歯科医院システム｜予約とリコールの外側を整える

予約の埋まり方と、リコール案内に取られる時間

新患・保険診療・自由診療の予約がひとつの枠に混在するため、電話対応と予約表の調整に時間がかかります。さらに定期検診(リコール)の案内をハガキや電話で一件ずつ行っている医院も多く、担当者の手が空いたときにまとめて作業する運用になりやすい業務です。キャンセルが出た枠の再調整も、受付の負担として積み重なります。

レセコン・電子カルテが担う所と、残る事務

保険診療のレセプト作成と請求は、レセコンや電子カルテが中心的に担います。一方で、矯正治療の見積りや治療計画書の作成、分割払いの管理、口腔内写真やレントゲン画像の保管、小児歯科での保護者への連絡や通院証明書の発行といった業務は、専用ソフトの範囲外として別途手作業で対応していることが多く見られます。

診療録の保存と、オンライン資格確認への対応

歯科医師法に基づき、診療録(カルテ)には一定期間の保存義務があり、紙と電子データが混在する医院では管理が煩雑になりやすい点に注意が必要です。また、保険医療機関にはオンライン資格確認の導入が原則求められており、受付での資格確認の流れが従来の目視確認から切り替わっている医院も増えています。

まず手を付けるなら予約・リコールから

歯科医院の事務改善は、予約・リコールの自動化から着手すると効果が見えやすい業務です。ここが整うと、問い合わせ対応の負担が減り、受付の電話応対も落ち着きます。そのうえで、矯正の見積り・契約周りの文書管理や、小児歯科の保護者連絡といった診療科特性の強い業務に広げていく進め方が無理のない順序です。

歯科医院の業務から選ぶ

勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 予約・受付電話予約の聞き取りとダブルブッキングに追われている 会議の議事録会議の議事録づくりに毎回30分以上かかり、結局書かれないまま流れる 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い 社内の情報共有連絡が口頭とLINEと掲示板に分かれ、見た人と見ていない人が生まれる 書類の電子化・文書管理紙の書類とスキャンPDFが混在し、探す時間が積み上がっている 電子契約契約書の郵送・押印の往復で、着手が1週間遅れる マニュアル・手順書作業手順が人によって違い、新人教育のたびに同じ説明をしている 案件・工程管理どの案件がどこまで進んでいるか、担当者に聞かないと分からない 引き継ぎ・属人化対策その人しかできない仕事があり、退職のたびに知識が消える 商圏分析・出店判断出店や営業エリアの判断が、経験と勘に頼ったままになっている 現場記録・作業報告の集約現場からの報告が紙とLINEでばらばらに届き、集計や請求のたびに転記している

よくあるご質問

予約システムとレセコン・電子カルテは連携させるべきですか。

連携できれば二重入力は減りますが、医院によっては予約システムと電子カルテが別々に運用されているケースも珍しくありません。まずは予約・リコールの自動化を先に整え、既存のレセコン・電子カルテとの入力の重複が大きい部分から順に見直す進め方が現実的です。

矯正治療の見積りや同意書はどう管理すればよいですか。

矯正は自由診療で治療計画・見積り・同意書・分割払いの記録が一式になるため、紙のファイル管理だけでは検索や引き継ぎに時間がかかりやすい業務です。治療計画書や同意書を電子化し、患者ごとにまとめて管理する方法が、通院が長期に渡る矯正では扱いやすくなります。

小児歯科特有の事務で気をつける点はありますか。

保護者への連絡手段(送迎の都合、兄弟姉妹の同時予約希望など)や、保育園・学校提出用の通院証明書の発行依頼が、一般診療に比べて多く発生します。これらの連絡・発行履歴を受付の誰が見てもわかる形で残しておくと、担当者が不在のときの対応がしやすくなります。

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