塾・スクールの会議の議事録で押さえること
授業後の短い時間で終わらせたい
教室会議は授業が終わった後の遅い時間に行われることが多く、講師も教室長も長居ができません。要点だけを手早く残したいのに、誰かが手書きでメモを取る余裕がなく、口頭で済ませて終わることがよくあります。
生徒名・保護者名が多く出る
会議の内容は生徒一人ひとりの出欠や成績、保護者からの要望に関するものが中心です。固有名詞が多いため、一般的な文字起こしでは聞き取りにくく、誤変換が多いと後で読み返す気になりません。
講師の入れ替わりで申し送りが切れる
アルバイト講師は学期や進学のタイミングで入れ替わることが多く、前任者が把握していた生徒の性格や保護者とのやり取りが、議事録に残っていないと次の担当者に引き継がれません。
季節講習前は議題が増える
夏期・冬期・春期講習の前は、クラス編成や追加の人員配置など議題が普段より多くなります。この時期ほど記録が必要なのに、準備で忙しく議事録が後回しになりがちです。
会議の議事録のシステムに要る機能
- 教室会議・講師会議の録音をアップロードして文字起こしする
- 生徒名・保護者名・講師名などの固有名詞を辞書登録して誤変換を減らす
- 教室ごとに議事録を分けて保存し、本部でまとめて確認できる
- AIが作った下書きを教室長が読み合わせて承認し、確定議事録にする
- 退塾の兆候や保護者からの要望など、気になる発言に見出しを付けて残せる
- 過去の議事録を生徒名や教室名で検索できる
- 季節講習前のクラス編成会議など、議題ごとに記録を分けられる
どこを何で持つか
業界の専用ソフトに任せたほうがよい部分
生徒の月謝請求、出欠記録、保護者への一斉連絡といった日々の運営業務は、学習塾向けの専用ソフトが機能として備えていることが多く、そちらに任せるのが安心です。議事録の仕組みは、それらとは別に会議の記録だけを担う位置づけで考えるとうまくいきます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
会議の録音から下書き作成、教室長の承認までの流れは、オープンソースや買い切りのシステムで自前に持つことができます。生徒名などの固有名詞辞書も教室ごとに育てていけるため、教室や講師が変わっても記録の質が保てます。
紙・Excelのままでよい部分
当日の座席配置や簡単な出欠チェックなど、その場限りで使い捨てるメモは紙やExcelのままで十分です。無理にシステム化せず、後に残すべき議事録とその場だけのメモを分けて考えるとよいでしょう。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している会議の議事録向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
会議の議事録に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、会議の議事録に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage AI MOM | 会議の録音をアップすると、同じサーバーのwhisper.cppが文字起こしし、AIが議事録の下書きを作り、人が承認したものだけが確定議事録になるシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
導入の進め方
- まず普段の教室会議を1回録音してみて、生徒名や保護者名がどの程度正しく文字起こしされるか確認します。
- よく出てくる生徒名・保護者名・講師名を辞書に登録し、誤変換を減らしていきます。
- 教室長が下書きを読み合わせて承認する流れを決め、確定するまでの担当者をはっきりさせます。
- 複数教室がある場合は、教室ごとの議事録を本部がまとめて見られるようにしておきます。
- 夏期・冬期講習など繁忙期に向けて、クラス編成会議や人員配置会議でも同じ流れを使えるか試します。
塾・スクールの会議の議事録、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
保護者からの電話での相談内容も議事録に残すべきですか。
会議の場で共有された内容であれば残して問題ありません。個別の電話対応そのものを記録する仕組みではなく、会議で話し合われた内容を確定議事録として残す位置づけで使うとよいでしょう。
複数の教室を持っていますが、教室ごとにシステムを分ける必要がありますか。
1つのシステムの中で教室ごとに議事録を分けて保存できますので、分ける必要はありません。本部側ではまとめて確認し、各教室では自分の教室の記録だけを見る形にできます。
アルバイトの講師だけで議事録を作ることはできますか。
録音をアップロードする操作自体は難しくありませんが、下書きの内容を確認して確定させる役割は、生徒の状況をよく把握している教室長が担うことをおすすめします。
塾・スクールの他の業務
他の業種で会議の議事録を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 物流・倉庫
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