記録と伝達事項を同じ場所で確認できる手段を選ぶ
- 一部の営業所・一部の便から試験的に運用を始める
- 既読確認の仕組みを使い、口頭やLINEでの連絡を減らしていく
- 引越しなら引越しシーズン、宅配なら年末年始など繁忙期前に運用を見直す
運送会社の社内の情報共有、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
乗務員はスマホの操作に慣れていないことが多いのですが使えますか
通知を開いて読むだけの操作であれば、普段スマホを使う乗務員であれば問題なく使えることがほとんどです。入力や返信が必要な項目は最小限にして、見るだけで済む使い方から始めると定着しやすくなります。
複数の営業所がある場合、連絡はどう整理すればよいですか
営業所ごとに掲示や連絡の場所を分けつつ、全社共通の連絡事項は別枠で見られるようにしておくと、自分の営業所に関係する情報だけを追いやすくなります。委託先のドライバーを含める場合は閲覧範囲を区別しておくと安心です。
既存の点呼支援システムと併用できますか
点呼記録自体は既存の専用ソフトに残したまま、それ以外の社内連絡や配車変更の周知だけを別の仕組みで共有する形であれば、特に支障なく併用できます。点呼の記録先を増やす必要はありません。
運送会社の他の業務
他の業種で社内の情報共有を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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