クリニック・医療の顧客管理で押さえること
法人健診の契約先と対象者名簿
企業の健康診断を受け持つ場合、契約先ごとに対象者名簿、受診期限、未受診者の催促状況を管理する必要があります。担当者がExcelで個別に管理していると、同じ企業の過去の受診履歴や特別な取り決め(当日欠席時の扱いなど)が担当者の頭の中にしかない状態になりやすく、引き継ぎで抜け漏れが起こります。
紹介元医療機関とのやり取り
他の診療所や病院からの紹介で受診する患者がいる業態では、紹介状の受け取りと検査結果・診療結果の返書がセットで発生します。紹介元ごとに返書の期限や過去のやり取りの傾向を把握しておきたいのですが、紙の紹介状とメールが別々に保管されていると、どの紹介元にいつ返書を送ったかが追いにくくなります。
要配慮事項の引き継ぎ
送迎が必要、車椅子対応、言語のサポートが必要といった、電子カルテに記録するほどではないものの窓口で知っておきたい情報は、付箋や口頭での引き継ぎに頼りがちです。担当者が変わると同じ確認を何度も本人に行うことになり、受診者側の負担にもつながります。
再受診・フォローの声かけ
健診の結果説明後に精密検査を勧めた相手や、次回の受診を案内すべき相手が誰で、すでに声をかけたのかどうかが、担当者の記憶やメモ帳に依存していることがあります。声かけの有無が共有されていないと、同じ人に二重に連絡したり、必要な人への案内が漏れたりします。
顧客管理のシステムに要る機能
- 法人(契約先企業)ごとの対象者名簿管理
- 紹介元医療機関の登録と紹介状・返書の履行状況管理
- 要配慮事項(送迎・言語対応等)のメモ共有
- 再受診・精密検査フォローのステータス管理
- 企業との健診契約の更新時期の管理
- 受診者・契約先ごとの対応履歴の一覧表示
- 担当者ごとの入力の承認・下書き機能
- 家族・付随者情報の紐付け
どこを何で持つか
専用ソフトに任せたほうがよい部分
電子カルテとレセコンは、診療記録と保険請求という制度対応の本体であり、置き換える対象ではありません。予約の受け付けや問い合わせの一次対応も、業界向けの予約システムや受付ソフトに任せたほうが安定します。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
法人の健診契約先、紹介元医療機関、要配慮事項、フォロー状況といった、電子カルテやレセコンには収まらない関係性の情報は、自社でデータを持つ顧客管理システムにまとめられます。
紙・Excelのままでよい部分
企業への見積書や請求に添付する一時的な名簿の下書き、健診当日だけ使う受付の控えなど、その場で消費して終わる資料は紙やExcelのままで構いません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している顧客管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
顧客管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、顧客管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| EspoCRM | EspoCRMを日本語で使うための案内。顧客、商談、活動、メール、ワークフローを自社サーバーで管理できます。日本語UIは公式配布に収録。導入手順、ライセンス、項目追加のカスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式配布に日本語UIを収録。 | 触れる |
| Krayin CRM | Krayin CRMを日本語で使うための案内。当社が2,066キーを日本語化して本家へ提出しました。Laravel製で顧客・リード・商談・活動を管理できます。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | MIT | Kurageが2,066キーを日本語化し本家へ提出。 | 触れる |
| Kurage AI Meishi Analysis | スマホで名刺を撮るとAIが12項目を読み取って下書きし、人が承認した分だけ台帳へ入る名刺管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage CRM Agent | 日報を投げるとAIが顧客記録の下書きを作り、人が承認した分だけ台帳に入るCRMです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Deal Desk | 顧客のメールアドレスごとに、商談をAIに相談し、記録を残し、かんばんで状況を管理する案件管理・商談管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Twenty | AI向けに設計されたSalesforceのオープンソース代替CRMです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | 触れる |
導入の進め方
- 健診の繁忙期(春・秋など契約先企業が多く動く時期)の前に、法人契約先の名簿と紹介元医療機関のリストを一つにまとめる作業から始めます。
- 看護師や保健師など現場の担当者と、事務所側で持つべき情報の線引き(電子カルテに書くこと・顧客管理に書くこと)を話し合って決めます。
- 法人健診担当や紹介元対応窓口など、関わる人数が少ない部署から試験的に運用し、入力の手間を確認します。
- 現場で見つかった入力の負担(多忙な時間帯に台帳を開けない等)に合わせて、下書きを自動で作る仕組みなど省力化の方法を検討します。
- 運用が固まったら全体に広げ、電子カルテ・レセコンとは別のシステムとして役割を分けたまま定着させます。
クリニック・医療の顧客管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
電子カルテに顧客情報の機能があるので、別に管理する必要はないのでは？
電子カルテは診療記録のためのシステムで、法人の健診契約や紹介元とのやり取り、フォローの声かけ状況といった診療外の情報は想定されていません。制度対応の本体は電子カルテに残したまま、関係性の情報だけを別に持つ運用が現実的です。
紹介元医療機関との紹介状のやり取りも顧客管理に含めるべきですか？
紹介状そのものの作成や送付は専用の仕組みや電子カルテ側で行うことが多いですが、どの紹介元にいつ返書を送ったか、紹介元ごとの傾向といった履行状況は顧客管理側で把握しておくと引き継ぎがしやすくなります。
看護師や保健師が忙しくて台帳の入力まで手が回りません。
日報やメモから下書きを作り、確認して承認するだけで台帳に反映される仕組みを使うと、現場の入力負担を減らしながら記録を残せます。繁忙期だけ運用が止まる状態を避けられます。
クリニック・医療の他の業務
他の業種で顧客管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 不動産会社 塾・スクール
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