介護事業所の案件・工程管理で押さえること
新規利用者受け入れの長い工程
問い合わせを受けてから見学案内、アセスメント、サービス担当者会議、ケアプラン原案の共有、契約、サービス開始まで、通所・訪問・施設いずれも複数回の訪問や会議を挟みます。担当者が異動や休みで交代すると、どこまで進んだか記録がなければ引き継ぎに時間がかかります。
加算算定・指定更新の行政手続き案件
加算の新規取得には研修の実施記録や体制届出の書類整備が必要で、提出期限が決まっています。指定更新の申請も数年先の案件として進行しますが、担当者任せにすると提出直前にばたつきやすい業務です。
実地指導・監査対応の準備工程
実地指導の通知が来てから、記録の点検、不備の是正、必要書類の取りまとめまでを短期間で進める必要があります。誰がどの帳票を確認済みかが分からないと、同じ書類を何度も探すことになります。
複数事業所・複数担当者をまたぐ進捗共有
訪問・通所・施設を併設している法人では、事業所ごとに案件が独立して動いており、管理者が全体を横断して見る手段がないまま個別の報告を待つ形になっています。
案件・工程管理のシステムに要る機能
- 案件ごとに工程(問い合わせ・アセスメント・サービス担当者会議・契約・サービス開始)をステータスで管理する
- 担当ケアマネジャー・相談員・サービス提供責任者ごとの担当案件一覧を表示する
- 会議日・訪問予定日・提出期限をカレンダーと連動させてリマインドする
- アセスメントシート・重要事項説明書・同意書などの添付書類を案件に紐付ける
- 加算算定や実地指導対応など行政手続き案件にチェックリストを設定する
- 訪問・通所・施設を横断して全案件を一覧表示する
- 進捗の変更履歴やコメントを案件ごとに残す
- 担当者交代時に引き継ぎ内容を案件の履歴から追える
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
介護報酬請求や国保連への請求業務、ケアプラン本体の作成は制度対応が頻繁にあるため、介護保険請求ソフトやケアプラン作成支援ソフトに任せるのが現実的です。案件・工程管理の仕組みはこれらのソフトに取って代わるものではなく、周辺の進み具合を見える化する役割にとどめます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
案件ごとの工程進捗、担当者の割り当て、期限管理、添付書類の紐付けは、専用ソフトの外側で動く仕組みとして自前で持ちやすい部分です。カンバン型のボードで「問い合わせ」「アセスメント中」「契約済み」といった段階を可視化すれば、聞き回らなくても状況が分かります。
紙・Excelのままでよい部分
アセスメントシートへの手書きメモや、利用者・家族への説明時に使う資料そのものの作成は、現場でのやり取りが中心のため無理にシステム化する必要はありません。案件全体の進み具合だけを仕組みで追えれば十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している案件・工程管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
案件・工程管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、案件・工程管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Wekan | Meteorで構築されたオープンソースのカンバンボードアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenProject | 製品やプロジェクト、ポートフォリオを管理するためのオープンソースソフトウェアです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Planka | Trelloの代替になる、自社サーバーで動くカンバン型タスク管理OSS。プロジェクト→ボード→リスト→カードの構造、担当者・ラベル・期限・チェックリスト・添付、リアルタイム反映を備えます。 | PLANKA Community License v1.1（商用ライセンスあり） | 本家同梱の日本語は実測約88%（483キー中56キー未訳）。残り56キーを当社が全訳し planka-jp(github.com/katsushi2441/planka-jp) で公開、本家へPR提案中。 | — |
| leantime | 目標達成に特化した、誰でも使いやすいプロジェクト管理システムです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 新規利用者受け入れ、加算取得、実地指導対応など、案件の種類ごとに今ある工程を洗い出します
- 各案件の工程をステップとしてテンプレート化し、誰が何を確認したら次に進むかを決めます
- 繁忙期を避け、まずは1事業所・1種類の案件(例えば新規利用者受け入れ)だけで試してみます
- 会議日や提出期限のリマインドを設定し、担当者が変わっても滞らない形にします
- 運用が定着したら、訪問・通所・施設の他事業所にも案件の種類を広げて展開します
介護事業所の案件・工程管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
ケアプラン作成ソフトと案件管理の仕組みは両方必要ですか
はい、役割が違います。ケアプラン作成ソフトは計画書そのものを作る専用ツールで、案件管理はアセスメントから契約まで誰が何をいつ済ませたかを追う仕組みです。両方を使い分けると、計画書の出来栄えと受け入れ全体の進み具合を別々に管理できます。
訪問・通所・施設で案件管理は別々に持つべきですか
工程の内容は事業所ごとに異なるため案件の種類は分けて登録しますが、一覧を見る画面は法人全体で横断できるようにしておくと、管理者が事業所をまたいで状況を確認しやすくなります。
実地指導の準備にもこの仕組みは使えますか
使えます。通知を受けてから書類の点検、不備の是正、提出までをひとつの案件として工程に落とし込めば、誰がどの帳票を確認済みかが分かり、直前の慌ただしさを減らせます。
介護事業所の他の業務
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