不動産会社の顧客管理で押さえること
追客の進み方が担当者の記憶頼みになる
ポータルやレインズからの反響は、問い合わせ直後の温度感が高いうちに連絡を重ねるほど成約につながりやすいものです。ところが連絡した日時や相手の反応をメモに残さないまま次の案件に進むと、次に連絡すべき相手や提案のタイミングが分からなくなります。担当者が複数の反響を同時に抱える時期ほど、この抜けが起きやすくなります。
紹介した物件と内見の履歴が散らばる
一人の顧客に対して何件もの物件を紹介し、内見の日程調整や現地での反応をやり取りすることが多い業務です。これらをメールやLINE、手帳に分けて記録していると、担当者以外には「もう見た物件」と「まだ提案していない物件」の区別がつきません。買主・テナント・オーナーなど立場が変わるとやり取りの中身も変わるため、記録の形がさらにばらつきます。
契約書類との結びつきが切れやすい
顧客管理の情報は、最終的に売買契約書や賃貸借契約書、重要事項説明書といった書類の作成に直結します。顧客台帳と契約書類が別々に保管されていると、契約条件の確認や賃貸契約の更新時期の把握に手間がかかります。管理会社であれば、オーナーとテナント双方の情報を同じ物件に紐づけて追う必要もあります。
エリアの人口データが提案の説得力を左右する
顧客に物件を提案する資料では、周辺の人口動向や世帯構成といったエリアデータを添えることが、納得感につながる場面が多くあります。こうしたデータを都度調べ直すのではなく、顧客台帳や物件情報とあわせて蓄積しておくと、次の提案資料の作成が早くなります。
顧客管理のシステムに要る機能
- 反響（ポータル・レインズ経由・来店）からの顧客登録と追客ステータスの管理
- 紹介した物件・内見日・顧客の反応を時系列で記録
- 売買・賃貸・管理の案件種別ごとに顧客を分類
- 買主・売主・オーナー・テナントなど立場別の属性管理
- 契約書類（売買契約書・賃貸借契約書・重要事項説明書）との紐付け
- 賃貸契約の更新時期・管理委託契約の更新時期のアラート
- 担当者不在時でも履歴を確認できる権限設定
- エリアの人口・世帯データを蓄積して提案資料に活用
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・ポータルに任せたほうがよい部分
レインズへの登録・検索や、SUUMO・at homeなどのポータルへの物件掲載は、業界の基盤として既存の仕組みを使うのが現実的です。反響の受付自体もポータル側の機能に任せ、そこから顧客台帳に取り込む形にすると無理がありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
反響を取り込んだ後の追客状況、物件提案と内見の履歴、契約書類との紐付け、エリアデータの蓄積は自社で持つ部分です。案件が売買・賃貸・管理のどれであっても同じ台帳で追えるようにしておくと、担当者が変わっても経緯が追いやすくなります。
紙・Excelのままでよい部分
現地案内中の手書きメモや、物件オーナーとの電話での簡単な聞き取りなど、その場限りで使う情報は紙のままで構いません。台帳に残すべきは、後から別の担当者が見ても判断材料になる内容です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している顧客管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
顧客管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、顧客管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| EspoCRM | EspoCRMを日本語で使うための案内。顧客、商談、活動、メール、ワークフローを自社サーバーで管理できます。日本語UIは公式配布に収録。導入手順、ライセンス、項目追加のカスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式配布に日本語UIを収録。 | 触れる |
| Krayin CRM | Krayin CRMを日本語で使うための案内。当社が2,066キーを日本語化して本家へ提出しました。Laravel製で顧客・リード・商談・活動を管理できます。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | MIT | Kurageが2,066キーを日本語化し本家へ提出。 | 触れる |
| Kurage AI Meishi Analysis | スマホで名刺を撮るとAIが12項目を読み取って下書きし、人が承認した分だけ台帳へ入る名刺管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage CRM Agent | 日報を投げるとAIが顧客記録の下書きを作り、人が承認した分だけ台帳に入るCRMです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Deal Desk | 顧客のメールアドレスごとに、商談をAIに相談し、記録を残し、かんばんで状況を管理する案件管理・商談管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Twenty | AI向けに設計されたSalesforceのオープンソース代替CRMです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | 触れる |
導入の進め方
- 現在Excelや個人のメモに散らばっている顧客情報と、売買・賃貸・管理それぞれで管理したい項目を洗い出す
- 追客ステータス、物件提案履歴、契約書類との紐付け方法など台帳の項目を設計する
- 引っ越しシーズン前の落ち着いた時期（1〜2月頃）に、一部の案件だけで試験的に運用する
- 宅建士を含む担当者間で、反響を受けてから台帳に入力するまでのルールをそろえる
- 問題がなければ全案件に広げ、既存のExcelデータを移し替える
不動産会社の顧客管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
レインズやポータルの顧客管理と何が違いますか。
レインズやポータルは物件情報の掲載・検索や反響の受付が中心で、反響を受けた後の追客の進み方や、紹介した物件・内見の履歴、契約書類との紐付けまでは追えません。自社の顧客台帳はその後工程を補う役割になります。
エリアの人口データはどうやって台帳に入れますか。
最初は公開されている人口統計などを担当エリアごとに調べて台帳に記録し、提案資料を作るたびに参照する形で始められます。物件や顧客の情報と同じ場所にまとめておくと、次回以降の資料作成が早くなります。
担当者が休んだときに困らないようにするには、何を記録しておけばよいですか。
最低限、反響を受けた経緯、紹介済みの物件と内見の反応、現在の追客段階、次に連絡すべき内容を残しておくと、別の担当者が引き継ぎやすくなります。これらを一つの台帳にまとめておくことが前提になります。
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