介護事業所の社内の情報共有で押さえること
勤務帯をまたぐ申し送りが抜ける
早番から日勤、日勤から遅番、遅番から夜勤へと担当が替わるたびに申し送りが必要になりますが、顔を合わせる時間はごく短く、ノートを見る前に次の仕事に入ってしまうことがあります。体調変化や送迎時間の変更など、その日のうちに全員が知るべき内容が後回しになりがちです。
非常勤・パートが情報から外れる
週に数回しか出勤しない職員や、LINEグループに入っていない職員がいると、常勤だけが情報を持っている状態になります。久しぶりに出勤した職員が最新の状況を知らないまま利用者に対応することもあり、確認の手間が現場に残ります。
ヒヤリハットの共有が遅れる
送迎や移乗、服薬の場面で起きた小さなヒヤリハットは、その日のうちに全職員と管理者が知る必要がありますが、報告書を書いても回覧が後回しになると、同じ状況が別の職員の勤務中に再び起きることがあります。
拠点ごとに連絡手段がばらつく
訪問・通所・施設を一つの法人で運営している場合、拠点ごとに掲示板やノートの運用が違うと、本部や管理者が全拠点の状況を把握しにくくなります。異動や代行で他拠点に入る職員も、その場のやり方を探すところから始めることになります。
社内の情報共有のシステムに要る機能
- 利用者ごとの体調・服薬・送迎変更の申し送りを記録できる
- 早番・日勤・遅番・夜勤の勤務帯をまたいで引き継ぎ内容を確認できる
- 誰が申し送りを読んだか、読んでいないかが分かる
- ヒヤリハット・事故報告を共有し、管理者が確認状況を把握できる
- 非常勤・パート職員も個人のスマホから閲覧できる
- 訪問・通所・施設など複数拠点の連絡を本部で一覧できる
- 送迎予定や行事予定をカレンダーで共有できる
- 法人全体への通知を掲示板形式で出せる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
介護記録、ケアプラン、国保連への請求、LIFE（科学的介護情報システム）への提出データなどは制度対応が頻繁なので、業界の専用ソフトに任せるのが現実的です。日々の情報共有の仕組みをそちらに持ち込もうとすると、改修のたびに使い勝手が変わってしまいます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
勤務帯をまたぐ申し送り、ヒヤリハットの共有、非常勤職員への周知、拠点間の連絡といった日々のやり取りは、専用ソフトの外で軽く持つことができます。既読が分かる仕組みにしておくと、口頭での確認を減らせます。
紙・Excelのままでよい部分
研修の受講記録や行事の実施記録など、頻度が低く後から見返す機会が少ないものは、紙やExcelのファイルに残しておく運用のままでも支障はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している社内の情報共有向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
社内の情報共有に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、社内の情報共有に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CalDAV | フレームワークを使わない1ファイルのCalDAVサーバーです。スマホの標準カレンダーと同期できます。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Groupware (kvgwc) | 共有レンタルサーバーでも動く、MITライセンスの軽量な社内グループウェア基盤です。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| excalidraw | 手書き風の図面を作成できる仮想ホワイトボードです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Rocket.Chat | ミッションクリティカルな業務に対応するセキュアなコミュニケーションプラットフォームです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Mattermost | ソフトウェア開発ライフサイクル全体を支える安全なコラボレーションプラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Nextcloud | データの安全な保管と共有を実現するセルフホスト型のクラウドストレージです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 口頭・LINE・掲示板・ノートに分かれている今の連絡経路を書き出し、どの情報がどこを通っているか整理します
- 早番・遅番・夜勤をまたぐ申し送りと、非常勤職員への周知をいちばん先に新しい仕組みに移します
- 介護記録や請求に関わる部分は専用ソフトに残したまま、日々の連絡だけを切り分けて移行します
- 訪問か通所か、いずれか一つの事業所で試験的に運用し、既読確認がどの程度定着するかを見ます
- 紙のノートをいつまで並行運用するか決め、切り替えの時期を全職員に周知します
介護事業所の社内の情報共有、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
介護記録ソフトと情報共有の仕組みは分けた方がいいですか。
はい、分けた方が現実的です。介護記録や請求は制度対応のため専用ソフトに任せ、日々の申し送りやちょっとした連絡は別の仕組みに任せると、どちらも身軽に使い続けられます。
非常勤やパートが多い職場でも使えますか。
スマホで見られる形にしておけば、出勤日が少ない職員でも空き時間に確認できます。個人のLINE連絡先を登録する必要がない仕組みにしておくと、退職時の引き継ぎも楽になります。
既読未読が分かることに本当に意味がありますか。
誰が申し送りを見ていないかが分かるだけでも、声をかけるべき相手が明確になり、全員に口頭で確認し直す手間が減ります。特に勤務帯が短く交代が多い現場では効果を感じやすい部分です。
介護事業所の他の業務
他の業種で社内の情報共有を見る: 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール
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