飲食店の社内の情報共有で押さえること
営業中は口頭連絡が止まる
ランチやディナーのピーク時は、厨房もホールも手が離せず、口頭での申し送りは聞き流されたり忘れられたりします。開店前のミーティングで伝えたつもりでも、遅番で出勤するスタッフには届かず、同じ説明を繰り返す羽目になりがちです。
LINEグループは個人のアカウントに依存する
個人のLINEで連絡網を作ると、退職や異動のたびにグループの入れ替えが発生し、既読がついても内容を実行したかは分かりません。過去の連絡を後から探すのも難しく、仕入れ先の変更やメニュー改定の経緯が埋もれてしまいます。
多店舗では本部の通達が店舗ごとにばらつく
本部からの価格改定やキャンペーンの連絡が店長止まりになり、アルバイトまで届いていないことがあります。逆に店舗からのクレーム報告や仕入れの相談が本部に上がらず、対応が遅れる原因にもなります。
仕入れ・品切れ・衛生面の連絡は即時性が要る
本日の品切れ食材やアレルギー対応の変更、冷蔵庫の温度異常など、営業に直結する情報は、見た・見ていないを後から確認できる形で残す必要があります。口頭だけでは、誰が伝えたか、誰が知らなかったかが後で分からなくなります。
社内の情報共有のシステムに要る機能
- 品切れ・仕入れ変更をその場で全員に共有できる
- 既読と未読、対応済みかどうかが分かる
- 店舗ごとの連絡と全店向けの通達を分けて出せる
- 休憩中や通勤中など営業時間外でもスマホで確認できる
- 過去の連絡を日付やキーワードで探し出せる
- クレーム品や盛り付けの写真を添付できる
- 退職・異動したスタッフのアカウントをすぐ外せる
- 店長間や本部とのやり取りを一つの画面にまとめられる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
予約台帳やPOSレジ、グルメサイトの集客管理は、各社の専用ソフトが使い勝手も対応範囲も優れています。社内の情報共有をどう整えても、予約や会計の処理まで巻き取る必要はなく、そこは専用サービスに任せたままで構いません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
日々の仕入れ連絡や本部からの通達、店舗間の申し送りといった社内の情報共有は、自社でサーバーを持って運用しても負担の小さい部分です。退職者のアカウント管理や既読確認まで含めて、自社の設備として持っておけます。
紙・Excelのままでよい部分
その日限りの仕込み量のメモや、厨房内だけで完結する作業分担のちょっとした走り書きは、ホワイトボードや紙のままで十分です。無理に全部をシステムに載せ替える必要はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している社内の情報共有向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
社内の情報共有に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、社内の情報共有に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CalDAV | フレームワークを使わない1ファイルのCalDAVサーバーです。スマホの標準カレンダーと同期できます。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Groupware (kvgwc) | 共有レンタルサーバーでも動く、MITライセンスの軽量な社内グループウェア基盤です。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| excalidraw | 手書き風の図面を作成できる仮想ホワイトボードです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Rocket.Chat | ミッションクリティカルな業務に対応するセキュアなコミュニケーションプラットフォームです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Mattermost | ソフトウェア開発ライフサイクル全体を支える安全なコラボレーションプラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Nextcloud | データの安全な保管と共有を実現するセルフホスト型のクラウドストレージです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まず口頭・LINE・紙の連絡ノートなど、今ある連絡経路をすべて書き出す
- 忘年会シーズンや大型連休前の繁忙期を避け、客足の落ち着く時期に小さく試す
- 食品衛生責任者や店長など、誰がどの連絡を発信するかの役割を決める
- 多店舗の場合は本部から店舗への通達と、店舗から本部への報告を別の流れとして整理する
- 一店舗で運用が定着してから、他店舗やアルバイト全員へと対象を広げる
飲食店の社内の情報共有、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
今使っているLINEグループはやめないといけませんか。
すぐにやめる必要はありません。まずは仕入れ変更や本部通達など、見落とすと困る連絡だけを新しい仕組みに移し、雑談や急ぎの呼びかけはLINEに残すといった併用から始める店が多いです。
多店舗だと本部と各店でどう使い分ければよいですか。
本部からの通達と、店舗ごとの日々の連絡を分けて見られるようにしておくと、アルバイトが自店に関係ない他店の情報まで追う負担が減ります。店長だけが本部側の全体連絡を確認する運用も可能です。
アルバイトの入れ替わりが多くても運用できますか。
アカウントの追加や削除がすぐできる仕組みであれば、入店時にアカウントを作り、退職時に外すだけで済みます。紙のノートや個人のLINEに比べ、誰が今も見られる状態かを把握しやすくなります。
飲食店の他の業務
他の業種で社内の情報共有を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール
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