保育園会議議事録｜文字起こしと承認で時短

保育園・幼稚園の会議の議事録で押さえること

短時間の会議が記録されずに終わる

職員会議やクラス会議は10分から30分程度で終わることが多く、メモを取る余裕がないまま次の保育業務に移ります。終わってから記憶を頼りに書こうとしても、延長保育や翌日の準備が入り、結局議事録は作られません。

非常勤・パート職員への共有が難しい

シフトの関係で全員が会議に出席できない園がほとんどです。出席できなかった職員に内容を伝える手段が口頭の申し送りだけになると、伝達の精度が人によって変わってしまいます。

ヒヤリハット・ケース会議は見返す前提の記録が必要

気になる子への対応やヒヤリハットの振り返りは、一度の会議で終わらず、次の会議で前回の内容を確認してから進めることが多い業務です。前の議事録がないと毎回ゼロから話し合うことになります。

行事前の打ち合わせは量が多く散らばりやすい

運動会や発表会、卒園式の前は、役割分担や進行の打ち合わせが複数回に分かれて行われます。誰がどの役割を担当したかが議事録ごとに散らばると、当日近くになって確認し直す手間が生まれます。

会議の議事録のシステムに要る機能

会議の録音をそのままアップロードできる
園内サーバー上で文字起こしをする(録音データを外部に送らない)
文字起こしからAIが議事録の下書きを作る
主任や園長が内容を確認して承認した時点で確定議事録になる
職員会議・ケース会議・行事打合せなど会議の種類で分けて保存できる
過去の議事録を会議の種類や日付で検索できる
非常勤・パート職員にも確定済みの議事録だけを共有できる
子どもの名前など個人情報を含む部分の取り扱いを決めて保存できる

どこを何で持つか

業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分

連絡帳やお便り配信、シフト管理、行事の写真販売は、保護者とのやり取りを含むため、使い慣れた保育業務の専用アプリをそのまま使うのが安心です。議事録のシステムはこれらとは別に、園内の職員だけが使うものとして分けて考えます。

オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分

会議の録音を文字起こしし、AIが下書きを作り、主任や園長が承認して確定させる議事録の仕組みは、園内サーバーに置いて自分たちで管理できます。ケース会議やヒヤリハットの記録のように、継続して見返す必要があるものほど向いています。

紙・Excelのままでよい部分

朝礼で交わされる一言の申し送りや、ホワイトボードに書く当日の役割確認程度のものは、わざわざ議事録化する必要はありません。記録として残す価値があるかどうかで分けるとよいでしょう。

すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）

当社が販売している会議の議事録向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。

Whisper議事録 Kurage AI MOMオンプレミス 55,000円（税込）

会議の議事録に使えるオープンソース

カタログ2,922件から、会議の議事録に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。

名前	できること	ライセンス	日本語	デモ・購入
Kurage AI MOM	会議の録音をアップすると、同じサーバーのwhisper.cppが文字起こしし、AIが議事録の下書きを作り、人が承認したものだけが確定議事録になるシステムです。	MIT	日本語で開発・提供。	触れる / オンプレミス版

導入の進め方

まず職員会議など定例で開かれる会議を対象に、録音から下書き作成までの流れを試します
ICレコーダーやスマホでの録音を誰が担当するか、会議のたびに決めておきます
園内サーバーにシステムを置き、主任や園長が承認する役割を決めます
ケース会議やヒヤリハットの検討会議など、見返す頻度の高い会議にも対象を広げます
非常勤・パート職員には確定済みの議事録のみを共有する運用に整えます

保育園・幼稚園の会議の議事録、何から手を付けるか一緒に決めます

初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。

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よくあるご質問

会議の録音に子どもの名前が出ますが、保存して問題ないですか

園内の職員だけが使うサーバーに保存し、見られる職員を限定する運用であれば、ケース会議などで子どもの名前が出ても扱いやすくなります。公開範囲を会議の種類ごとに決めておくと安心です。

会議に出られなかった非常勤職員にはどう伝えればよいですか

主任や園長が承認して確定した議事録だけを共有すれば、途中の下書きが誤って伝わる心配はありません。確定後の議事録を見てもらう運用にするとよいでしょう。

AIが作った下書きが間違っていたらどうなりますか

下書きはあくまで案であり、そのまま確定するわけではありません。主任や園長が内容を読んで修正し、承認した時点で初めて確定議事録になる仕組みです。

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勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 予約・受付電話予約の聞き取りとダブルブッキングに追われている 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い 社内の情報共有連絡が口頭とLINEと掲示板に分かれ、見た人と見ていない人が生まれる

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