美容室・サロンの社内の情報共有で押さえること
施術中は連絡を確認できない
スタイリストやネイリスト、エステティシャンは施術中は手が離せず、連絡を確認できるのは施術の合間の数分や休憩時間に限られます。LINEグループに流れたメッセージはすぐ下に埋もれてしまい、確認した人と確認していない人の差が生まれやすくなります。
シフトのすれ違いで同じ説明を繰り返す
パート・アルバイトを含むシフト制のため、スタッフ全員が揃う朝礼を毎日開けるとは限りません。出勤していないスタッフには新商品の取り扱いやキャンペーンの説明が届かず、出勤してきた日に個別に同じ説明を繰り返すことになり、教える側の負担も増えていきます。
申し送り事項が担当者間で埋もれる
店内に掲示物を貼っても、忙しい時間帯は見る時間が取れず、休憩室の掲示板は長期的に放置されがちです。お客様から伺った施術時の注意点やご要望を次回の担当者に伝える申し送りも、口頭だけでは聞き漏れや記憶違いが起きやすく、担当が替わるたびに同じ確認を繰り返すことになります。
複数店舗・本店からの通達が届くまでの時間差
複数店舗を展開している場合、本店からの新商材の案内や価格改定の通達が各店舗に伝わるまでに時間差が生まれます。掲示物の貼り忘れやLINEの既読漏れが重なると、店舗ごとに案内内容が違う状態のままお客様に対応してしまうこともあります。
社内の情報共有のシステムに要る機能
- 掲示物の既読・未読が分かる社内連絡機能
- シフト表と連絡事項をまとめて確認できる画面
- お客様の施術上の注意点やご要望を担当間で引き継げる申し送り欄
- スマホから施術の合間に短時間で確認できる表示
- 本店と各店舗で共有範囲を分けられる権限設定
- 新商材・キャンペーン案内を一括配信できる機能
- 過去の連絡事項を検索できる機能
- 新人・アシスタントに見せる範囲を絞れる機能
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
予約の受付やオンライン予約、ホットペッパー等の集客サイトとの連携は、美容系の専用サービスに任せるのが現実的です。お客様の来店履歴や施術内容を記録する顧客カルテも、専用ソフトを導入しているならそれを使い続けるほうが、入力の手間や連携の面で無理がありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
スタッフ間の業務連絡や申し送り、シフトに合わせた通知といった社内の情報共有は、集客網への依存とは別の話です。グループウェアを自前で持っておくと、掲載費とは関係なく自店のペースで連絡の仕組みを整えられ、LINEや口頭、掲示板に分かれていた連絡を一か所にまとめられます。
紙・Excelのままでよい部分
備品や消耗品の在庫を手書きでメモする程度の簡単な確認、当日限りの細かい伝言などは、わざわざシステム化しなくても紙のメモやホワイトボードで十分です。残すべき申し送りと、その場で消えてよいメモを分けて考えると、システムに入れる範囲が絞りやすくなります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している社内の情報共有向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
社内の情報共有に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、社内の情報共有に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CalDAV | フレームワークを使わない1ファイルのCalDAVサーバーです。スマホの標準カレンダーと同期できます。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Groupware (kvgwc) | 共有レンタルサーバーでも動く、MITライセンスの軽量な社内グループウェア基盤です。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| excalidraw | 手書き風の図面を作成できる仮想ホワイトボードです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Rocket.Chat | ミッションクリティカルな業務に対応するセキュアなコミュニケーションプラットフォームです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Mattermost | ソフトウェア開発ライフサイクル全体を支える安全なコラボレーションプラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Nextcloud | データの安全な保管と共有を実現するセルフホスト型のクラウドストレージです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まずLINEグループや掲示板に流れている連絡を、申し送り・シフト連絡・お客様対応の3種類くらいに分けて、何を残すべきか整理します。
- 繁忙期(年末年始や成人式、卒業式シーズン)前に、既読・未読が分かる連絡の仕組みを試験的に導入し、忙しい時期でも確認漏れが減るか確かめます。
- スタイリストやアシスタント、受付など役割ごとに見てほしい連絡の範囲を決め、全員に全部を流さずに済むようにします。
- 複数店舗がある場合は、本店からの通達を各店舗にそのまま流す経路を作り、貼り忘れや言い伝えのずれを減らします。
- 運用が落ち着いたら、紙の掲示物や口頭での申し送りをどこまで減らせるか、現場の意見を聞きながら見直します。
美容室・サロンの社内の情報共有、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
LINEをやめないといけませんか。
やめる必要はありません。お客様や個人的な連絡はLINEのままで構いませんが、シフトや申し送りなど店全体で確認すべき連絡は、既読・未読が分かる仕組みに移すと見落としが減ります。使い分けの線引きが大切です。
複数店舗だと運用はどう変わりますか。
店舗ごとに見る範囲を分けつつ、本店からの通達は全店舗に一括で届く経路を用意しておくと、貼り忘れや伝言のずれが減ります。店舗数が増えるほど、口頭と掲示板だけでの運用は難しくなっていきます。
導入してすぐにLINEグループは解約すべきですか。
急いで解約する必要はありません。まずは新しい連絡の仕組みと並行して使い、スタッフが見る場所を自然に移してから、落ち着いたタイミングでLINEグループを整理するほうが混乱が少なくなります。
美容室・サロンの他の業務
他の業種で社内の情報共有を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール
記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。本ページは当社が独自にまとめた情報であり、各提供元が監修するものではありません。
