保育園・幼稚園の請求書発行・集金で押さえること
請求項目が月によって変わる
保育料は毎月ほぼ一定でも、延長保育料はその月の利用実績で変わります。給食費・副食費、行事費、写真販売代金なども月ごとに有無が変わるため、固定額の請求書を流用できず、毎月手作業で項目を組み直すことになりがちです。
きょうだい在園のまとめ請求
同じ園にきょうだいが通っている世帯は、請求書を1枚にまとめて発行することが多いです。年齢やクラスが違えば保育料の扱いも変わるため、世帯単位での集計と、園児単位での内訳確認を両方できる状態が求められます。
口座振替と現金払いの併存
保育料は口座振替、延長保育料や写真代は現金集金、という園が多く、支払い方法ごとに回収状況の確認方法が変わります。振替不能があった場合に、誰が未収で誰が払い済みかを月初に把握できないと、督促のタイミングを逃します。
退園・転園時の返金処理
月の途中で退園した場合の保育料の調整や、前払いしていた行事費・教材費の返金は、通常の請求とは別の計算になります。件数は少なくても、通常の請求フローの外で個別に処理できる仕組みが必要です。
請求書発行・集金のシステムに要る機能
- 園児・世帯単位での請求書PDF発行
- きょうだい在園世帯のまとめ請求
- 延長保育料など月ごとに変動する項目の入力・反映
- 口座振替データの作成と振替結果の取り込み
- 現金・銀行振込・口座振替の支払い方法別の管理
- 未収金・振替不能分の一覧表示と督促リスト作成
- 月次締め処理と翌月請求への引き継ぎ
- 退園・転園時の個別計算・返金記録
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
登降園管理や延長保育の時間記録、連絡帳・お便りなど保護者とのやり取りは、園向けの専用アプリや本体システムに任せるのが実情に合っています。延長保育の利用実績を自動で記録する機能は、請求書発行の仕組みで新たに作るよりも、既存のアプリの出力をそのまま使う方が確実です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
請求書PDFの発行、世帯ごとのまとめ、支払い方法別の記録、未収金の一覧化は、園の事務所内に置くシステムで十分です。保護者とのやり取りは既存の本体アプリに残したまま、事務処理だけを自社サーバー側へ移す形が、運用の負担を増やさずに済みます。
紙・Excelのままでよい部分
現金で受け取った際の受領メモや、返金・特別な減免など件数が少なく個別事情の強いやり取りは、紙やExcelで記録しておく程度で足ります。すべてをシステムに寄せると、例外対応のたびに入力の手間が増えてしまいます。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している請求書発行・集金向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
請求書発行・集金に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、請求書発行・集金に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Billing | 請求書をPDFで発行し、専用URLをメールで送って銀行振込やPayPalで支払ってもらうシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage PayLink | 注文を受けると請求書PDFが発行され、そのまま銀行振込やPayPalで決済まで進むページです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Send Invoice | 領収書のPDFを発行し、ダウンロード用のURLをメールで送るシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| odoo | ビジネスの成長を支援するためのオープンソースERPアプリケーションです。 | LGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Firefly III | 個人の財務管理および予算策定を行うためのマネジメントツールです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Akaunting | オンラインで利用可能な会計管理ソフトウェアです。 | Business Source License | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 4月の新年度開始前に、保育料・延長保育料・給食費など請求項目の種類を一度棚卸しします
- きょうだい在園世帯の請求ルール（まとめ方・内訳の見せ方）を事務担当者間で確認します
- 口座振替と現金払いが混在する月（入園初月・転園月など）を想定して、支払い方法別の記録方法を決めます
- 3月の入園準備期間に、新規入園児分の請求書発行を試験的に動かしておきます
- 月末の締め処理と未収金の督促タイミングを、年度を通して固定の運用として定着させます
保育園・幼稚園の請求書発行・集金、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
延長保育料のように月ごとに金額が変わる請求にも対応できますか。
はい。延長保育の利用実績を事務担当者が入力し、その月の金額を反映させた請求書を発行する形になります。利用実績の記録自体は、既存の登降園管理の仕組みから受け取る運用が多いです。
きょうだいが在園している家庭の請求書は、まとめて1枚にできますか。
できます。世帯として1枚にまとめつつ、園児ごとの内訳も残す形で発行できます。クラスや年齢によって保育料の扱いが異なる場合も、内訳の中で区別して表示できます。
口座振替が不能だった園児の未収金は、どうやって把握すればよいですか。
振替結果を取り込むと、未収となった園児が一覧に残ります。そこから督促のリストを作り、現金払いへの切り替えや再振替の案内につなげる流れになります。
保育園・幼稚園の他の業務
他の業種で請求書発行・集金を見る: 介護事業所 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール
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