不動産会社の案件・工程管理で押さえること
反響から契約までの工程をステージで管理
売買・賃貸とも、問い合わせ（反響）・案内・申込・契約・引渡（賃貸は入居）という工程を経ます。営業担当者は同時に何十件も抱えるため、どの案件が今どの段階にあるかを一覧で見られないと、進捗確認のたびに本人を探して聞くことになります。ステージを案件ごとに記録しておけば、所長や管理職が一覧で把握できます。
売買・賃貸・管理で工程の形が違う
売買仲介は内見から契約・引渡までの一本道で進みますが、賃貸仲介は内見から入居審査・契約・入居までを短い周期で回し、管理業務は更新や解約、原状回復といった周期的な業務が中心になります。業態ごとに工程の型を分けて登録できないと、賃貸の短期案件と管理の長期タスクが同じ画面に混在し、見落としが増えます。
追客の経過が担当者の頭の中に残る
内見後の検討状況や、連絡を取った日時、次にいつ連絡するかといった追客の経過は、メモやメール、手帳に散らばりがちです。案件の工程管理と追客の記録を同じ画面にまとめておけば、担当者が急に休んでも、他の人がどこまで話が進んでいるかを見てから引き継げます。
提案資料に使うエリア情報の準備
売買・賃貸の提案では、エリアの人口動態や周辺環境のデータを資料に添えることが説得力につながります。案件ごとにどの資料を使ったか、次回提案で何を更新すべきかを工程の記録と合わせて残しておくと、担当者が変わっても同じ水準の提案を続けられます。
案件・工程管理のシステムに要る機能
- 案件（物件・顧客）ごとのステージ管理（反響・案内・申込・契約・引渡／入居）
- 売買・賃貸・管理それぞれのワークフロー（工程の型）を分けて設定
- 担当者ごとの案件一覧・進捗状況の横断表示
- 追客の経過（連絡日・次回アクション）を案件に紐づけて記録
- 更新・解約・原状回復など管理業務の周期タスク管理
- 提案に使った物件資料・エリア資料の履歴管理
- 申込期限や更新期限が近づいたときの通知
- レインズ・ポータル掲載状況を進捗の一項目として記録
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
レインズへの登録やポータルサイトへの掲載そのものは、各サービスの仕様に沿って行う必要があるため、専用の仕組みに任せたままで構いません。案件・工程管理の側では「掲載済み」「掲載中」といったステータスを一項目として持たせれば十分です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
案件ごとの工程（反響から契約・引渡まで）、担当者別の進捗一覧、追客の記録、管理業務の周期タスクは自社で持てます。業態や会社ごとの工程の区切り方に合わせてステージ名やワークフローを自由に組めるため、カンバン型やタスク管理の仕組みが向いています。
紙・Excelのままでよい部分
一件一件の内見メモや、現地で手書きした所見程度のものは、そのまま紙やExcelで残しておいても支障はありません。工程全体の進み具合だけを一つの画面にまとめておけば、それで十分なことが多いです。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している案件・工程管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
案件・工程管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、案件・工程管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Wekan | Meteorで構築されたオープンソースのカンバンボードアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenProject | 製品やプロジェクト、ポートフォリオを管理するためのオープンソースソフトウェアです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Planka | Trelloの代替になる、自社サーバーで動くカンバン型タスク管理OSS。プロジェクト→ボード→リスト→カードの構造、担当者・ラベル・期限・チェックリスト・添付、リアルタイム反映を備えます。 | PLANKA Community License v1.1（商用ライセンスあり） | 本家同梱の日本語は実測約88%（483キー中56キー未訳）。残り56キーを当社が全訳し planka-jp(github.com/katsushi2441/planka-jp) で公開、本家へPR提案中。 | — |
| leantime | 目標達成に特化した、誰でも使いやすいプロジェクト管理システムです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 今の案件の工程を書き出す。売買・賃貸・管理それぞれで、反響から契約・引渡までの区切りを担当者と一緒に洗い出します。
- 年度末や転勤シーズンなど案件が集中する時期にかかる前に、一つの支店やチームだけで試しに運用します。
- 内見や契約のたびにその場でステージを更新するよう、担当者間でタイミングのルールを決めます。
- 追客の記録や、管理業務の更新・解約といった周期タスクを工程に追加していきます。
- 運用が定着したら、他の支店や業態（売買・賃貸・管理）にも広げます。
不動産会社の案件・工程管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
売買と賃貸で工程が違うのに、同じシステムで管理できますか？
業態ごとにステージの名前や区切りを変えて登録できるため、売買の内見→契約→引渡と、賃貸の内見→審査→契約→入居を別の型として管理できます。管理業務の更新・解約も、同じ考え方で周期タスクとして登録できます。
レインズやポータルへの掲載作業もこのシステムに移せますか？
掲載作業自体は各サービスの仕組みを使うのが確実です。案件・工程管理では「掲載中」「反響あり」といった進捗の一コマとして記録するだけにとどめ、掲載そのものは専用の仕組みに残しておくのがおすすめです。
担当者が増えたら、進捗の見え方は変わりますか？
担当者ごとの案件数や業態が増えても、ステージ別・担当者別に絞り込んで一覧表示できるため、所長や管理職は画面を見るだけで全体の進み具合を把握できます。
不動産会社の他の業務
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