運送会社の業務システム｜勤怠・点呼・引き継ぎの事務全体像

事務で時間を取られている所

乗務員ごとの日報と点呼記録を、紙や個別のメモから集約し直す作業に時間がかかります。拘束時間や休息期間を一人ひとり計算して勤怠と突き合わせる手間も重なります。チャーターや引越は案件ごとに内容が異なるため、見積りと請求を都度作成する必要があり、配車担当者が電話や口頭でのやり取りを一手に引き受けている会社もよく見られます。

専用ソフトが担う所と、その外側に残る事務

配車管理システムや運行管理システム、デジタルタコグラフと連動したソフトは、走行データや配車の組み立てを担います。一方で、点呼記録簿の作成・保管、乗務員台帳や車両台帳の整備、紙の日報からの転記、担当者間の引き継ぎ、顧客からの問い合わせ対応は、専用ソフトの範囲外として残りやすい部分です。

制度・決まりで気をつける所

自動車運転者の労働時間等の改善のための基準(改善基準告示)に基づき、拘束時間や休息期間を管理する必要があります。点呼は乗務前後に実施し、その記録を残すことが求められます。運転者台帳や車両台帳の整備、各種書類の保存も、運送業に特有の事務として押さえておく必要があります。

どの業務から手を付けるとよいか

まず手を付けやすいのは、勤怠管理と引き継ぎの電子化です。拘束時間や休息期間の計算を日々の記録と結び付けておけば、改善基準告示に沿った管理がしやすくなります。配車担当者が一人に偏りがちな会社では、引き継ぎの仕組みを整えることが、属人化の解消につながります。

運送会社の業務から選ぶ

勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 予約・受付電話予約の聞き取りとダブルブッキングに追われている 会議の議事録会議の議事録づくりに毎回30分以上かかり、結局書かれないまま流れる 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い 社内の情報共有連絡が口頭とLINEと掲示板に分かれ、見た人と見ていない人が生まれる 書類の電子化・文書管理紙の書類とスキャンPDFが混在し、探す時間が積み上がっている 電子契約契約書の郵送・押印の往復で、着手が1週間遅れる マニュアル・手順書作業手順が人によって違い、新人教育のたびに同じ説明をしている 案件・工程管理どの案件がどこまで進んでいるか、担当者に聞かないと分からない 在庫・発注在庫はExcel台帳で、欠品と過剰在庫が同時に起きる 引き継ぎ・属人化対策その人しかできない仕事があり、退職のたびに知識が消える 現場記録・作業報告の集約現場からの報告が紙とLINEでばらばらに届き、集計や請求のたびに転記している

よくあるご質問

配車管理システムを導入していれば、事務は十分に整理されますか。

配車や走行データの管理には強い一方、点呼記録の作成・保管や乗務員への引き継ぎ、顧客からの問い合わせ対応まではカバーしていないことがよくあります。専用ソフトの外側に残る事務を別途整理しておくと、全体の負担が軽くなります。

チャーターや引越の見積りと請求が別々の作業になっています。どう整理すればよいですか。

案件ごとに内容が異なる分、見積りの条件と請求内容がずれやすくなります。案件・工程管理と請求書発行を結び付けて記録しておくと、見積りの根拠をそのまま請求に反映しやすくなります。

配車担当者が一人しかおらず、休むと業務が止まってしまいます。

配車の判断基準や連絡先、よくある対応がその担当者の頭の中にしかない状態です。日々の工程や引き継ぎ事項を記録として残しておくと、急な不在があっても他の人が代わりに対応しやすくなります。

記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。

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