クリニック・医療の勤怠管理で押さえること
交代制と当直が前提のシフト
日勤・夜勤・当直・オンコールが部署ごとに組まれ、急な欠勤や引き継ぎで当日中にシフトが変わることも珍しくありません。紙のシフト表は変更履歴が残らず、実際に誰が何時間働いたかを締め日にさかのぼって確認する手間につながります。
休憩が記録どおりに取れない
外来対応や急患で休憩が中断・短縮されることがあり、タイムカード上の休憩時間と実際の休憩時間がずれやすい業種です。このずれを本人の申告任せにすると、集計時に食い違いが見つかって確認のやり直しが発生します。
職種・雇用形態が混在する集計
常勤の医師、非常勤の看護師、パートの事務員など雇用形態が混在し、深夜勤務や休日出勤の扱いも職種によって異なります。タイムカードを職種別に分けて再集計する作業が、締め日の負担を大きくしています。
打刻漏れと修正申請の多さ
手が汚れる処置の直後や、PHSで呼ばれて現場に向かう際など打刻を忘れやすい場面が多く、修正申請が紙の申請書や口頭で行われていると、誰がいつ何を直したのか後から追いにくくなります。
勤怠管理のシステムに要る機能
- 日勤・夜勤・当直・オンコールのシフトパターンをあらかじめ登録できる
- 顔認証やICカードなど、手が汚れていても使いやすい打刻方法を選べる
- 休憩の予定と実績の両方を記録し、ずれがあれば一覧で確認できる
- 職種・雇用形態ごとに勤務時間を分けて集計できる
- 深夜・休日勤務の割増時間を自動で区分して出せる
- 打刻漏れや修正の申請・承認の流れが残る
- 残業・代休の申請と承認をシステム上で行える
- 締め日に合わせて給与ソフトへ渡せる形でデータを出力できる
どこを何で持つか
専用ソフト・社労士に任せたほうがよい部分
医師の働き方改革への対応や、職種ごとに異なる割増賃金の計算ルールづくりは、労務の専門知識が必要な領域です。給与計算そのものや社会保険の手続きは、既存の給与ソフトや社労士との連携に任せ、勤怠システムは「勤務時間の記録と集計」の役割に留めるのが安全です。
システムで持てる部分
打刻、シフトの登録と変更履歴、休憩の実績記録、職種別の集計、修正申請の履歴といった、日々の勤務実績を正確に残す部分は自前のシステムで十分にまかなえます。締め日の集計をここで終わらせ、給与計算に渡す形まで整えておきます。
紙・Excelのままでよい部分
急な当直交代の連絡メモや、有給申請の個別の事情の記録など、記録の正確さよりも現場での伝達のしやすさが優先される部分は、これまでの紙やExcelのやり方を残しても差し支えありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している勤怠管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
勤怠管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、勤怠管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
| Frappe HR | 採用から勤怠・休暇・評価・給与まで13モジュールを備えた、オープンソースの統合人事(HR)システムです。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的(給与は国別設定が必要)。 | — |
| OrangeHRM | 企業に必要な機能を網羅した包括的な人事管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| time-to-leave | 勤務時間を記録し、退社時間を通知する勤怠管理アプリです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- まず部署ごと(外来・病棟・検査室など)の勤務パターンと、紙のシフト表がどのタイミングで変更されているかを洗い出します
- 夜勤・当直がある部署を一つ選び、そこから試験的に打刻方法を切り替えます
- 処置や検査の直後でも打刻しやすいよう、顔認証やICカードなど現場に合う方法を選びます
- 休憩の実績記録と、打刻漏れ時の修正申請のルールを決めて運用に乗せます
- インフルエンザ流行期や健診シーズンなどシフトが乱れやすい時期を一度経験してから、締め日の集計の流れを給与ソフトへの連携まで固定します
クリニック・医療の勤怠管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
当直明けの代休や休憩はどう記録すればいいですか
当直の勤務時間と、その後に取得した代休・休憩の時間を別の項目として記録しておくと、締め日にまとめて確認する際に見分けやすくなります。シフト登録の段階で当直枠を分けておくのが実務的です。
看護師の3交代制のような複雑なシフトにも対応できますか
日勤・準夜・深夜のように勤務時間帯が決まっているシフトであれば、あらかじめパターンとして登録しておけば個人ごとの割り当てだけで運用できます。急な変更が多い部署ほど、変更履歴が残る仕組みにしておくと安心です。
打刻を忘れた場合の修正はどう扱えばいいですか
本人からの修正申請を受け、上長や事務が承認する流れを決めておけば、誰がいつどの記録を直したかが残ります。口頭での訂正依頼のまま処理すると、締め日に確認のやり直しが発生しやすくなります。
クリニック・医療の他の業務
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