宿泊・ホテル・旅館の案件・工程管理で押さえること
婚礼・宴会の進行
打合せ回数、料理人数の確定、席次、演出、外部業者の手配など、式当日までに確定すべき項目が多く、担当者ごとに紙やメールで管理されがちです。確定前の項目が残ったまま当日を迎えると、現場で慌てることになります。
団体・法人受注の手配状況
旅行代理店や企業からの団体予約は、人数変更や食事形態の確定が直前まで続きます。フロント・調理場・配膳それぞれが最新の確定人数を把握できていないと、食数の過不足につながります。
改装・リニューアル工事の進行
客室や大浴場の改装は、内装業者・設備業者・館内スタッフの日程調整が必要です。休館期間や工事範囲が部署によって認識がずれると、予約の受付制限やお客様への案内漏れが起きます。
季節プラン・イベントの立ち上げ
年末年始やお花見、紅葉シーズンに合わせた限定プランは、企画から料理の試作、販売開始まで準備期間が短く、誰がどこまで進めたかを都度口頭で確認する形になりがちです。
案件・工程管理のシステムに要る機能
- 案件ごとに担当者・期限・確定項目を並べて見られる一覧
- 婚礼・宴会の打合せ履歴と確定事項を時系列で残す機能
- 団体受注の人数変更履歴を調理場・フロントが同時に見られる仕組み
- 改装工事の工程表とスケジュールを部署横断で共有する機能
- 案件に紐づく見積書・手配書・図面などの添付
- 確定待ちの項目だけを抽出して一覧表示する機能
- 外部業者とのやり取りを記録として残す欄
- 支配人・経営者が進捗だけをまとめて確認できる画面
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
OTAやサイトコントローラーによる客室在庫・料金の管理は、各予約サイトとの連携が前提になるため専用システムに任せたままで構いません。個人客の予約受付やチェックイン業務も同様です。案件・工程管理の仕組みは、これらと別に動く婚礼・宴会・団体・工事といった案件管理に絞って考えます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
婚礼・宴会の打合せ確定事項、団体受注の人数管理、改装工事の工程、季節プランの準備状況といった、館内の複数部署が関わる案件の進み具合は、オープンソースのタスク管理や買い切りの案件管理システムに移すことで、担当者不在でも誰でも確認できるようになります。
紙・Excelのままでよい部分
当日のタイムテーブルや配膳係への指示書、館内各部署への当日連絡事項など、その場限りで使い切る書類は印刷して配布する運用のままで十分です。案件の進捗は共有し、当日の実務指示は従来どおり紙で回すという使い分けが現実的です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している案件・工程管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
案件・工程管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、案件・工程管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Wekan | Meteorで構築されたオープンソースのカンバンボードアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenProject | 製品やプロジェクト、ポートフォリオを管理するためのオープンソースソフトウェアです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Planka | Trelloの代替になる、自社サーバーで動くカンバン型タスク管理OSS。プロジェクト→ボード→リスト→カードの構造、担当者・ラベル・期限・チェックリスト・添付、リアルタイム反映を備えます。 | PLANKA Community License v1.1（商用ライセンスあり） | 本家同梱の日本語は実測約88%（483キー中56キー未訳）。残り56キーを当社が全訳し planka-jp(github.com/katsushi2441/planka-jp) で公開、本家へPR提案中。 | — |
| leantime | 目標達成に特化した、誰でも使いやすいプロジェクト管理システムです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- まず婚礼・宴会など、関わる部署が多く進捗が見えにくい案件から対象を絞ります。
- 案件ごとに必要な確定項目（人数、席次、料理、外部業者の手配など）を洗い出し、入力項目として整理します。
- 繁忙期（年末年始・ゴールデンウィーク・紅葉シーズンなど）の前に、現場責任者と営業担当を交えて使い方を決めます。
- 改装工事など期間が決まっている案件から試験的に運用し、工程表の見せ方を調整します。
- 婚礼・宴会・団体受注に対象を広げ、支配人が進捗だけをまとめて確認できる状態を作ります。
宿泊・ホテル・旅館の案件・工程管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
婚礼の打合せ記録だけ別に管理していますが、案件管理に統合する必要がありますか。
統合は必須ではありませんが、人数や席次の確定状況をフロントや調理場からも見られるようにしておくと、直前の変更連絡の行き違いを防ぎやすくなります。まずは確定待ちの項目だけでも共有する形から始めるとよいです。
改装工事のような単発の案件にも案件管理の仕組みは必要ですか。
工事期間中は休館範囲や予約受付の制限など、館内スタッフ全員が同じ情報を見る必要がある場面が増えます。期間限定の案件でも、工程と担当業者の連絡先を一つの場所にまとめておくと、問い合わせ対応がしやすくなります。
営業担当がExcelで案件を管理していますが、わざわざ変える必要はありますか。
営業担当本人が使いやすい方法であれば無理に変える必要はありません。ただし、担当者が不在のときに他の部署が進捗を確認できないことが課題であれば、確定事項だけでも共有できる仕組みを別に用意する価値はあります。
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