歯科医院の予約・受付で押さえること
電話対応中に予約表を見失う
診療中でも電話は鳴り続け、受付は患者を待たせながら空き枠を探します。紙やExcelの予約表だと、同時に別の受付が同じ枠に書き込んでしまい、来院時に初めてダブルブッキングが発覚することがあります。
治療内容ごとに枠の長さが違う
クリーニングは短時間で済みますが、初診や外科的処置は長めに取る必要があり、矯正の調整は一定間隔で繰り返し、小児は泣き止むまでの余裕も必要です。同じ15分枠として扱うと、どこかで時間が押して次の患者を待たせることになります。
リコール案内の送り忘れ
定期検診の案内は経営を左右しますが、前回来院日から対象者を手作業で拾い出すのは手間がかかり、繁忙期には後回しになりがちです。案内が遅れると来院間隔が空き、そのまま来院が途絶える患者も出てきます。
キャンセル・無断キャンセルの穴
急なキャンセルや無断キャンセルが出た枠をすぐに埋められないと、その日の稼働が下がります。キャンセル待ちの患者に連絡する手段が電話頼りだと、埋まる前に別の予定を入れられてしまうこともあります。
予約・受付のシステムに要る機能
- ユニット(チェア)ごとの空き状況をまとめて表示する
- 治療内容別に予約枠の長さを設定できる(クリーニング・矯正調整・小児診療など)
- 担当医・衛生士のシフトと予約枠を紐づける
- 同一枠への二重登録を防ぐ排他制御
- 電話予約とWeb・LINE予約を同じ台帳に反映する
- 前回来院日からリコール対象者を抽出し案内を送る
- キャンセル発生時にキャンセル待ちの患者へ連絡する
- 保護者の連絡先を子どもの予約に紐づける
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
保険診療のレセプト(診療報酬の請求)計算やカルテの記録は、歯科用の電子カルテ・レセプトコンピュータが担う領域です。予約とレセプト計算が一体になった専用システムは歯科特有の点数ルールに対応しているため、ここは専用ソフト側に任せ、予約システムとは必要な情報だけをやり取りする形にするのが現実的です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
チェアごとの空き管理、ダブルブッキング防止、治療内容別の枠設定、リコール案内の自動送信は、レセプトを扱わない汎用の予約システムでも十分にまかなえます。カルテ機能を持たないシンプルな予約台帳として導入し、既存のカルテ・レセコンとは別に運用できます。
紙・Excelのままでよい部分
当日の来院順を示すホワイトボードや、待合室での呼び出し表示のような、その場限りで消えてよい簡易な案内は紙のままで十分です。予約の確定情報そのものを紙に依存させないことが肝心です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している予約・受付向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
予約・受付に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、予約・受付に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Reserve | ダブルブッキングを排他ロックで防ぐ、サロン・クリニック・士業向けの予約受付システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Cal.com | あらゆるユーザー向けのスケジューリング基盤を提供するアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| QloApps | ホテル運営を丸ごとオンライン化するオープンソースのホテル管理・予約システムです。PMS・予約エンジン・ホテル公式サイトが1つになっています。 | OSL-3.0 | 多言語対応(PrestaShopベース)。日本語UIの翻訳範囲は導入時に要確認。 | — |
| OpenEMR | 世界で広く使われているオープンソースの電子カルテ（GPL-3.0）。予約・カルテ・請求を扱いますが、日本の保険診療のレセプトには対応していません。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的。 | — |
| MeetingBar | macOSのメニューバーから会議をすぐに確認できるアプリです | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Easy!Appointments | セルフホスト型の予約管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 電話予約とWeb・LINE予約の受付窓口を一本化し、予約情報が一か所に集まる状態を作る
- 一般診療・矯正調整・小児診療それぞれの標準的な所要時間を洗い出し、予約枠の長さとして設定する
- チェア数と担当医・衛生士のシフトをシステムに登録し、ダブルブッキングが起きない運用に切り替える
- リコール対象者の抽出条件(前回来院から何カ月か)を決め、案内の送信タイミングを設定する
- 繁忙期は電話予約と並走させながら、無断キャンセル時の対応ルール(次回予約の扱いなど)を固める
歯科医院の予約・受付、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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保険診療のレセプト請求までこのシステムでできますか。
予約システムだけでは対応できません。レセプト(保険請求)は歯科用のレセプトコンピュータや電子カルテの役割なので、予約の仕組みは別に用意し、必要な情報だけを連携させる形が現実的です。
矯正と一般・小児を同じ予約システムで管理できますか。
できます。治療内容ごとに予約枠の長さや間隔を変えられる仕組みであれば、矯正の調整間隔や小児の短時間診療を同じ予約台帳の上で扱えます。
リコール案内を自動化すると何が楽になりますか。
対象者を手作業で拾い出し、はがきや電話の手配をする作業が減ります。来院から一定期間が過ぎた人を自動で抽出し、案内の送信だけ自動化すれば、予約の確定は従来どおり電話で受けても構いません。
歯科医院の他の業務
他の業種で予約・受付を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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