飲食店の会議の議事録で押さえること
限られた時間に詰め込まれる会議
店長会議は営業後の深夜や休憩時間、定休日の数十分で行われることが多く、議題が多いわりに時間が短いという事情があります。話しながら記録を取る余裕がなく、終わった頃には要点があいまいになり、次回「あれ、前回何を決めましたっけ」というやり取りが繰り返されます。
原価・クレーム・販促が混在する議題
一回の会議で原価率や人件費の話、クレーム対応の振り返り、グルメサイトや販促の進捗、新メニューの提供開始日など種類の違う話題が次々に出ます。口頭だけだと数字や決定事項が混ざり、どれが決定でどれが検討中だったか後から分からなくなります。
本部会議から各店舗への伝達
多店舗の場合、本部会議で決まった価格改定やキャンペーンの開始日が、各店舗の店長会議に正しく伝わらないことがあります。店舗ごとに伝え方が違うと、開始日がずれたり、一部の店舗だけ対応が漏れたりします。
入れ替わりの多い現場への申し送り
アルバイトやパートの入れ替わりが多い業種のため、会議に出ていなかった人や新しく入った店長に、過去の決定事項をどう伝えるかが課題になります。議事録が残っていないと、同じ説明を毎回口頭で繰り返すことになります。
会議の議事録のシステムに要る機能
- 店舗名と会議の種類（店長会議・本部会議・キッチンミーティングなど）で議事録を分けて残せる
- 営業後の短い会議でもスマホの録音をそのままアップロードして文字起こしできる
- 原価率や売上など数字を話した部分も文字として残り、後から読み返して確認できる
- 決定事項と担当者、実行する日（新メニューの提供開始日、販促の開始日など）を分けて記録できる
- 本部で作った議事録を複数店舗にまとめて共有できる
- AIが作った下書きを店長やエリアマネージャーが確認してから確定議事録にできる
- 過去の議事録を店舗名や議題のキーワードで検索し、以前の決定を見返せる
- 会議に出ていなかったスタッフ向けに、申し送りが必要な部分だけを抜き出せる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
POSレジでの売上・原価の集計や、グルメサイトからの予約管理、既存の勤怠システムはそのまま使い続けるのが向いています。会議で話す数字の元データはこれらのシステムが持ち、議事録はその数字をもとに何を決めたかを残す役割に絞るのが現実的です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
会議の録音から文字起こし、議事録の下書き、店長やエリアマネージャーによる承認、確定した議事録の店舗間共有までの流れです。原価やクレーム、人の入れ替わりといった店舗の内情を含むため、自社サーバーに置いて外部に出さずに運用できる方が安心です。
紙・Excelのままでよい部分
会議中にホワイトボードに書く当日限りのメモや、スタッフ休憩室に貼る簡単な連絡事項の一覧は、紙のままで十分です。残す必要があるのは決定事項そのもので、その場限りの下書きまで電子化する必要はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している会議の議事録向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
会議の議事録に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、会議の議事録に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage AI MOM | 会議の録音をアップすると、同じサーバーのwhisper.cppが文字起こしし、AIが議事録の下書きを作り、人が承認したものだけが確定議事録になるシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
導入の進め方
- まずは本店や旗艦店の店長会議1回分で、録音から文字起こし、下書き確認までの流れを試します
- 忘年会・年末年始やゴールデンウィークなど会議が増える繁忙期の前に、落ち着いた時期を選んで導入します
- 議題・決定事項・担当者・実行日をどの順で残すか、本部会議と店舗会議共通のフォーマットを決めます
- 他店舗にも展開し、エリアマネージャーが複数店舗の議事録をまとめて確認できるようにします
- 会議に出ていないアルバイト・パートへの申し送り部分と、幹部だけが見る内容を分けて運用します
飲食店の会議の議事録、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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営業後の深夜の短い会議でも使えますか。
はい。スマホで会議を録音し、そのままアップロードするだけで文字起こしが始まります。長い会議資料を用意する必要はなく、数十分の立ち話のような会議でもそのまま記録に残せます。
多店舗だと店舗ごとに議事録がばらばらになりませんか。
店舗名や会議の種類で分けて保存するため、ばらばらにはなりません。本部側では各店舗の議事録をまとめて見られるので、どの店舗にどの決定事項が伝わっているかを確認しやすくなります。
アルバイトの入れ替わりが多い中で、どう役立ちますか。
新しく入った店長やスタッフが、過去の議事録をキーワードで検索して経緯を確認できます。同じ説明を口頭で繰り返す手間が減り、前任者からの引き継ぎが議事録の形で残ります。
飲食店の他の業務
他の業種で会議の議事録を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール 物流・倉庫
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