介護事業所の会議の議事録で押さえること
会議の種類ごとに書式がバラバラ
サービス担当者会議、多職種カンファレンス、事故・ヒヤリハット会議、職員会議では、話す内容も決める事項も違うため、様式を会議ごとに用意し直す事業所が多く、書く人によって粒度もまちまちになりがちです。
書く人が資格者で、手が止まる
議事録を書くのは介護福祉士やケアマネジャー、サービス提供責任者であることが多く、本来の訪問・相談業務の時間を削って作成します。会議が立て込む時期ほど、議事録が後回しになりやすくなります。
運営指導で記録の整備状況を見られる
運営指導(実地指導)では、サービス担当者会議やカンファレンスの記録が整っているかを確認されることがあります。直前になってまとめて作ろうとすると、内容の正確さを欠いたり間に合わなかったりします。
交代勤務で出席者がそろわない
夜勤明けや早番・遅番の交代勤務があるため、会議に全員が出席できないことがよくあります。欠席者への共有と確認が後回しになり、誰が内容を把握しているか分からなくなります。
会議の議事録のシステムに要る機能
- 会議の録音をそのままアップロードできる
- 会議の種類(サービス担当者会議、カンファレンス、ヒヤリハット会議、職員会議など)ごとに様式を使い分けられる
- 文字起こしからAIが議事録の下書きを作る
- 出席者・欠席者を記録し、誰が内容を確認済みか分かる
- 承認した人の確定版だけが残り、下書きのまま配布されない
- スマホやタブレットから録音・確認ができる
- 過去の議事録を会議種別や日付、利用者名で検索できる
- 音声・文字データが同じサーバー内で完結し、外部に送信されない
どこを何で持つか
業界の専用ソフトに任せたほうがよい部分
介護報酬の請求、サービス実績の記録、ケアプランの作成・管理は、制度対応が常に求められるため、介護記録ソフトや請求ソフトなど業界の専用ソフトに任せるのが安心です。これらを無理に置き換える必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
会議の録音・文字起こし・議事録の下書き作成と承認は、専用ソフトの機能に含まれないことが多く、自前で持つ価値がある部分です。会議の種類ごとの様式も自由に設定できます。
紙・Excelのままでよい部分
出席簿への押印や、法人独自の簡単な連絡メモ程度のものは、これまで通り紙やExcelで十分です。すべてをシステム化しようとせず、議事録という手間のかかる部分だけを切り出すのが現実的です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している会議の議事録向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
会議の議事録に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、会議の議事録に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage AI MOM | 会議の録音をアップすると、同じサーバーのwhisper.cppが文字起こしし、AIが議事録の下書きを作り、人が承認したものだけが確定議事録になるシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
導入の進め方
- まず職員会議など1種類の会議から録音と下書き作成を試す
- 数回分の録音を文字起こしして、専門用語や固有名詞の精度を確認する
- 確定版を承認する人(管理者やサービス提供責任者)を決めておく
- 運営指導の時期を見越して、過去の議事録を会議種別ごとに整理できる流れを作る
- サービス担当者会議やヒヤリハット会議など、他の会議にも対象を広げる
介護事業所の会議の議事録、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
スマホのマイクで録音しても文字起こしの精度は十分ですか
会議室や事務所内であれば実用的な精度が出ますが、発言者が重なったり雑音が多い環境では誤認識が増えます。マイクを発言者の近くに置く、議事録の下書きを人が確認してから確定するといった運用をおすすめします。
利用者の個人情報を含む会議でも使えますか
録音・文字起こしが同じサーバー内で完結する仕組みであれば、外部のクラウドサービスに音声データを送らずに扱えます。それでも、議事録に残す内容は匿名化や必要最小限の記載にとどめる運用の工夫が必要です。
運営指導で議事録の提出を求められたとき、すぐに対応できますか
会議種別や日付で検索できる状態にしておけば、該当する議事録をその場で探し出して提示しやすくなります。ふだんから承認済みの確定版だけを整理しておくことが、直前の対応を楽にします。
介護事業所の他の業務
他の業種で会議の議事録を見る: 保育園・幼稚園 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール 物流・倉庫
記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。本ページは当社が独自にまとめた情報であり、各提供元が監修するものではありません。
