不動産会社の会議の議事録で押さえること
物件会議・反響会議は議題が細かく分かれる
一つの会議の中で、物件ごとの反響数、内見の予約状況、価格交渉の経過、申込みの有無などが次々に話題になります。議題が物件単位で切り替わるため、後から読み返すときは物件名で検索できる形にまとめておかないと、どの会議で何が決まったのか追いにくくなります。
営業は外出中で会議に同席できないことが多い
内見や商談が入っている営業担当は、物件会議や反響会議に途中参加になったり、そもそも出られなかったりします。同席できた人の記憶だけで決定事項が伝わると、価格交渉の方針や優先して追客する物件の認識が人によってずれていきます。
契約前チェック会議の記録は後で読み返される
契約前に条件や特約事項を確認する会議は、契約書類を作る担当者や、後日トラブルが起きたときに「誰がどう確認したか」を振り返る場面で参照されます。口頭でのやり取りのまま終わらせると、重要事項の確認漏れに気づいても証拠として残らなくなります。
管理会社では入居者対応の判断会議が報告の元になる
管理業務を兼ねる会社では、入居者からの修繕依頼や原状回復の方針を話し合う会議の内容が、そのままオーナーへの報告内容につながります。会議で決めた判断の経緯が記録に残っていないと、オーナーへの説明のたびに担当者が記憶を頼りに話をまとめ直す手間が発生します。
会議の議事録のシステムに要る機能
- 物件名・案件番号で議事録を検索できる
- 会議の録音をアップロードするだけで文字起こしと下書きができる
- 下書きを店長や管理担当が確認し、承認したものだけ確定議事録になる
- 反響会議・物件会議・契約前チェック会議など会議の種類で分けて保存できる
- 外出先からスマホで確定済みの議事録を見返せる
- 契約前チェック会議の決定事項を契約書類の担当者に引き渡せる形で残せる
- 管理物件の対応方針をオーナー報告用にまとめやすい形で残せる
どこを何で持つか
業界の専用ソフトに任せたほうがよい部分
レインズへの登録やSUUMO・at homeなどポータルサイトへの掲載は、業界の専用システムが本体として機能している部分なので、そのまま使い続けます。議事録の仕組みを別に用意しても、物件情報の掲載そのものを置き換える必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
会議の録音を文字起こしし、AIが下書きを作り、人が承認して確定させるという議事録の仕組みは、物件会議・反響会議・契約前チェック会議のどの会議にも使える形で自前に持っておけます。物件名や案件番号ごとに保存しておけば、後から検索して読み返す用途にも対応できます。
紙・Excelのままでよい部分
朝礼で共有される当日のみの連絡事項や、会議中に手元で取るちょっとしたメモは、そのまま紙やホワイトボードで済ませて構いません。後から参照する必要がない内容まで、わざわざ確定議事録として残す必要はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している会議の議事録向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
会議の議事録に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、会議の議事録に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage AI MOM | 会議の録音をアップすると、同じサーバーのwhisper.cppが文字起こしし、AIが議事録の下書きを作り、人が承認したものだけが確定議事録になるシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
導入の進め方
- まず反響会議か物件会議など、議事録が特に流れやすい会議を一つ選んで試す
- 会議室やオンライン会議の録音環境を整え、同席できない営業担当にも後で聞き返せるようにする
- 下書きを確認して確定させる承認者を、店長や管理担当など会議ごとに決めておく
- 異動シーズンなど反響件数が増える繁忙期の前に、閑散期のうちに運用を慣らしておく
- 慣れてきたら契約前チェック会議など、記録の重要度が高い会議にも広げる
不動産会社の会議の議事録、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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契約前チェック会議の議事録は、重要事項説明の記録として法的に使えますか。
社内で条件や特約事項を確認するための記録であり、重要事項説明そのものに代わるものではありません。ただし、社内でどのような確認を経て契約に進んだかを後から振り返る資料として役立ちます。
営業担当が内見で外出していて会議に出られない場合はどうすればいいですか。
録音と確定後の議事録を残しておけば、外出から戻った担当者が後からスマホなどで内容を確認できます。会議のたびに誰かが口頭で伝え直す手間が減ります。
管理物件の入居者対応の会議もこの仕組みに向きますか。
向いています。修繕や原状回復の方針を決めた経緯が記録に残るため、オーナーへの報告をまとめる際に、担当者の記憶だけに頼らず経緯を説明しやすくなります。
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