歯科医院の顧客管理で押さえること
家族単位の情報管理
歯科医院では親子やきょうだいが同じ医院に通うことが多く、来院履歴や治療方針を家族単位でまとめて確認できると、受付や診療の案内がスムーズになります。片方の家族には伝えた治療方針が、もう一方のきょうだいのカルテには反映されておらず、保護者から二重に説明を求められることもよく伺います。予約の空き状況を家族まとめて把握したい場面も多くあります。
リコール（定期検診）の案内管理
リコール（定期検診）の案内は歯科医院の経営を支える大事な業務です。誰が最後に来院したか、次の案内時期はいつか、ハガキやLINEでどのような文面を送ったかが、スタッフの手帳や個人のExcelに残っているだけでは、担当の歯科衛生士が休むと案内が止まってしまいます。次回案内の優先順位をつけられず、空いた予約枠が埋まらないまま終わってしまうこともあります。
矯正治療の長期管理
矯正は治療期間が数年に及ぶこともあり、通院の間隔が空きやすい治療です。治療計画や調整の記録、支払いの進み具合などを診療チェアの記憶だけに頼ると、担当医が変わった際や久しぶりに来院した患者への説明に時間がかかります。小児矯正では成長に合わせた見直しのタイミング管理も必要です。保護者への説明内容も記録しておくと、次の来院時にスムーズに話を再開できます。
既往歴・問診票情報の共有
持病やアレルギー、服用中の薬は治療の安全に直結する情報で、問診票に書かれていても、紙のファイルが診療チェアに届くまで確認できない医院もあります。顧客管理のデータに既往歴を記録し、受付・衛生士・歯科医師のどの立場からでもすぐ確認できるようにしておくと、初めて対応するスタッフでも安全に患者対応ができます。
顧客管理のシステムに要る機能
- 患者基本情報（氏名・保険証・連絡先）の一元管理
- 家族（親子・きょうだい）の紐づけと来院履歴の共有
- 既往歴・アレルギー・服用薬の記録と全スタッフでの確認
- リコール（定期検診）対象者の抽出と案内時期の管理
- 矯正など長期治療の計画・進捗・保護者説明内容の記録
- 紹介元・来院きっかけの記録
- スタッフ間の引き継ぎメモ・申し送り欄
- ハガキ・LINE等での案内履歴の記録
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
電子カルテやレセプトコンピュータなど、保険請求や診療記録そのものを扱う部分は、歯科専用の業界ソフトに任せるのが安全です。レセプト業務には業界特有の形式があり、専用ソフトが対応を続けています。予約枠の管理やオンライン予約の受付も、歯科向けの予約・受付サービスに任せたほうが現場の負担は少なくなります。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
患者の基本情報、家族関係、既往歴やアレルギーのメモ、リコール対象者のリスト、紹介元の記録など、院内で柔らかく使う顧客台帳の部分は、自社でデータを持つシステムに置き換えやすい範囲です。電子カルテほど厳密な形式を求められないため、EspoCRMやKrayin CRMのような顧客管理の仕組みに移しても運用しやすい領域です。
紙・Excelのままでよい部分
問診票の原本は患者の署名が必要なため紙のまま保管して構いません。院内の掲示物や季節のキャンペーン案内のメモ書きなど、日々の運用に関わるだけのものはExcelや紙のままで十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している顧客管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
顧客管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、顧客管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| EspoCRM | EspoCRMを日本語で使うための案内。顧客、商談、活動、メール、ワークフローを自社サーバーで管理できます。日本語UIは公式配布に収録。導入手順、ライセンス、項目追加のカスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式配布に日本語UIを収録。 | 触れる |
| Krayin CRM | Krayin CRMを日本語で使うための案内。当社が2,066キーを日本語化して本家へ提出しました。Laravel製で顧客・リード・商談・活動を管理できます。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | MIT | Kurageが2,066キーを日本語化し本家へ提出。 | 触れる |
| Kurage AI Meishi Analysis | スマホで名刺を撮るとAIが12項目を読み取って下書きし、人が承認した分だけ台帳へ入る名刺管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage CRM Agent | 日報を投げるとAIが顧客記録の下書きを作り、人が承認した分だけ台帳に入るCRMです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Deal Desk | 顧客のメールアドレスごとに、商談をAIに相談し、記録を残し、かんばんで状況を管理する案件管理・商談管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Twenty | AI向けに設計されたSalesforceのオープンソース代替CRMです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | 触れる |
導入の進め方
- 現在Excelや紙、個人の記憶に分かれている患者情報（家族関係、既往歴、紹介元など）を洗い出し、顧客管理に残す項目を決める
- 受付・歯科衛生士・歯科医師など立場ごとに必要な情報（既往歴は全員が見る、支払い状況は受付中心など）を整理し、権限を分ける
- リコール対象者の抽出条件（最終来院からの期間、治療内容ごとの間隔など）を決め、案内のタイミングを仕組み化する
- 新学期前や春休みなど矯正相談が増える時期を避け、落ち着いた時期にデータ移行とスタッフへの操作説明を行う
- 運用を始めた後も、家族の紐づけ漏れや既往歴の更新漏れがないか、定期的に確認する
歯科医院の顧客管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
電子カルテとは別に顧客管理システムが必要なんですか？
診療記録そのものは電子カルテに残しますが、家族関係やリコールの案内履歴、紹介元といった運用面の情報は電子カルテだけでは管理しにくいことが多く、別に顧客台帳を持つ医院もよく伺います。両方を無理に一本化せず、役割を分けて使う形が現実的です。
保険証番号などの個人情報を扱っても大丈夫ですか？
自社サーバーで動かすオープンソースのシステムであれば、データを外部のクラウドに預けずに院内で管理できます。扱う項目は最小限にとどめ、アクセスできる人を受付担当者などに絞っておくと安心です。
既存の予約システムと連携できますか？
システムによって対応状況は異なります。別々に運用して家族単位の確認だけ顧客管理側で行う医院もあれば、カスタマイズで情報を連携させる医院もあります。導入前に、今使っている予約・受付の仕組みと分担をどうするか整理しておくと移行がスムーズです。
歯科医院の他の業務
他の業種で顧客管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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