クリニック・医療の会議の議事録で押さえること
診療の合間の短い会議
スタッフミーティングや運営会議は、診療開始前の朝や休診日の午後など、まとまった時間が取りにくい場で開かれます。院長や看護師長は進行役をしながら記録も担うことになりやすく、どちらも中途半端になりがちです。
記録係が固定できない
事務員に議事録作成を頼んでも、受付や電話対応で会議中に席を外すことが多く、メモが途切れます。結局あとで院長の記憶を頼りに文章化することになり、作成に時間がかかるうえ内容も薄くなりがちです。
感染対策や接客対応の話し合いも記録したい
感染対策や院内のクレーム対応、インシデントについて話し合った内容は、後から同じ事例が起きたときに見返したい記録です。口頭で共有しただけでは、関わったスタッフしか覚えておらず、引き継ぎのたびに説明し直す手間が生まれます。
スタッフの入れ替わりがあっても決定事項を追える
看護師や医療事務は入れ替わりが起こりやすい職場です。議事録が残っていないと、新しく入ったスタッフに過去の決定事項やルールの経緯を一から口頭で説明することになり、院長や先輩スタッフの負担が増えます。
会議の議事録のシステムに要る機能
- スマートフォンやICレコーダーで録った音声をそのままアップロードできる
- 診療科目名や薬剤名など医療現場特有の言葉が混じった会話でも文字起こしできる
- 発言から決定事項・担当者・次回までの対応をAIが下書きとしてまとめる
- 院長や看護師長が内容を確認し、修正したうえで確定させる承認の仕組みがある
- 会議に出ていなかったスタッフも後から読んで共有できる
- 感染対策やインシデントの話し合いを後から検索して見返せる
- 電子カルテやレセコンとは別のシステムとして、会議の記録だけを扱える
- 録音データと確定した議事録を一定期間保管できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
電子カルテやレセコンは診療行為や保険請求の制度に対応した専用システムで、会議の議事録づくりとは役割が別です。予約や問い合わせの対応システムも含め、本来の診療・経営の仕組みはそれぞれの専用ソフトに任せ、議事録づくりだけを別に考えるのが現実的です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
録音のアップロードから文字起こし、下書き作成、院長の承認までの一連の流れは、クリニック単体で持っても負担の少ない範囲です。買い切りであれば月々の費用がかからず、感染対策について話し合う会議のような、継続して行われる会議体の記録を積み重ねやすくなります。
紙・Excelのままでよい部分
朝礼程度の短い伝達事項や、個人用のタスクメモは紙のままで十分です。議事録として残すべきなのは、決定事項や対応方針が関わる会議に絞り、日々の細かい伝達まで無理にシステム化する必要はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している会議の議事録向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
会議の議事録に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、会議の議事録に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage AI MOM | 会議の録音をアップすると、同じサーバーのwhisper.cppが文字起こしし、AIが議事録の下書きを作り、人が承認したものだけが確定議事録になるシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
導入の進め方
- まず月次の運営会議やスタッフミーティングなど、負担の大きい会議から録音を試してみます。
- 休診日の午後や診療終了後など、録音しやすいタイミングを決めて習慣にします。
- 文字起こしと下書き作成を実際に使い、院長や看護師長が内容を確認して確定させる運用に慣れます。
- 感染対策やインシデントなど、後から見返す必要がある議題は確定した議事録をまとめて保管します。
- 運用が定着したら、朝礼や短時間の打ち合わせにも範囲を広げます。
クリニック・医療の会議の議事録、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
患者さんの情報が話題に出る会議も録音して大丈夫ですか。
会議の中で患者さんの個人情報に触れる場合は、録音データや議事録の保管場所・閲覧できる範囲をあらかじめ決めておくことをおすすめします。システム自体は録音を同じサーバー内で処理する仕組みのものもあり、外部への送信を避けたい場合の選択肢になります。
診療科目名や薬の名前は正しく文字起こしされますか。
一般的な医療用語であればある程度認識されますが、院内でしか使わない略称や独自の呼び方は誤認識されることがあります。下書きを院長や看護師長が確認して直す工程を前提にしておくと安心です。
議事録づくりを誰が担当するか決まっていませんが、始められますか。
録音は司会者以外の誰が行っても構いません。文字起こしと下書き作成を仕組みに任せ、最後に院長や看護師長が確認・承認する役割だけ決めておけば、特定の担当者を専任にしなくても運用できます。
クリニック・医療の他の業務
他の業種で会議の議事録を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 不動産会社 塾・スクール 物流・倉庫
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