歯科医院議事録｜院内会議の記録を仕組みで残す

歯科医院の会議の議事録で押さえること

診療後の短時間で終わらせたい

歯科医院の会議は診療終了後の数十分や昼の休憩時間に行われることが多く、記録作成に時間を割く余裕がありません。手書きのメモを後でパソコンに打ち直す作業自体が負担になり、担当者が持ち回りになっても定着しにくいという相談をよく伺います。

矯正・小児の症例共有が口頭で終わる

矯正治療の進行確認や、小児歯科で泣いてしまい治療が進まなかった子への対応方針は、スタッフ間で共有しておきたい内容です。しかし会議中は口頭でのやり取りが中心になり、決まった方針が記録されずに次の担当者に伝わらないことがあります。

感染対策・器材発注の決定事項が流れる

院内感染対策の見直しや、器材・材料の発注先変更などは一度決めても記録がないと担当者の記憶に依存してしまいます。異動や退職があった際に、いつ何を決めたかを誰も説明できなくなる状況も起こります。

全員が揃う日が限られる

分院を持つ医院や非常勤のスタッフが多い医院では、全員が顔を合わせる会議の回数自体が限られています。限られた機会の内容を残しておかないと、参加できなかったスタッフへの共有が口伝えになり、情報の抜けが生じやすくなります。

会議の議事録のシステムに要る機能

院内ミーティングの録音をアップロードして文字起こしする機能
文字起こしからAIが議事録の下書きを自動作成する機能
担当者が下書きを確認し、修正した上で確定させる承認の仕組み
決定事項と次回までの担当者・期限を一覧で残せる機能
矯正・小児の症例検討の経過を会議ごとに蓄積できる機能
過去の議事録をキーワードで検索できる機能
分院や非常勤スタッフにも確定済みの議事録を共有できる機能
患者名など個人情報を含む記録の閲覧権限を絞れる機能

どこを何で持つか

予約・カルテ管理は専用システムに任せる

予約台帳や診療記録、レセプト業務は歯科専用のレセコンや電子カルテが担っている医院が多く、議事録の仕組みに取り込む必要はありません。会議で話題になった予約の空き状況や患者対応は、専用システム側の記録を参照する前提で議事録には結論だけを残せば十分です。

会議の記録はOSSや買い切りで自前で持てる

録音から文字起こし、AIによる下書き作成、人による承認という流れは、院内のサーバーで動くKurage AI MOMのような仕組みで自前で持てます。承認を挟む設計なので、矯正や小児の症例共有のように内容の正確さが重要な記録にも向いています。

日々の簡単な伝達は紙のままでよい

休憩室のホワイトボードに書く当日の持ち物連絡や、朝礼での一言程度の申し伝えは紙やメモのままで構いません。決定事項として残すべき内容と、その場だけの伝達事項を分けて考えることが負担を減らすポイントです。

すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）

当社が販売している会議の議事録向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。

Whisper議事録 Kurage AI MOMオンプレミス 55,000円（税込）

会議の議事録に使えるオープンソース

カタログ2,922件から、会議の議事録に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。

名前	できること	ライセンス	日本語	デモ・購入
Kurage AI MOM	会議の録音をアップすると、同じサーバーのwhisper.cppが文字起こしし、AIが議事録の下書きを作り、人が承認したものだけが確定議事録になるシステムです。	MIT	日本語で開発・提供。	触れる / オンプレミス版

導入の進め方

診療後のミーティングのうち、記録を残したい会議(症例検討会や感染対策の見直しなど)を決めます。
スマートフォンやICレコーダーで会議を録音する担当を決め、毎回同じ流れで録音を始められるようにします。
録音データをKurage AI MOMにアップロードし、AIが作った下書きをドクターや主担当のスタッフが確認します。
矯正・小児の症例共有や発注の決定事項には、担当者と次回までの期限を明記してから確定させます。
分院や非常勤スタッフがいる医院では、確定済みの議事録を閲覧できる範囲を決めて共有します。

歯科医院の会議の議事録、何から手を付けるか一緒に決めます

初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。

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よくあるご質問

診療室の雑音が多くてもきちんと文字起こしできますか。

休憩室やミーティング専用の静かな場所で録音すれば、精度は十分実用的です。診療中のユニット周辺のような騒音が大きい場所での録音は避け、会議専用の時間と場所を決めておくことをお勧めします。

矯正や小児の患者名が議事録に残っても問題ありませんか。

Kurage AI MOMは院内のサーバーで動くため、患者名を含む記録を外部に送信せずに扱えます。閲覧できる範囲をスタッフの役割ごとに絞っておくと、個人情報を含む記録でも安心して運用できます。

スマートフォンで録音するだけで使えますか。

はい、スマートフォンの録音アプリで作った音声ファイルをそのままアップロードできます。特別な録音機材をそろえる必要はなく、診療後の短いミーティングでもすぐに使い始められます。

歯科医院の他の業務

勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 予約・受付電話予約の聞き取りとダブルブッキングに追われている 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い 社内の情報共有連絡が口頭とLINEと掲示板に分かれ、見た人と見ていない人が生まれる

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