歯科医院の請求書発行・集金で押さえること
保険診療と自由診療で請求の形が分かれる
保険診療はレセコンでの審査請求が基本で、患者の窓口負担分はその場で会計が済みます。一方、矯正やホワイトニング、インプラントなどの自由診療は保険者を介さないため、治療内容ごとに患者本人への請求書発行が必要になります。この二本立てを混同すると、どちらの請求が済んでいるか分からなくなりがちです。
矯正治療は分割請求が長く続く
矯正治療は1年以上かかることが多く、治療費を数回から数十回に分けて支払う契約が一般的です。月々決まった時期に請求書を発行し、入金を確認する作業が治療終了まで繰り返されます。途中で通院が途切れた患者の未収金が残りやすく、管理が煩雑になりがちです。
窓口会計と後日請求が混在する月末
当日その場で会計が済む保険診療の患者と、自由診療やご家族分をまとめて後日請求する患者が同じ月に混在します。月末になるとレセプト請求の準備と自由診療の請求書発行が重なり、どちらも担当するスタッフの手が足りなくなりやすい時期です。
確定申告の時期に領収書の再発行依頼が増える
矯正やインプラントなどの自由診療は医療費控除の対象になるため、年明けになると過去の治療にさかのぼって領収書の再発行を求められることがあります。発行済みの請求書・領収書を日付や患者名で探し出せる状態にしておかないと、確認に時間がかかります。
請求書発行・集金のシステムに要る機能
- 自由診療(矯正・ホワイトニング・インプラント等)の請求書をPDFで発行する
- 矯正治療の分割払いスケジュールに沿って毎月の請求書を自動で発行する
- 保護者・家族単位での請求先管理(きょうだい同時受診への対応)
- 銀行振込・クレジットカード・医療ローン会社への案件連携に対応した入金ステータス管理
- 未収金(未入金)の一覧表示と督促連絡のタイミング管理
- 領収書の再発行とダウンロード用URLの送付(医療費控除の確定申告対応)
- レセコンでの保険診療請求とは別に、自由診療分だけを管理する仕組み
- 入金確認後のステータス更新と会計ソフトへの連携
どこを何で持つか
保険診療のレセプト請求は専用ソフトに任せる
保険診療のレセプト請求は審査機関への提出ルールが細かく決まっているため、レセコンなど業界の専用ソフトをそのまま使うのが確実です。置き換えようとすると審査ルールへの対応が追いつかず、返戻(差し戻し)が増える恐れがあります。
自由診療の請求書発行と入金確認はOSSや買い切りで持てる
矯正・ホワイトニング・インプラントなど自由診療の請求書発行、矯正の分割請求、入金確認、領収書の再発行は、保険診療の審査ルールに縛られないため、OSSや買い切りのシステムで十分に対応できます。
窓口での当日会計はそのままでよい
保険診療の窓口負担分をその場で現金や決済端末で受け取る当日会計は、従来のレジや受付の記録で問題ありません。無理にシステムに取り込む必要はない部分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している請求書発行・集金向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
請求書発行・集金に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、請求書発行・集金に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Billing | 請求書をPDFで発行し、専用URLをメールで送って銀行振込やPayPalで支払ってもらうシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage PayLink | 注文を受けると請求書PDFが発行され、そのまま銀行振込やPayPalで決済まで進むページです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Send Invoice | 領収書のPDFを発行し、ダウンロード用のURLをメールで送るシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| odoo | ビジネスの成長を支援するためのオープンソースERPアプリケーションです。 | LGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Firefly III | 個人の財務管理および予算策定を行うためのマネジメントツールです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Akaunting | オンラインで利用可能な会計管理ソフトウェアです。 | Business Source License | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まず自由診療(矯正・ホワイトニング・インプラント等)の請求書発行だけを対象にし、保険診療のレセプト請求は従来のレセコンのまま残します。
- 矯正治療中の患者について、分割払いのスケジュール(回数・金額・時期)を一覧にまとめ、毎月いつ請求書を送るかを決めます。
- 診療後に金額が確定しない処置があるため、歯科医師から受付・会計担当への伝達方法(処置内容メモなど)をあらかじめ決めておきます。
- 確定申告の時期に領収書再発行の依頼が増えることを想定し、過去の請求書・領収書を検索できる状態にしておきます。
- まず自由診療の請求書発行から小さく試し、問題がなければ矯正の分割請求や領収書再発行まで対象を広げます。
歯科医院の請求書発行・集金、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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保険診療のレセプト請求もこのシステムでできますか？
いいえ。保険診療のレセプト請求はレセコンでの審査請求が必要なため、既存のレセコンをそのまま使うことをお勧めします。ここでご紹介する仕組みは、矯正やホワイトニングなど自由診療の請求書発行・送付・入金確認が対象です。
矯正治療の分割請求はどう管理すればいいですか？
治療開始時に分割払いのスケジュールを決めて登録しておくと、毎月決まった日に請求書を発行できます。保護者宛の請求書として管理し、入金確認もあわせて記録しておくと未収金の把握がしやすくなります。
医療費控除のために古い領収書を再発行してほしいと言われたらどうすればいいですか？
過去の請求書・領収書を検索できる状態にしておけば、確定申告の時期に増える再発行の依頼にもすぐ対応できます。発行履歴が残るシステムであれば、日付や患者名で探し出す手間が減ります。
歯科医院の他の業務
他の業種で請求書発行・集金を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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