歯科医院の勤怠管理で押さえること
午前・午後に分かれる診療時間と勤務時間
歯科医院の多くは午前診療と午後診療の間に昼休みを挟み、スタッフの勤務時間もそれに合わせて分割されます。開院前の準備や消毒作業、診療後の片付けの時間も勤務時間に含めるかどうかが曖昧になりやすく、タイムカードの打刻と実際の勤務実態がずれやすいところです。
複数の医院で働く歯科衛生士の勤務時間
歯科衛生士は近隣の複数の医院をパートで回っていることが多く、医院ごとに別のタイムカードや紙の勤務表で管理されています。自院での勤務時間だけを正確に切り出して記録しないと、月末の給与計算で本人の記憶や口頭確認に頼る場面が出てきます。
資格者と無資格スタッフが混在するシフト
チェアの数に対して歯科衛生士や歯科助手が足りているかは、診療の質に直結します。急な欠勤が出たときに誰が代わりに入れるかは資格の有無で決まるため、シフト表には勤務時間だけでなく担当業務や資格の区別も合わせて残しておく必要があります。
締め日に紙とタイムカードを突き合わせる作業
紙のシフト表と実際の出退勤を記録したタイムカードが別々に存在すると、月末の締め日にその二つを人の目で突き合わせる作業が発生します。早退や遅刻、休憩時間の変更が口頭で伝わるだけだと、集計の段階で記憶に頼って補正することになりがちです。
勤怠管理のシステムに要る機能
- 午前診療・午後診療の分割勤務に対応した勤務時間の記録
- 開院前の準備・消毒時間や診療後の片付け時間の扱いを設定できる
- 複数医院で勤務する歯科衛生士・歯科助手の勤務先別の時間管理
- チェアの数に対する必要人数とシフトの対応確認
- 資格(歯科衛生士・歯科助手など)ごとの担当業務の区別
- 急な欠勤時の代替スタッフ調整の記録
- 時短勤務・早退(子の送迎など)の申請と承認の記録
- 月末締めの勤務時間の自動集計
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
給与計算そのものや年末調整まで一体で行いたい場合は、歯科医院向けにも対応した給与計算クラウドサービスに任せたほうがスムーズです。すでに保険診療のレセコンに勤怠に近い機能が付属している場合は、そちらで足りることもあります。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
日々の出退勤の記録とシフト表の管理は、顔認証のタイムレコーダーや、人ではなく職務に記録を紐づける仕組みで持つのに向いています。複数医院勤務のスタッフでも自院での勤務時間だけを正確に切り出せ、資格や担当業務の違いも記録に残せます。
紙・Excelのままでよい部分
月単位の大まかな休診日や学会参加の予定、スタッフ間の希望休の調整は、紙やExcelの予定表で十分です。細かい出退勤時刻まで厳密に記録する必要がない部分は、今の方法を変える必要はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している勤怠管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
勤怠管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、勤怠管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage HR Post | 人ではなく職に記録を紐づけて、業務の属人化を止める職務・目標・引継ぎ管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Kintai | タブレット1台を顔認証タイムレコーダーにする、丸めない台帳の勤怠システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| super-productivity | タイムボックス機能と時間追跡を備えた高度なToDoリストアプリです。 | MIT | 日本語ファイルあり | — |
| Frappe HR | 採用から勤怠・休暇・評価・給与まで13モジュールを備えた、オープンソースの統合人事(HR)システムです。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的(給与は国別設定が必要)。 | — |
| OrangeHRM | 企業に必要な機能を網羅した包括的な人事管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| time-to-leave | 勤務時間を記録し、退社時間を通知する勤怠管理アプリです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 診療時間の区切り(午前・午後、休診日)を確認し、勤務時間の記録単位を決めます。
- 歯科衛生士・歯科助手など資格ごとの担当業務とシフトの最低人数を整理します。
- 複数医院で勤務するスタッフがいる場合は、自院での勤務分だけを切り出して記録できるようにします。
- 顔認証タイムレコーダーなどの打刻方法を数週間試し、紙のシフト表と並行して運用します。
- 問題がなければ紙のシフト表を打刻記録に一本化し、締め日の集計の手順を固定します。
歯科医院の勤怠管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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歯科衛生士がいくつかの医院で働いている場合、勤怠はどう管理すればいいですか。
他院での勤務時間までは把握できませんが、自院での出退勤を正確に記録しておけば、本人の記憶違いに左右されずに給与計算ができます。顔認証などの打刻であれば、代理での打刻も防ぎやすくなります。
急な欠勤でシフトを組み替えたとき、記録はどう残すべきですか。
誰が代わりに入ったか、どの業務を担当したかをその日の記録として残しておくと、締め日の集計だけでなく、資格に応じた人員配置が適切だったかの確認にも使えます。
開院前の準備や消毒の時間も勤務時間に含めるべきですか。
医院ごとの考え方次第ですが、含めるかどうかをあらかじめ決めてスタッフに共有しておくことで、タイムカードの打刻時間と実際の勤務時間のずれによる後からの揉め事を防げます。
歯科医院の他の業務
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