宿泊・ホテル・旅館の請求書発行・集金で押さえること
個人客と法人・団体で請求タイミングが違う
個人客はチェックアウト時にその場で会計が終わりますが、企業の出張利用や旅行代理店を通した団体、社宴・会議・結婚式などは後日の請求書払いが前提です。同じ館内でも精算方法が二系統走るため、後払い分だけを漏れなく拾い上げて請求書に起こす仕組みが必要になります。
宴会・付帯料金の積算
宿泊費だけでなく宴会場の利用料、料理・飲料の追加、送迎や売店利用などが同じ取引先の請求書に含まれることがあります。部門ごとに記録が分かれていると請求書を作る段で漏れが起きやすく、宴会担当とフロントの記録を一つの請求書にまとめる手間がかかります。
月末の発行集中
個人客は日々会計が完了する一方、法人・代理店向けの請求書は月末にまとめて作成するため、繁忙期や行事・式典が多い月は発行件数が一気に増えます。取引先の数だけ宛名・金額・内訳を作る作業が短期間に集中し、担当者の負担が大きくなります。
未収金と回収の難しさ
取引先が旅行代理店や企業など継続的な付き合いのある相手であることが多く、支払いが遅れても強く催促しにくい事情があります。どの請求書がいつ入金予定で、どれが期日を過ぎているかを把握しておかないと、回収漏れに気づかないまま次の月を迎えてしまいます。
請求書発行・集金のシステムに要る機能
- 取引先（法人・旅行代理店）ごとの請求書テンプレートと支払い条件の登録
- 宿泊台帳・宴会予約データからの請求項目の取り込み
- 請求書PDFの自動発行とメール送付
- 銀行振込の消込・入金確認
- 未収金一覧と支払い期日が過ぎた請求書の抽出
- 領収書PDFの発行
- 複数予約・団体利用のまとめ請求
- 請求書番号・取引先コードの管理
どこを何で持つか
OTA・サイトコントローラー・PMSに任せたほうがよい部分
OTA経由の予約管理やサイトコントローラーでの空室調整、個人客のチェックイン・チェックアウト時のフロント会計は、宿泊業向けの専用システムが前提になっている部分です。OTAはすでに決済済みの金額を宿側に渡す仕組みなので、ここを自作に置き換える必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
法人・代理店向けの請求書発行、PDFでの送付、銀行振込の消込、領収書発行といった後払い分の事務は、OTAや個人客会計の枠外にある作業なので、別のシステムに切り出しやすい部分です。取引先ごとの請求書テンプレートを用意しておけば、月末のまとめ作業の負担を減らせます。
紙・Excelのままでよい部分
取引先ごとの支払い条件や掛け払いの覚書、長年の付き合いがある代理店との個別の取り決めなどは、件数が少なく変更も稀なため、紙やExcelで管理していても大きな支障はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している請求書発行・集金向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
請求書発行・集金に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、請求書発行・集金に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Billing | 請求書をPDFで発行し、専用URLをメールで送って銀行振込やPayPalで支払ってもらうシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage PayLink | 注文を受けると請求書PDFが発行され、そのまま銀行振込やPayPalで決済まで進むページです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Send Invoice | 領収書のPDFを発行し、ダウンロード用のURLをメールで送るシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| odoo | ビジネスの成長を支援するためのオープンソースERPアプリケーションです。 | LGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Firefly III | 個人の財務管理および予算策定を行うためのマネジメントツールです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Akaunting | オンラインで利用可能な会計管理ソフトウェアです。 | Business Source License | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 個人客の即時会計と、法人・団体・代理店向けの後払いを分けて、後払い分の件数と取引先数を洗い出す
- 宿泊台帳・宴会予約から請求項目を取り込む方法（手入力かデータ連携か）を決める
- 行事や観光シーズンなど発行件数が増える時期の前に、少数の取引先で試験的に運用する
- 未収金の確認頻度と、支払い期日を過ぎた請求書への対応ルールを決める
- 女将・支配人・経理担当者の間で月末の発行・消込の役割分担を固定して本稼働する
宿泊・ホテル・旅館の請求書発行・集金、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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OTA経由の予約にも請求書を発行する必要がありますか。
OTA経由の予約はOTA側で決済が完了し、宿には手数料を引いた金額が入るため、通常は宿から宿泊者への請求書発行は不要です。請求書発行・集金の対象になるのは、法人・団体・代理店経由の掛け払いなど後日支払いが発生する分になります。
宴会やレストラン利用分も宿泊の請求書に含めてよいですか。
同じ取引先（企業や代理店）の利用であれば、宿泊費と宴会・飲食の追加料金を一枚の請求書にまとめて問題ありません。部門ごとに記録が分かれている場合は、請求書を作る前にフロントと宴会担当の記録を合わせる手順を決めておくと漏れを防げます。
代理店への掛け払いの消込を楽にする方法はありますか。
取引先ごとに請求書番号と金額を記録しておき、銀行振込の入金データと機械的に突き合わせられるようにしておくと、担当者が目で一件ずつ確認する手間が減ります。未収金が残っている請求書だけを一覧で確認できる状態を作ることが回収漏れを防ぐ第一歩です。
宿泊・ホテル・旅館の他の業務
他の業種で請求書発行・集金を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール
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