保育園・幼稚園の案件・工程管理で押さえること
行事準備は担当者の頭の中で進む
運動会や発表会、卒園式などの行事は、プログラム作成、衣装や会場の準備、保護者への案内文配布まで数か月かけて進みます。担当する保育士が決めた順番や締切は口頭や個人のメモで管理されることが多く、担当者が休んだり異動したりすると、どこまで終わっているかを主任や園長が探し直す必要が出てきます。
修繕・備品発注は園外とのやり取りが挟まる
園舎の修繕や遊具・備品の購入は、見積り依頼から発注、納品、検収まで業者とのやり取りが何度も発生します。やり取りがメールや電話で個別に行われると、どの案件が見積り段階でどの案件が発注済みかが園内で共有されず、経理や園長への報告のたびに担当者へ確認が必要になります。
自治体への提出物は締切と添付資料が多い
補助金の申請や処遇改善等加算の手続き、第三者評価や指導監査への対応は、提出先ごとに締切と必要な添付資料が異なります。年に数回しか発生しない案件のため、前回どこまで準備して何を提出したかが記録に残っておらず、担当が変わるたびに最初から確認し直す園も見られます。
入退園の時期に案件が重なる
新年度に向けた入園説明会の準備や転園・卒園に伴う手続きは、見学・申込の受付とは別に、園内での判定会議や保護者への結果連絡、入園準備の案内などの工程が続きます。繁忙期に行事準備や申請対応も重なると、どの案件を優先すべきかが分かりにくくなります。
案件・工程管理のシステムに要る機能
- 行事・修繕・申請などの案件をカードや一覧で登録し、担当者と期限を一目で確認できる
- 見積依頼→発注→納品→検収のような工程をチェックリストとして分解できる
- 担当の保育士が休んでも、主任・園長が進捗を代わりに確認できる
- 自治体への提出締切をカレンダーと連動させ、期限前に通知できる
- 行事ごとの準備内容をテンプレート化し、翌年の同じ行事に複製して使える
- 見積書や申請書、議事録などの添付資料を案件に紐づけて保管できる
- 担当者が変わっても、それまでのやり取りと進捗の履歴がそのまま残る
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
連絡帳やお便りの配信、出欠確認、写真販売など保護者とのやり取りを前提にした仕組みは、現在使っている保育業務支援システムに残したままで問題ありません。案件・工程管理を見直すときも、保護者向けのアプリの運用を変える必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
行事準備、修繕・備品発注、自治体への提出物の進行管理など、保護者が見ることのない園内だけの工程は、自社サーバーで動く案件管理ツールに移すと、担当者が休んでも主任や園長が状況を確認できるようになります。
紙・Excelのままでよい部分
行事当日の配置図や会場レイアウト、職員会議での口頭確認で済むような一度きりの細かいメモは、紙やExcelのままで十分です。すべての案件をシステムに入れようとせず、繰り返し発生し担当者をまたぐ案件だけを対象にすると負担が増えません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している案件・工程管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
案件・工程管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、案件・工程管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Wekan | Meteorで構築されたオープンソースのカンバンボードアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenProject | 製品やプロジェクト、ポートフォリオを管理するためのオープンソースソフトウェアです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Planka | Trelloの代替になる、自社サーバーで動くカンバン型タスク管理OSS。プロジェクト→ボード→リスト→カードの構造、担当者・ラベル・期限・チェックリスト・添付、リアルタイム反映を備えます。 | PLANKA Community License v1.1（商用ライセンスあり） | 本家同梱の日本語は実測約88%（483キー中56キー未訳）。残り56キーを当社が全訳し planka-jp(github.com/katsushi2441/planka-jp) で公開、本家へPR提案中。 | — |
| leantime | 目標達成に特化した、誰でも使いやすいプロジェクト管理システムです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- まずは直近の行事(運動会や発表会など)1つだけを対象に、案件・工程管理を試してみる
- その行事について、これまで担当保育士や主任が口頭やメモで管理していた準備の順番と締切を書き出す
- 書き出した準備内容をそのまま案件・タスクとして登録し、担当者と期限を入れる
- 行事が終わったら振り返り、準備内容をテンプレートとして残し、翌年同じ行事に複製して使う
- 運用に慣れたら、修繕・備品発注や自治体への提出物にも対象を広げ、保護者向けアプリ側はそのまま変えずに進める
保育園・幼稚園の案件・工程管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
保育士は日々の保育で手一杯ですが、案件管理のためにパソコン作業を増やせますか
主に主任や園長、事務を担当する職員が入力・確認する運用にすれば、現場の保育士の負担を増やさずに進められます。担当保育士にはスマホで自分のタスクと期限だけを確認してもらう形も可能です。
今使っている保育業務支援システムをやめる必要がありますか
やめる必要はありません。連絡帳やお便り、写真販売などの保護者向けの機能は今のまま使い続け、行事準備や修繕、申請対応など園内だけの進行管理を別のシステムに移す形で両立できます。
行事のたびに案件を一から作るのは手間ではありませんか
一度作った行事の準備内容をテンプレートとして保存しておけば、翌年は複製して担当者と期限を差し替えるだけで済み、毎回最初から作り直す必要はありません。
保育園・幼稚園の他の業務
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