宿泊・ホテル・旅館の社内の情報共有で押さえること
誰が見ていないか分からない
朝礼ノートやホワイトボードは、書いた本人には伝わった実感がありますが、読んだかどうかを確認する手段がありません。パート・アルバイトを含めたシフトが多いほど、同じ連絡を何度も口頭で繰り返す羽目になります。
繁忙期・団体客の情報が流れてしまう
連休や宴会・団体の予約が重なる時期は、到着時間の変更や食事アレルギー対応、部屋のアップグレードなど、普段より連絡量が増えます。口頭伝達だけに頼ると、フロントから清掃や厨房へ情報が渡らないまま当日を迎えることがあります。
設備故障や清掃状況の共有が後手になる
浴室の給湯トラブルや空調の不具合は、発見した部署だけが把握して終わりになりやすいです。写真を添えて全部署に回せる仕組みがないと、同じ部屋にお客様を案内してしまうなどの二次対応が発生します。
多様な勤務形態の人に届く形にする
外国人スタッフや高齢の清掃スタッフなど、館内PHSや紙の掲示しか使っていない人もいます。スマホでの既読確認を前提にすると、むしろ連絡から外れる人が出てくるため、紙の掲示との併用を考える必要があります。
社内の情報共有のシステムに要る機能
- 既読・未読が分かる掲示板
- フロント・清掃・レストラン・施設管理など部署別の掲示欄
- 破損箇所や清掃状況を写真で添付できる
- 館内Wi-Fiが弱い場所でもスマホで確認できる
- 緊急の連絡を上部に固定表示できる
- 過去の掲示を部屋番号や日付で検索できる
- シフト表と連動して該当時間帯の人に通知できる
- 外国人スタッフ向けに多言語表示ができる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
予約の受付や料金設定を行うOTA連携・サイトコントローラーやPMS（予約管理システム）は、館の売上の本体を担う仕組みです。社内の情報共有はこの上に乗る裏方の連絡であり、予約管理そのものを置き換える必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
朝礼ノートや申し送りボード、フロントと清掃の間の連絡は、社内グループウェアや掲示板、チャットに移しやすい部分です。部署ごとに掲示を分け、既読確認を残せる仕組みを低コストで自社運用できます。
紙・Excelのままでよい部分
その日限りの簡単なメモや、繁忙期だけ使う臨時の張り紙は、わざわざシステム化しなくても紙のままで十分です。長期的に残す必要のない一時的な連絡は、デジタル化の対象から外してよい部分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している社内の情報共有向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
社内の情報共有に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、社内の情報共有に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CalDAV | フレームワークを使わない1ファイルのCalDAVサーバーです。スマホの標準カレンダーと同期できます。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Groupware (kvgwc) | 共有レンタルサーバーでも動く、MITライセンスの軽量な社内グループウェア基盤です。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| excalidraw | 手書き風の図面を作成できる仮想ホワイトボードです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Rocket.Chat | ミッションクリティカルな業務に対応するセキュアなコミュニケーションプラットフォームです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Mattermost | ソフトウェア開発ライフサイクル全体を支える安全なコラボレーションプラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Nextcloud | データの安全な保管と共有を実現するセルフホスト型のクラウドストレージです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- フロント・清掃・レストラン・施設管理それぞれでどんな連絡が口頭・LINE・掲示板に分かれているかを書き出します
- 部署をまたぐ連絡（設備故障、団体客対応など）と部署内だけの連絡を分けて掲示板の区分を決めます
- まずフロントと清掃の間だけで試験運用し、既読確認の使い勝手を確かめます
- レストランや施設管理にも範囲を広げ、紙の掲示を併用する人がいる場合は掲示も残します
- 連休や団体予約が重なる繁忙期の運用ルール（緊急連絡の固定方法など）を見直します
宿泊・ホテル・旅館の社内の情報共有、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
清掃のパートさんや高齢のスタッフでも使えますか
スマホの操作に不安がある方には、従来どおり紙の掲示を併用する形で問題ありません。システム側は既読が分かる仲間内の連絡用とし、全員に強制しない運用から始める旅館・ホテルが多いです。
今使っているLINEグループはやめたほうがいいですか
個人のLINEは退職時に連絡が追えなくなる点が悩みになりやすいです。業務連絡は社内の掲示板やチャットに移し、LINEは最小限の緊急連絡だけに絞る形に整理するとよいです。
館内の電波が弱い場所でも確認できますか
宿泊施設は厨房や地下、裏方の倉庫などWi-Fiが届きにくい場所があります。出先での確認が難しい場所については、フロント横などに表示用の端末や紙の掲示を置いて補う運用が現実的です。
宿泊・ホテル・旅館の他の業務
他の業種で社内の情報共有を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール
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