ホテル・旅館会議の議事録｜部門をまたぐ共有と承認

宿泊・ホテル・旅館の会議の議事録で押さえること

シフト制で全員が会議に出られない

旅館・ホテルはフロント、清掃、レストラン、調理場、施設管理などの部門が分かれ、早番・遅番・夜勤が入れ替わりで働いています。支配人会議や部門会議を開いても、その時間に出勤していないスタッフは必ず出てきます。議事録がなければ、欠席者は決定事項を知らずに翌日の業務に入ることになり、同じ説明を何度も繰り返す手間が発生します。

クレームとOTAレビューへの対応方針が議題になる

宿泊客からのクレームや、OTAに書き込まれたレビューへの返信方針は、ほぼ毎回の会議で取り上げられる議題です。誰がいつまでに何をするか、フロントと清掃のどちらが対応するかといった取り決めは、口頭のまま終わると数日後に忘れられ、同じ指摘が再び発生する原因になります。

繁忙期前の打ち合わせが特に重い

連休や年末年始、インバウンドが増える時期の前には、部屋割りや人員配置、送迎や宴会の進め方を確認する会議が増えます。この時期ほど現場の手が足りず、議事録を書く時間が取れません。決めたはずの繁忙期のルールが共有されず、当日現場で確認し直す場面が起きます。

多言語・パート従業員への伝達

技能実習生や留学生のアルバイト、パート清掃員など、日本語を母語としないスタッフや短時間勤務の人が多いのも旅館・ホテルの特徴です。会議に出られない人への伝達は、口頭の伝言だけでは抜け漏れが起きやすく、誰が何を伝えたか分からなくなることがあります。

会議の議事録のシステムに要る機能

会議の録音をアップロードするだけで文字起こしができる
フロント・清掃・レストラン・施設管理など部門別に議事録を分けて保存できる
決定事項と担当者・期限を分けて書き出せる
女将や支配人が内容を確認してから確定議事録として共有できる
欠席した早番・遅番スタッフが後からスマホで読める
客室名やOTA名などの固有名詞を正しく認識できるよう語彙を登録できる
過去のクレームや設備不具合の議事録を検索して経緯を遡れる
館内のネットワークで動かせ、外部にデータを出さずに運用できる

どこを何で持つか

業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分

OTAの一元管理やサイトコントローラー、予約・フロント業務を担うPMSは、宿泊業の専用システムに任せるべき部分です。会議の日程調整や予約状況の確認はこれらの機能の範囲に含まれ、議事録づくりのために別のシステムを探す必要はありません。

オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分

支配人会議や部門会議の録音を文字起こしし、下書きの議事録を作る部分は、オープンソースや買い切りのシステムで自前に持てます。クレーム対応やOTAレビューへの返信方針、繁忙期の人員配分といった決定事項を、承認を経た確定版として残す運用に向いています。

紙・Excelのままでよい部分

朝礼で伝える当日限りの業務連絡や、個人用のメモ程度の内容は、紙やExcelのままで十分です。わざわざ録音して議事録化するほどの重みがない連絡まで仕組みに乗せると、現場の手間がむしろ増えます。

すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）

当社が販売している会議の議事録向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。

Whisper議事録 Kurage AI MOMオンプレミス 55,000円（税込）

会議の議事録に使えるオープンソース

カタログ2,922件から、会議の議事録に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。

名前	できること	ライセンス	日本語	デモ・購入
Kurage AI MOM	会議の録音をアップすると、同じサーバーのwhisper.cppが文字起こしし、AIが議事録の下書きを作り、人が承認したものだけが確定議事録になるシステムです。	MIT	日本語で開発・提供。	触れる / オンプレミス版

導入の進め方

支配人会議、部門会議、繁忙期前の打ち合わせなど、館内にある会議の種類をまず洗い出します。
録音して議事録を残す会議と、口頭の連絡で済ませる会議を分けます。人事に関わる相談などは対象から外します。
週次の支配人会議など1つの会議から試し、録音から文字起こし、女将や支配人の確認という流れを試します。
部門リーダーを通じて、早番・遅番・夜勤のスタッフが後から議事録を読める運用を周知します。
繁忙期前の会議で、過去の決定事項を議事録から検索して振り返られているか確認します。

宿泊・ホテル・旅館の会議の議事録、何から手を付けるか一緒に決めます

初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。

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よくあるご質問

方言や接客での言い回し、客室名やOTAの名前は正しく文字起こしされますか

固有名詞をあらかじめ登録しておくことで認識精度を上げられます。それでも聞き取りにくい部分は残るため、下書きを人が見て直し、承認してから確定させる運用を前提にしています。

会議の録音をいやがるスタッフがいる場合はどうすればよいですか

録音する会議としない会議を館内で決めておき、人事評価や個人の相談を含む場では使わないようにするのが現実的です。録音の目的と保存期間を事前に伝えておくと、抵抗感も減ります。

女将や支配人が内容を確認してから議事録を確定する運用はできますか

録音から作られる下書きをそのまま配らず、確認した人だけが承認して確定版にする仕組みにできます。確認前の下書きと確定後の議事録を分けておけば、誤った内容がそのまま現場に伝わる心配もありません。

宿泊・ホテル・旅館の他の業務

勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 予約・受付電話予約の聞き取りとダブルブッキングに追われている 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い 社内の情報共有連絡が口頭とLINEと掲示板に分かれ、見た人と見ていない人が生まれる

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