介護事業所の勤怠管理で押さえること
混在するシフトパターン
介護事業所のシフトは、早番・日勤・遅番・夜勤・明けという勤務パターンが施設内で混在します。通所介護では送迎担当の時間帯、施設では夜勤から明けにかけての勤務が加わり、紙のシフト表とタイムカードを別々に見ながら締め日に突き合わせる作業に時間がかかります。
訪問介護の直行直帰
訪問介護員は事業所に出勤せず利用者宅へ直行し、訪問を終えたら直帰することが多く、出退勤の記録が利用者宅ごとのサービス提供時間と混ざりがちです。移動時間とサービス提供時間を分けて記録しないと、勤怠の集計と請求の元データがずれてしまいます。
資格者の配置状況
介護福祉士やケアマネジャー、看護師など資格者が混在して勤務するため、誰がどの資格でどれだけ勤務したかを日々の勤怠から確認できるようにしておく必要があります。人員配置の確認を求められた際に、紙の記録から該当者を探し出す手間が負担になっています。
欠勤・代替対応の多さ
人手不足の影響で急な欠勤や早退が起きやすく、その都度シフトを組み直して代わりの職員を割り当てる対応が発生します。変更後のシフトと実際の勤怠が一致しているかを確認する作業が、紙のシフト表では特に手間になります。
勤怠管理のシステムに要る機能
- 早番・日勤・遅番・夜勤・明けなど変則勤務パターンの登録
- 夜勤の休憩・分割時間の記録
- 訪問介護員の直行直帰と移動時間の記録
- 資格者別の勤務時間の集計・確認
- シフト変更・欠勤代替の履歴管理
- 顔認証・ICカードなど現場での出退勤記録
- 常勤・非常勤・パートなど雇用形態別の集計
- 締め日の自動集計とデータ出力
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
介護報酬の請求やサービス提供記録、レセプトの作成は、制度改正への対応が欠かせない専用の介護ソフトに任せたほうが安心です。人員配置基準に関わる計算や判定もこうした専用ソフト側の機能を使うのが現実的です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
日々の出退勤記録やシフトの登録、夜勤・休憩時間の記録、締め日の集計といった勤怠そのものの管理は、オープンソースや買い切りのシステムに置き換えやすい部分です。顔認証タイムレコーダーなどで出退勤の記録を自動化すれば、タイムカードの手集計から離れられます。
紙・Excelのままでよい部分
急な欠勤の連絡や個人の休暇希望の聞き取りなど、その場限りのやり取りは紙やメモ、Excelのままで十分です。すべてをシステム化しようとせず、記録として残す必要がある部分とその場で済む部分を分けて考えるとよいです。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している勤怠管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
勤怠管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、勤怠管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
| Frappe HR | 採用から勤怠・休暇・評価・給与まで13モジュールを備えた、オープンソースの統合人事(HR)システムです。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的(給与は国別設定が必要)。 | — |
| OrangeHRM | 企業に必要な機能を網羅した包括的な人事管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| time-to-leave | 勤務時間を記録し、退社時間を通知する勤怠管理アプリです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 訪問・通所・施設など事業所ごとに、早番・遅番・夜勤・明けといった勤務パターンを整理します。
- 現場の出退勤記録の方法を決めます。施設であればタブレットでの顔認証、通所であれば出勤時のタイムレコーダーなど、現場の人数や拠点数に合わせて選びます。
- 訪問介護員については、移動時間とサービス提供時間をどう分けて記録するかを決めます。
- 介護報酬請求ソフトとは連携させず、勤怠データは締め日に集計・出力する前提で運用を組み立てます。
- 一つの拠点や一部のシフトパターンから試験的に導入し、問題がなければ他の事業所に広げます。
介護事業所の勤怠管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
夜勤の休憩時間はどう記録すればよいですか
夜勤は休憩を分割して取ることが多いため、開始・終了だけでなく休憩の回数と時間帯も記録できるようにしておくと、夜勤手当の計算根拠や勤務実態の確認がしやすくなります。
訪問介護の移動時間も勤怠に含めるべきですか
移動時間はサービス提供時間とは別物として記録しておくことをお勧めします。出退勤の記録と訪問記録を分けておけば、勤怠の集計と請求の元データを混同せずに済みます。
訪問・通所・施設をまとめて1つの勤怠システムで管理できますか
勤務パターンの登録を事業所単位で分けられるシステムであれば、1つの仕組みでまとめて管理できます。拠点ごとに勤務形態が大きく異なる場合は、集計の区分だけ事業所別にしておくと混乱が少ないです。
介護事業所の他の業務
他の業種で勤怠管理を見る: 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール
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