運送会社の案件・工程管理で押さえること
業態ごとに工程の形が違う
チャーターは配車と当日運行が中心、宅配は集荷・中継・配達の積み重ね、引越は下見・見積・当日作業・完了後の請求まで工程が長く続きます。同じシステムでも、業態ごとに工程のテンプレートを分けて設定しないと、現場の実感と合わない進捗表になってしまいます。
ドライバーは外、事務所は中
ドライバーは運転中や作業中で、事務所からの電話にすぐ出られないことがあります。逆に事務所側は次の配車や顧客への連絡のために今の状況を知りたいという、立場のずれが生じやすい業務です。
変更・キャンセルへの組み直し
当日の天候や荷量の変化、顧客都合のキャンセルなどで、組んだ予定を急に変える場面が多くあります。誰がいつ変更したか、どの案件が今動いている予定なのかの履歴が残らないと、同じ説明を何度もすることになります。
顧客への状況連絡
「今どこまで来ているか」「今日中に届くか」といった問い合わせに対して、案件の進み具合がすぐ分かる状態になっていないと、ドライバーに確認してから折り返すという一手間が毎回発生します。
案件・工程管理のシステムに要る機能
- 案件ごとに受付・配車・実施・完了までの工程をステータスで管理する
- チャーター・宅配・引越など業態別に工程のテンプレートを分けて設定する
- 車両とドライバーの割当を案件と紐づけて一覧で確認する
- 集荷先・届け先・時間指定・荷物の内容を案件情報として記録する
- 引越案件の下見・見積・当日作業・完了までの流れを一つの案件で追う
- 変更・キャンセルの履歴を残し、誰がいつ変更したか分かるようにする
- ドライバーがスマホから到着・出発・完了などの状況を更新できる
- 完了した案件を請求担当に引き渡せる状態にする
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
複数台の配車を組み合わせて最短ルートを出す配車計画の最適化や、距離・重量に応じた運賃計算、傭車(他社便の手配)の管理などは、運送業向けの専用システムの方が精度と効率で優れています。これらは専用ソフトに任せ、そこから出た予定を案件管理に反映する形が無理がありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
案件ごとの工程を追う進捗管理、担当者間の引き継ぎ、変更履歴の記録といった部分は、オープンソースのタスク管理システムや買い切りのシステムで十分に持てます。配車の最適化そのものではなく、決まった予定の進み具合を見える化する用途に向いています。
紙・Excelのままでよい部分
単発のスポット案件のメモや、引越当日だけ使う家財リスト、現場でのちょっとした申し送りなど、その場限りで使い切る情報は紙やExcelのままでも支障はありません。すべてをシステムに移す必要はなく、繰り返し発生する案件だけを対象にすると運用が続きやすくなります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している案件・工程管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
案件・工程管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、案件・工程管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Wekan | Meteorで構築されたオープンソースのカンバンボードアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenProject | 製品やプロジェクト、ポートフォリオを管理するためのオープンソースソフトウェアです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Planka | Trelloの代替になる、自社サーバーで動くカンバン型タスク管理OSS。プロジェクト→ボード→リスト→カードの構造、担当者・ラベル・期限・チェックリスト・添付、リアルタイム反映を備えます。 | PLANKA Community License v1.1（商用ライセンスあり） | 本家同梱の日本語は実測約88%（483キー中56キー未訳）。残り56キーを当社が全訳し planka-jp(github.com/katsushi2441/planka-jp) で公開、本家へPR提案中。 | — |
| leantime | 目標達成に特化した、誰でも使いやすいプロジェクト管理システムです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- チャーター・宅配・引越それぞれの案件が、受付から完了までどんな段階を踏んでいるかを書き出して整理する
- 業態ごとに工程のテンプレートをシステムに設定し、まずは1つの業態・少数の案件で試験運用する
- ドライバーがスマホから状況を更新できる手順を決め、更新は到着・完了程度の簡単な操作にとどめる
- 引越の繁忙期(3月・4月など)や宅配の繁忙期の前に、本格運用に切り替える
- 完了した案件の情報を請求担当に引き渡す流れを決め、請求書発行の業務とつなげる
運送会社の案件・工程管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
車両管理や点呼記録もこのシステムで一緒に管理できますか
できますが、車両・乗務員の管理や日報・点呼記録は別の業務として扱う方が整理しやすい場合が多いです。案件・工程管理では案件ごとの進み具合を中心に設計し、勤怠や点呼は別のしくみでまとめる形をよく伺います。
チャーター・宅配・引越で工程が違うが一つのシステムで管理できますか
できます。案件ごとに工程のテンプレートを業態別に分けて設定すれば、チャーターは配車から完了まで、引越は下見から当日作業・完了まで、それぞれの流れに合わせて同じシステムの中で管理できます。
ドライバーは運転中が多く、更新作業の負担が心配です
到着・出発・完了のボタンを押す程度の簡単な操作にとどめれば、運転や作業の合間でも対応しやすくなります。更新してもらう項目を絞ることが、現場で続けられる運用の鍵になります。
運送会社の他の業務
他の業種で案件・工程管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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