歯科医院の社内の情報共有で押さえること
技工物・材料の受け渡し
技工所から戻った補綴物が届いたかどうか、印象材やワイヤーなど材料の残りが少ないことは、担当ドクターだけが把握していると他のスタッフが動けません。受付やアシスタントも含めて、受け渡しと在庫の状況を同じ場所で確認できるようにしておく必要があります。
朝礼内容の持ち越し
朝礼は出勤したスタッフにしか伝わりません。非常勤の歯科衛生士や受付が次に出勤した日に、その間に決まった注意事項（小児患者の様子、保護者からの要望、矯正の調整予定など）をまとめて確認できる場所がないと、現場での対応がずれてしまいます。
連絡経路の分散
急な休診や時短、ユニットの故障といった当日の変更は口頭で伝わる一方、材料の発注依頼はLINEで、担当表は掲示板の紙で、というように経路が分かれていると、どれかを見ていないスタッフが必ず出てきます。
小児・矯正患者の対応メモ
小児患者が泣いた、保護者がこだわる点がある、矯正の装置調整で次回までに気をつけることがある、といった情報は担当者が変わっても引き続き必要です。カルテとは別に、現場の対応メモとして残しておく仕組みが求められます。
社内の情報共有のシステムに要る機能
- 当日の要注意患者（小児の様子、アレルギー、矯正の調整内容）を一覧できるメモ
- 技工物の受け渡し状況や納期の遅れを記録できる仕組み
- 材料・器材の在庫不足を関係者に知らせる掲示
- 非常勤スタッフが出勤日にまとめて未読内容を確認できる既読管理
- チャット・掲示板・院内予定をひとつの画面でまとめて見られる
- スマホから休憩時間でも確認できる
- ドクター向け・受付向けなど役職によって見せる範囲を分けられる
- 過去のやり取りを患者名や日付で検索できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
カルテや保険請求に関わる記録は、歯科の業界向けに作られた専用ソフトで一元的に扱うほうが安全です。リコール（定期検診）の案内や予約・問い合わせの自動化も、周辺の仕組みとして専用サービスに任せるほうが向いています。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
朝礼で話した内容の記録、技工物の受け渡し状況、材料不足の連絡、急な休診やユニット故障の共有など、院内の日常的な連絡はグループウェアやチャットでまとめて持てます。カルテとは別の、現場どうしの申し送りの場として使います。
紙・Excelのままでよい部分
当日の担当表をユニットの横に紙で貼っておく、院内規則を印刷して休憩室に掲示するといった、スタッフがその場で目にすることを目的とした掲示物は、紙のままで差し支えありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している社内の情報共有向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
社内の情報共有に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、社内の情報共有に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CalDAV | フレームワークを使わない1ファイルのCalDAVサーバーです。スマホの標準カレンダーと同期できます。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Groupware (kvgwc) | 共有レンタルサーバーでも動く、MITライセンスの軽量な社内グループウェア基盤です。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| excalidraw | 手書き風の図面を作成できる仮想ホワイトボードです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Rocket.Chat | ミッションクリティカルな業務に対応するセキュアなコミュニケーションプラットフォームです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Mattermost | ソフトウェア開発ライフサイクル全体を支える安全なコラボレーションプラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Nextcloud | データの安全な保管と共有を実現するセルフホスト型のクラウドストレージです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 朝礼や口頭で伝えている内容を書き出し、「その日だけで済む情報」と「次に出勤する日まで持ち越す情報」に分けます
- 非常勤の歯科衛生士や受付が出勤した際に、まず確認する場所をひとつに決めます
- 技工物の受け渡しと材料の在庫について、誰が記録し誰が確認するかを決めます
- まず衛生士チームなど一部の範囲で試し、LINEや掲示板に頼っていた連絡を移していきます
- 定着したら受付やドクターにも範囲を広げ、院内全体の連絡経路を一本化します
歯科医院の社内の情報共有、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
LINEのグループチャットのままでいいのでは？
LINEは誰がどこまで読んだか分かりにくく、非常勤スタッフが出勤していない日に流れた内容を見落としやすいという声をよく伺います。業務用のチャットやグループウェアに移すと、出勤時にまとめて未読を確認できます。
技工所とのやり取りも共有したほうがいいですか
技工物の納期や仕上がりの連絡を担当ドクター以外も知っておくと、予約変更や次回の段取りの判断が早くなります。やり取りを記録する場所をあらかじめ決めておくと、受付やアシスタントも把握しやすくなります。
矯正の患者情報はどう共有すればいいですか
矯正はワイヤー交換や装置調整が数カ月にわたって続くため、前回の調整内容や次回までの注意点を担当者以外も確認できるようにしておくと、担当が不在の日でも落ち着いて対応できます。
歯科医院の他の業務
他の業種で社内の情報共有を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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