不動産会社の社内の情報共有で押さえること
反響・追客状況の分散
ポータルサイト経由の問い合わせが入ってから内見、申込、契約に至るまでの間、誰がどこまで対応したかがLINEのやり取りや口頭の申し送りに散らばります。担当者が不在のときに同じお客様へ二重に連絡してしまったり、対応が止まっていることに誰も気づかないまま時間が過ぎたりします。
物件情報の更新タイミングのずれ
成約済みや申込済みになった物件の情報が、事務所の掲示板やホワイトボードにしか反映されず、レインズやポータルサイトの更新と時間差が生まれます。外出中の担当者が古い情報のまま来店客に案内してしまうことがあります。
管理物件の修繕・クレーム対応
管理会社として受けるオーナーからの連絡や入居者からの修繕依頼、業者の手配状況が担当者の手帳やLINEに留まり、その担当者が不在のときに代わりの者が経緯を説明できません。オーナーへの報告内容も担当者任せになりがちです。
鍵・紙資料の所在
内見用の鍵や、マイソク・図面などの紙資料が今どの担当者の手元にあるか分からず、来店されたお客様の対応中に探し回る時間が発生します。持ち出した人と返却の確認が口頭頼みになっています。
社内の情報共有のシステムに要る機能
- 反響・問い合わせごとの対応状況を全員が見られる一覧
- 物件ごとの商談ステータス（申込・契約済みなど）をリアルタイムで更新・共有
- 管理物件の修繕・クレーム対応の進捗記録と担当者への通知
- 鍵・紙資料の持ち出し・返却記録
- 内見予定・同行者のスケジュール共有
- オーナーへの報告内容や連絡履歴の共有
- 外出先・内見先からスマホで閲覧・投稿できる仕組み
- 過去のやり取りをキーワードで検索できる仕組み
どこを何で持つか
業界の専用サービスに任せたほうがよい部分
レインズへの登録・更新や、ポータルサイトへの物件掲載・反響受付は、それぞれ正式な窓口としてこれまでどおり使い続けます。社内の情報共有の仕組みに物件情報を二重入力する必要はなく、どの段階で転記するかのタイミングだけ決めておけば十分です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
反響への対応状況、内見や鍵の持ち出し、管理物件の修繕・クレームの進捗といった、社内だけで完結するやり取りをグループウェアやチャットでまとめます。提案資料に使うエリアの人口データなども、社内で探しやすい場所に置いておくと活用しやすくなります。
紙・Excelのままでよい部分
図面やマイソクそのもの、重要事項説明書・契約書の原本は紙やPDFのまま扱って構いません。社内共有の仕組みは、それらの書類を「誰がどこまで扱ったか」を追うためのものと割り切っておくと運用が複雑になりません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している社内の情報共有向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
社内の情報共有に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、社内の情報共有に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CalDAV | フレームワークを使わない1ファイルのCalDAVサーバーです。スマホの標準カレンダーと同期できます。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Groupware (kvgwc) | 共有レンタルサーバーでも動く、MITライセンスの軽量な社内グループウェア基盤です。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| excalidraw | 手書き風の図面を作成できる仮想ホワイトボードです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Rocket.Chat | ミッションクリティカルな業務に対応するセキュアなコミュニケーションプラットフォームです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Mattermost | ソフトウェア開発ライフサイクル全体を支える安全なコラボレーションプラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Nextcloud | データの安全な保管と共有を実現するセルフホスト型のクラウドストレージです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 引っ越しシーズンや決算期前後の繁忙期を避け、比較的落ち着いた時期に運用のルールを決める。
- 反響対応・内見予定・修繕連絡など、情報共有が必要な場面を洗い出し、どれをチャットで流しどれを一覧で管理するか決める。
- 宅建士資格者を含む事務所内のメンバーと、内見同行で外出が多い担当者それぞれにとって使いやすい入力方法を確認する。
- 小さな支店や1チームでまず試し、レインズ・ポータルサイトの更新作業との役割分担を確認してから他の支店に広げる。
- 担当者の退職・異動があったときの引き継ぎ方法（アカウントの扱いなど）を決めておく。
不動産会社の社内の情報共有、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
レインズやポータルサイトとの二重管理になりませんか。
社内の情報共有システムは、レインズやポータルサイトへの正式な登録・掲載に代わるものではありません。物件の基本情報は従来どおりそちらで管理し、社内では「誰がどこまで対応したか」という進捗や連絡だけを扱うようにすると、二重入力の負担を抑えられます。
仲介部門と管理部門で使い方を分けたほうがいいですか。
反響・追客の進捗と、管理物件の修繕・クレーム対応とでは見るべき情報が異なるため、同じ仕組みの中でも一覧やチャンネルを分けて使う形が扱いやすいです。両方を同じ場所で検索できるようにしておくと、オーナー対応の際に過去の経緯も確認しやすくなります。
内見で外出していることが多い担当者にも使ってもらえますか。
スマホから見られる形であれば、内見先からでも鍵の持ち出し・返却や修繕対応の状況を投稿できます。事務所に戻らないと共有できない仕組みだと、結局LINEや口頭に戻ってしまうため、外出先からの入力しやすさを優先して選ぶとよいです。
不動産会社の他の業務
他の業種で社内の情報共有を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 塾・スクール
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