クリニック・医療の案件・工程管理で押さえること
案件は診療の合間に動く
クリニックの案件は、外来診療や処置の合間に進みます。担当者は診察や患者対応が優先のため、見積の確認や書類作成が後回しになりやすく、「今どこまで進んでいるか」を言葉で残す時間がありません。院長や事務長が様子を知るには、診療の切れ目を待って声をかけるしかないのが実情です。
担当者が資格や役割で分かれる
医療機器の選定は医師、届出書類の作成は事務長、院内説明は看護師長など、ひとつの案件でも担当が場面ごとに替わります。引き継ぎのたびに経緯を説明し直す必要があり、途中の判断や保留の理由が記録に残らないまま次の担当者に渡ってしまうことがあります。
提出先や期限が院外で決まる
施設基準の届出や臨床研究の倫理審査は、保健所や審査委員会など院外の都合で期限が決まります。院内の都合だけで進められないため、どの案件がいつまでに何を提出すべきか分かる場所がないと、期限が近づいて慌てて確認する事態になります。届出先ごとに様式が違うため、確認には手間がかかります。
全体像は会議でしか見えない
日々の案件の動きは個別の報告にとどまり、全体を一度に見渡せるのは月1回程度の院内会議だけという医院が多く見られます。会議と会議の間に状況が変わっても次の会議まで共有されず、院長が知らないうちに案件が止まっていることもあります。担当者に直接聞かない限り、今の状況は分かりません。
案件・工程管理のシステムに要る機能
- 案件ごとのタスクと期限の一覧表示
- 担当者の割り当てと引き継ぎ時のコメント記録
- 進捗状況をステータス(未着手・進行中・保留・完了)で管理
- 見積書・申請書・議事録などの関連ファイル添付
- 提出期限が近い案件の通知・リマインド
- ガントチャートやカンバン形式での進行表示
- 過去案件の履歴として検索・参照できる保存
- 院長・事務長向けの全案件の一覧ビュー
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
電子カルテとレセコンは診療報酬請求や記録の根幹を担う制度対応の仕組みなので、置き換えの対象にはしません。医療機器メーカーが提供する保守管理専用のポータルがある場合は、点検履歴の管理はそちらに任せ、案件・工程管理側では「いつ保守が入るか」程度の予定だけを扱うと役割が分かれます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
機器導入や施設基準の届出、院内改善活動など、複数の人がまたがって進めるプロジェクトの進捗管理は、OSSのカンバンやプロジェクト管理ツールに移しやすい部分です。担当者の割り当て、期限、関連書類の添付をひとつの画面にまとめることで、院長が声をかけずに状況を確認できるようになります。
紙・Excelのままでよい部分
保健所に提出する申請書そのものの正本や、臨床研究で求められる原本の保管は、これまでのファイリング方法を変える必要はありません。ごく単純な備忘録、例えば「今週買うもの」程度のメモは付箋やExcelのままでも十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している案件・工程管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
案件・工程管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、案件・工程管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Wekan | Meteorで構築されたオープンソースのカンバンボードアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenProject | 製品やプロジェクト、ポートフォリオを管理するためのオープンソースソフトウェアです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Planka | Trelloの代替になる、自社サーバーで動くカンバン型タスク管理OSS。プロジェクト→ボード→リスト→カードの構造、担当者・ラベル・期限・チェックリスト・添付、リアルタイム反映を備えます。 | PLANKA Community License v1.1（商用ライセンスあり） | 本家同梱の日本語は実測約88%（483キー中56キー未訳）。残り56キーを当社が全訳し planka-jp(github.com/katsushi2441/planka-jp) で公開、本家へPR提案中。 | — |
| leantime | 目標達成に特化した、誰でも使いやすいプロジェクト管理システムです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- まず院内で動いている案件を事務長が洗い出し、担当者と提出期限をひとつの表に書き出します。
- インフルエンザなど外来が混み合う時期を避けて、医師や看護師長が入力に慣れる期間を設けます。
- 施設基準の届出や臨床研究のように院外の期限がある案件から優先して登録し、通知が来るようにします。
- 診察室では使わず、事務所のパソコンから担当者が進捗を更新するという運用を決めておきます。
- 月1回の院内会議では、個別の報告を待たずに一覧を見ながら確認する形に切り替えます。
クリニック・医療の案件・工程管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
診療の記録や患者情報は入れても大丈夫ですか
案件・工程管理で扱うのは機器導入や届出といったプロジェクトの進み具合で、患者の診療記録は電子カルテに残すものです。両方を同じ場所に入れる必要はなく、分けて使う方がそれぞれの情報を探しやすくなります。
医師や看護師長はパソコン入力に慣れていないのですが
最初から全項目を更新してもらう必要はありません。担当のタスクを完了にする操作だけを覚えてもらい、書類の添付や期限の管理は事務長が代わりに行う形で始めている医院が多く見られます。まずは一人分から試してみると無理がありません。
施設基準の届出のような期限がある案件を見落とさないようにできますか
案件ごとに期限を登録しておけば、提出日が近づいたタイミングで通知が出る仕組みを使えます。保健所など院外の期限がある案件は優先して登録しておくと、提出間際に慌てて確認する事態を防ぎやすくなります。届出先が複数あるときは、案件を分けて登録すると分かりやすくなります。
クリニック・医療の他の業務
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