保育園・幼稚園の顧客管理で押さえること
連絡帳アプリとは別に残したい情報
連絡帳アプリやお便りシステムは保護者とのやり取りを記録しますが、兄弟姉妹の在園状況や家庭の事情、アレルギーなど園内の職員同士で共有したい情報は別の場所に置く必要があります。これらは個人情報としての扱いにも注意が必要で、連絡帳とは別に、アクセスできる人を絞った台帳として管理するほうが安心です。
写真販売の履歴と家庭の紐づけ
行事やお散歩の写真販売を外部サービスで行っている園でも、どの家庭がどのクラスの写真を購入したか、兄弟姉妹分をまとめて案内できているかは園側で把握しておきたい情報です。購入履歴を保護者台帳に紐づけておくと、きょうだい割引の案内や、購入漏れの家庭への声かけがしやすくなります。
入園・卒園・転園で情報が大きく動く
多くの園では4月の入園・卒園のタイミングで在園児の情報が一度に入れ替わります。年度末に転園や退園の手続きが重なる時期でもあり、紙やExcelのまま個人で管理していると、誰がどこまで更新したか分からなくなりがちです。卒園児の情報も、小学校への引き継ぎや同窓会の案内のために一定期間残しておく園があります。
担当者が休むと止まる
保護者対応の経緯や家庭ごとの事情は、園長や主任保育士の頭の中やノートに残っていることが多く、休職や異動があると引き継ぎに時間がかかります。誰が対応した相談で、どう答えたかが記録として残っていれば、担当が変わっても同じ説明を保護者に繰り返させずに済みます。
顧客管理のシステムに要る機能
- 園児台帳（氏名・クラス・保護者氏名・連絡先・緊急連絡先）
- 兄弟姉妹の在園状況の紐づけ
- アレルギー・既往症・家庭の事情などの特記事項管理
- 入園・卒園・転園のステータスと時期の記録
- 保護者からの相談・要望・苦情のやり取り履歴
- 写真販売サービスの購入履歴との紐づけ
- 卒園児情報の保存（同窓会・小学校への引き継ぎ用）
- 担当者が変わっても検索できる対応履歴の一覧
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
保護者への連絡帳やお便り配信、登降園管理、写真販売は、すでに使っている専用アプリやサービスに任せるのが現実的です。保護者が直接触れる部分を入れ替えると、使い方の説明からやり直しになり、負担が大きくなります。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
園内だけで使う園児台帳や、相談・要望のやり取り履歴、写真販売の購入履歴の紐づけ、卒園児情報の保存は、保護者が直接触れない事務処理です。自社サーバーに持つ形にしておけば、個人情報を外部サービスに預けず、園の運用に合わせて項目を増やせます。
紙・Excelのままでよい部分
行事ごとの出席確認や、配布物の受け渡しチェックのような、その場限りで使い切る一覧は紙やExcelのままで十分です。毎年同じ形式で作り直すものまでシステム化すると、台帳の更新が余計な手間になります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している顧客管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
顧客管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、顧客管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| EspoCRM | EspoCRMを日本語で使うための案内。顧客、商談、活動、メール、ワークフローを自社サーバーで管理できます。日本語UIは公式配布に収録。導入手順、ライセンス、項目追加のカスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式配布に日本語UIを収録。 | 触れる |
| Krayin CRM | Krayin CRMを日本語で使うための案内。当社が2,066キーを日本語化して本家へ提出しました。Laravel製で顧客・リード・商談・活動を管理できます。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | MIT | Kurageが2,066キーを日本語化し本家へ提出。 | 触れる |
| Kurage AI Meishi Analysis | スマホで名刺を撮るとAIが12項目を読み取って下書きし、人が承認した分だけ台帳へ入る名刺管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage CRM Agent | 日報を投げるとAIが顧客記録の下書きを作り、人が承認した分だけ台帳に入るCRMです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Deal Desk | 顧客のメールアドレスごとに、商談をAIに相談し、記録を残し、かんばんで状況を管理する案件管理・商談管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Twenty | AI向けに設計されたSalesforceのオープンソース代替CRMです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | 触れる |
導入の進め方
- 今Excelやノートに分かれている項目（園児台帳、相談履歴、写真販売の紐づけなど）を園長・主任保育士で洗い出す
- 4月の入園・卒園シーズンを避けた時期（夏から秋頃）に移行作業を計画する
- まず1クラスか一部の家庭分だけで試験的に入力し、使い勝手を確認する
- 問題なければ全クラス分を移行し、担当者が休んでも他の職員が検索できる状態にする
- 卒園・転園のたびに情報をどこまで残すか（同窓会・小学校への引き継ぎ用など）を園内で決めておく
保育園・幼稚園の顧客管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
連絡帳アプリと顧客管理システムは何が違うのですか。
連絡帳アプリは保護者への日々の連絡や写真のやり取りに使うものです。顧客管理は園内の職員同士で、兄弟姉妹の状況や相談の経緯、写真販売の履歴などを記録し、担当が変わっても分かる状態にしておくためのものです。両方を置き換える必要はありません。
法人内に複数の園がある場合、情報を共有できますか。
自社サーバーで一元管理する形にしておけば、法人内の複数園で同じ台帳を共有できます。園ごとにアクセスできる範囲を分けることも可能です。
アレルギーや家庭の事情のような個人情報を記録しても大丈夫ですか。
自社サーバーに保存し、アクセスできる職員を絞っておけば、外部のクラウドサービスに預けるより管理しやすくなります。誰がいつ記録を見たかも把握しやすくなります。
保育園・幼稚園の他の業務
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