保育園・幼稚園の社内の情報共有で押さえること
勤務形態のずれが連絡を分断する
早番・遅番・パート・フリー保育士は出勤時間がそれぞれ違い、朝礼や終礼に全員がそろうことはまずありません。口頭で伝えた内容が、その時間にいなかった職員には届かず、LINEに流しても後から読む人と読まない人が出てきます。勤務形態が多様な職場ほど、誰が見たか分からない連絡が積み重なっていきます。
延長保育・体調・アレルギーの申し送り
延長保育の対応者、体調の変化があった子ども、アレルギー食材の変更などは、担任から延長番・翌日の担任へ正確に渡す必要があります。口頭の伝言は抜け落ちやすく、掲示板のメモは誰が確認したか分からないまま次の勤務に入ってしまうことがあります。
本部と園、園と園のあいだの連絡
複数園を運営する法人では、本部からの通達や行事の変更が各園に伝わるまでに時間差が生まれやすく、園長が別の園の職員と直接話す機会も限られます。紙の回覧や口頭での伝達に頼ると、どの園まで伝わったかが見えなくなります。
保護者向けアプリとは別の社内連絡
連絡帳やお便りの配信は保護者向けのアプリに任せている園でも、職員同士のシフト確認や行事準備、避難訓練の連絡といった園内だけの情報共有は別の場所に残っていることが多く、保護者向けの機能では細かい職員間のやり取りまで賄いきれません。
社内の情報共有のシステムに要る機能
- 既読・未読が分かる連絡の掲示
- クラス・学年ごとの連絡の振り分け
- 延長保育・体調・アレルギーなど申し送り専用の記録欄
- 本部・園・クラスの階層ごとの共有範囲の設定
- 行事・避難訓練など全体連絡の固定表示
- 職員のスマートフォンやタブレットからの確認
- 写真や園内図面を添えた連絡の共有
- 過去の連絡を日付で遡って確認できる履歴
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
保護者向けの連絡帳・お便り配信・写真販売は、保育業界向けの専用アプリがすでに機能として整えています。保護者とのやり取りはそちらを残し、入れ替える必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
職員同士の申し送り、延長保育の引き継ぎ、本部から園への連絡、行事や避難訓練の周知といった園内だけの情報共有は、自社サーバーに置くグループウェアで十分に運用できます。既読・未読の管理や、クラス単位での共有範囲の分け方も設定しやすく、月額課金なしで職員全員分を使えます。
紙・Excelのままでよい部分
避難訓練の実施記録や職員会議の配席表のような、作成後に見返す頻度が低い書類は、紙やExcelのままでも支障はありません。日々更新が必要な申し送りや連絡だけをシステムに移すと負担が少なくなります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している社内の情報共有向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
社内の情報共有に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、社内の情報共有に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CalDAV | フレームワークを使わない1ファイルのCalDAVサーバーです。スマホの標準カレンダーと同期できます。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Groupware (kvgwc) | 共有レンタルサーバーでも動く、MITライセンスの軽量な社内グループウェア基盤です。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| excalidraw | 手書き風の図面を作成できる仮想ホワイトボードです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Rocket.Chat | ミッションクリティカルな業務に対応するセキュアなコミュニケーションプラットフォームです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Mattermost | ソフトウェア開発ライフサイクル全体を支える安全なコラボレーションプラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Nextcloud | データの安全な保管と共有を実現するセルフホスト型のクラウドストレージです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まず早番・遅番・パート・フリー保育士の勤務パターンを洗い出し、どの時間帯に連絡の抜けが起きているかを確認します。
- 延長保育の申し送り、体調・アレルギーの記録、行事連絡など、園内でよく使う連絡の種類を分け、誰が投稿し誰が見るべきかを決めます。
- 複数園を運営している場合は、本部・園・クラスの共有範囲を先に設計し、どの連絡がどこまで届くかを明確にします。
- 入園・卒園が落ち着く時期を選んで一部のクラスや一部の連絡から試験的に始め、職員の反応を見ながら範囲を広げます。
- 保護者向けアプリとの役割分担を職員会議で確認し、保護者連絡と園内連絡を混在させないよう運用ルールを決めます。
保育園・幼稚園の社内の情報共有、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
保護者向けのアプリを使っているのに、別にシステムを入れる意味はありますか。
保護者向けアプリは連絡帳やお便りの配信が中心で、職員同士の申し送りやシフトの確認、本部からの通達までは扱いにくいことが多いです。保護者向けの仕組みはそのまま残し、園内だけの連絡を別に持つことで、それぞれが得意な範囲で動かせます。
パート職員や早番・遅番の職員にも操作してもらえますか。
スマートフォンやタブレットから見られる形にしておけば、出勤時間が異なる職員でも自分の空いた時間に確認できます。操作は連絡の表示と既読の確認が中心なので、特別な研修を設けなくても使い始められることが多いです。
複数園を運営している場合、園ごとに別々にしたほうがよいですか。
本部からの一斉連絡と、各園・各クラス内だけの連絡を分けて設定できる仕組みであれば、一つの基盤の中で範囲を分けて運用できます。園ごとに別のシステムを用意するより、共有範囲の設定だけで管理したほうが本部からの連絡漏れを防ぎやすくなります。
保育園・幼稚園の他の業務
他の業種で社内の情報共有を見る: 介護事業所 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール
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