運送会社予約受付｜電話聞き取りと配車表の管理

運送会社の予約・受付で押さえること

聞き取り項目のばらつき

電話口で聞く内容は、荷物のサイズや個数、希望時間帯、車種(軽・2トン・4トンなど)、積み下ろしの階数や道幅など多岐にわたります。担当者によって聞く順番や漏れが違うと、現場に着いてから車両が合わなかったり、人手が足りなかったりする事態につながります。

ダブルブッキングの起点

配車表が紙やホワイトボードだと、受付担当と配車担当が別の場所で動くため、同じ時間帯に同じ車両・同じ乗務員を別の予約に当ててしまうことがあります。特に電話が重なる時間帯や担当者が交代するタイミングで起こりやすく、当日になって気づくと調整が難しくなります。

繁忙期の電話集中

引越しは月末・月初や土日、宅配は年末年始やお中元・お歳暮の時期、チャーターは行事やツアーの出発前日に予約電話が重なります。この時期だけ受付の負荷が跳ね上がるため、平常時と同じやり方のままだと聞き漏れや記入漏れが増えてしまいます。

乗務員・車両の条件との紐づけ

予約を受けても、必要な免許区分を持つ乗務員が空いているか、荷物に合う車種が空いているかまで確認しないと成立しません。受付の時点で車両・乗務員の空き状況と条件を合わせて見られないと、後から配車担当が組み替える手間が発生します。

予約・受付のシステムに要る機能

電話受付の内容を出発地・到着地・荷物情報・希望時間で定型入力できる
車両と乗務員の空き状況を同じ画面でカレンダー表示できる
予約を確定した時点で車両・乗務員を排他的に押さえ、二重登録を防げる
車種や免許区分など条件で空いている車両・乗務員を絞り込める
変更・キャンセルの履歴が残り、誰がいつ直したか分かる
日報・点呼記録の乗務員名と予約の乗務員名を連動させられる
繁忙期だけ受付担当を増やしても同じ配車表を共有できる
当日の配車一覧を乗務員ごとに出力できる

どこを何で持つか

業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分

配送ルートの最適化や複数拠点をまたぐ大規模な配車計算、運賃の自動見積りなどは、運送業向けの専用ソフトが長く使われてきた分野です。ここを自作すると開発の負担が大きいので、専用ソフトに任せるのが無難です。

オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分

電話受付の内容を入力し、車両・乗務員の空き状況を見ながら予約を確定してダブルブッキングを防ぐ、という受付の土台部分は、オープンソースや買い切りのシステムで十分に持てます。難しい最適化を含まない分、自社の聞き取り項目に合わせて調整しやすいのも利点です。

紙・Excelのままでよい部分

常連の得意先ごとの申込書の控えや、口頭で確認した特別な要望のメモ程度であれば、紙やExcelのままでも大きな支障はありません。予約の確定と空き状況の管理だけを電子化すれば、ダブルブッキングという一番困る部分は解消できます。

すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）

当社が販売している予約・受付向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。

Kurage 予約・受付 (kreserve)オンプレミス 55,000円（税込）自前CalDAV予定表 (kcaldav)オンプレミス 55,000円（税込）

予約・受付に使えるオープンソース

カタログ2,922件から、予約・受付に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。

名前	できること	ライセンス	日本語	デモ・購入
Kurage Reserve	ダブルブッキングを排他ロックで防ぐ、サロン・クリニック・士業向けの予約受付システムです。	MIT	日本語で開発・提供。	触れる / オンプレミス版
Cal.com	あらゆるユーザー向けのスケジューリング基盤を提供するアプリケーションです。	MIT	日本語ファイルが一部のみ	—
QloApps	ホテル運営を丸ごとオンライン化するオープンソースのホテル管理・予約システムです。PMS・予約エンジン・ホテル公式サイトが1つになっています。	OSL-3.0	多言語対応(PrestaShopベース)。日本語UIの翻訳範囲は導入時に要確認。	—
OpenEMR	世界で広く使われているオープンソースの電子カルテ（GPL-3.0）。予約・カルテ・請求を扱いますが、日本の保険診療のレセプトには対応していません。	GPL-3.0	多言語対応。日本語翻訳は部分的。	—
MeetingBar	macOSのメニューバーから会議をすぐに確認できるアプリです	Apache-2.0	日本語ファイルが一部のみ	—
Easy!Appointments	セルフホスト型の予約管理システムです。	GPL-3.0	日本語ファイルあり	—

導入の進め方

電話で聞いている項目(出発地・到着地・荷物情報・希望時間・車種)を書き出し、受付シートの形に整える
現在使っている配車表(紙・ホワイトボード・Excel)の車両・乗務員の単位を確認し、システムの予約単位に合わせる
繁忙期を迎える前に、受付担当・配車担当の両方で同じ画面を見ながら試験的に予約を入れてみる
実際の繁忙期(引越しの月末、宅配の年末年始、チャーターの出発前日など)に本番で使い、聞き漏れや二重登録がないか確認する
落ち着いたら、乗務員の免許区分や点呼記録とのつながりを見直し、受付時点で条件に合う乗務員まで絞れるようにする

運送会社の予約・受付、何から手を付けるか一緒に決めます

初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。

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よくあるご質問

電話での予約をなくして全部オンライン予約にできますか

得意先によっては電話でのやり取りを好む方もいるため、電話を残したまま受付担当がシステムに入力する形がよく見られます。オンライン予約は、宅配など定型の依頼が多い部分から少しずつ取り入れる進め方が無理がありません。

配車表は今までのExcelのままでもよいのでしょうか

件数が少なく担当者が一人であれば、Excelのままでも大きな問題にはなりにくいです。複数人が同時に書き込む状況になると、空き状況のずれからダブルブッキングが起きやすくなるため、そのタイミングでシステム化を検討するとよいでしょう。

車両や乗務員が足りない日はシステムでどう扱えばよいですか

空きがない時間帯は予約自体を受けられないように表示されるため、受付の時点で得意先に別の時間を案内できます。無理に受けて後から調整する手間を減らせます。

運送会社の他の業務

勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 会議の議事録会議の議事録づくりに毎回30分以上かかり、結局書かれないまま流れる 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い 社内の情報共有連絡が口頭とLINEと掲示板に分かれ、見た人と見ていない人が生まれる

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