介護事業所の請求書発行・集金で押さえること
利用者負担分と実費が別計算になる
介護保険の利用者負担分に加えて、食費や日用品費、おむつ代などの実費は別枠で計算します。月によって利用日数や実費の内容が変わるため、請求書の内訳が毎回同じにならず、転記や確認に時間がかかります。
介護報酬請求と利用者請求が分かれている
国民健康保険団体連合会への介護報酬請求（レセプト）は専用ソフトで行い、利用者本人や家族への請求書はそれとは別に作る事業所が多くあります。二つの請求が別の流れで動くため、金額のつじつまを事務所内で合わせる手間が生じます。
集金方法がサービス形態で異なる
施設は口座振替が中心ですが、通所や訪問では家族の都合で現金集金や個別の振込依頼になることがあります。方法が混在すると、誰がいつ払ったかの確認が人の記憶や紙の記録に頼りがちになります。
家族・ケアマネへの説明が発生する
請求額について家族から問い合わせを受けたり、ケアマネジャーに利用実績を照合してもらう場面があります。請求書を発送した後も、内容の説明や再発行に対応する時間が月初から続きます。
請求書発行・集金のシステムに要る機能
- 利用者ごとの請求書をPDFで発行する
- 介護保険の利用者負担分と実費項目を別の欄で表示する
- 月ごとの利用日数や実費の金額を前月から引き継いで入力しやすくする
- 口座振替・現金・振込など集金方法ごとに入金状況を記録する
- 未収金が残っている利用者を一覧で確認する
- 請求書を家族宛てに郵送用またはメール送付用の形式で出力する
- 過去の請求書を利用者単位で検索・再発行する
- ケアマネジャーへ渡す利用実績の確認用資料を出力する
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
国民健康保険団体連合会への介護報酬請求（レセプト作成・送信）は、制度改定への対応や加算の計算が複雑なため、介護事業所向けの専用ソフトに任せるのが安全です。ここを自前の仕組みに置き換えると、制度変更のたびに追従する負担が事業所側にかかります。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
利用者本人や家族宛ての請求書発行と、口座振替・現金・振込の集金結果を記録する部分は、専用ソフトの外側で持つことができます。実費項目を含めた請求書をPDFで出し、未収金を一覧で確認できれば、月末月初の事務はかなり軽くなります。
紙・Excelのままでよい部分
現金集金の際に現場で書く受領メモや、家族との電話でのやり取りの簡単な記録は、紙やExcelのままで十分です。頻度が低く金額も小さいやり取りまでシステム化すると、現場職員の負担が増えてしまいます。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している請求書発行・集金向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
請求書発行・集金に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、請求書発行・集金に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Billing | 請求書をPDFで発行し、専用URLをメールで送って銀行振込やPayPalで支払ってもらうシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage PayLink | 注文を受けると請求書PDFが発行され、そのまま銀行振込やPayPalで決済まで進むページです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Send Invoice | 領収書のPDFを発行し、ダウンロード用のURLをメールで送るシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| odoo | ビジネスの成長を支援するためのオープンソースERPアプリケーションです。 | LGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Firefly III | 個人の財務管理および予算策定を行うためのマネジメントツールです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Akaunting | オンラインで利用可能な会計管理ソフトウェアです。 | Business Source License | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 月末の利用実績締め日を基準に、利用者負担分と実費項目の確認手順を事務所内で決めます。
- 介護報酬請求（レセプト）は専用ソフトの流れを変えず、利用者向け請求書の発行だけを別の仕組みに切り替えます。
- 施設・通所・訪問それぞれで集金方法が違う点を踏まえ、口座振替利用者と現金・振込利用者を分けて登録します。
- 繁忙期である月初の請求書発送と、月末の未収金確認の担当者を事務員の中で決めておきます。
- 家族から問い合わせが来やすい請求内容（実費の内訳など）について、ケアマネジャーとも共有できる形で運用を始めます。
介護事業所の請求書発行・集金、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
介護報酬の請求（レセプト）と利用者への請求書は同じシステムで出せますか。
制度に合わせたレセプト作成は専用ソフトに任せたままにして、利用者本人や家族宛ての請求書だけを別の仕組みで発行する形が現実的です。両方を一つに統合しようとすると、制度改定のたびに影響が広がります。
訪問介護で現場で現金を受け取った場合、どう記録すればよいですか。
受け取った日と金額を現場でメモし、事務所で請求書システムの入金記録に反映する流れが一般的です。現金のやり取り自体は紙の受領メモで残し、システム側では入金済みかどうかの確認に使う形で問題ありません。
実費（食費やおむつ代など）の金額が毎月変わる場合、請求書作成が大変になりませんか。
前月の実費項目を引き継いで数量や金額だけ修正できる仕組みにしておくと、毎月の入力は差分の確認だけで済みます。利用者負担分と実費を別の欄に分けて表示できると、家族への説明もしやすくなります。
介護事業所の他の業務
他の業種で請求書発行・集金を見る: 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社 塾・スクール
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