歯科医院の案件・工程管理で押さえること
矯正治療は工程が長く、途中経過が見えにくい
検査・診断・装置装着・ワイヤー調整・保定という流れは患者ごとに次回来院のタイミングが異なり、数か月〜数年単位で続きます。紙のカルテや個人の記憶だけで管理すると、調整の予定日や保定への移行時期がずれやすく、担当医が不在のときに進行状況が分からなくなります。
自費診療は見積りから支払いまでの案件として扱う必要がある
インプラントやホワイトニングなどの自費診療は、見積り提示・同意書・施術・支払いという一連の案件として進みます。保険診療とは別の流れで進むため、どの患者がどの段階で止まっているかが分かりにくく、同意は取れているが施術日が決まっていない、といった保留案件が埋もれがちです。
技工物の発注と納期管理が治療の進行を左右する
矯正装置や補綴物は技工所に発注してから納品まで時間がかかり、納期の遅れがそのまま次回来院の予定に影響します。発注日・納期・受け取り状況を個人の手帳やメモで管理していると、技工所への確認が担当者任せになり、予定していた来院日に装置が届かないことがあります。
担当医・衛生士が複数関わるほど引き継ぎの手間が増える
矯正や小児歯科では担当医と衛生士が交代で対応することが多く、前回どこまで説明したか、次回何をする予定かが共有されていないと、患者への説明が食い違ったり同じ確認を繰り返すことになります。
案件・工程管理のシステムに要る機能
- 患者ごとの治療工程(検査・診断・装着・調整・保定など)を一覧表示
- 矯正装置の調整予定・次回来院時期の記録
- 技工物の発注日・納期・受け取り状況の管理
- 自費診療の見積り・同意書・支払い状況の紐付け
- 担当医・衛生士ごとの受け持ち患者の絞り込み表示
- 治療計画の変更履歴の記録
- 小児患者の成長観察・治療開始タイミングのメモ
- 進行が止まっている案件の抽出・一覧表示
どこを何で持つか
電子カルテ・レントゲン管理は専用ソフトに任せる
診療録や口腔内画像、レセプト業務は歯科専用の電子カルテソフトが前提となっており、これを自前のシステムで代替する必要はありません。案件・工程管理はカルテの中身ではなく「どの患者がどの段階にいるか」という進行状況の把握に役割を絞るのが現実的です。
治療工程と技工物の進行はOSSや買い切りシステムで持てる
矯正や自費診療の工程、技工所への発注状況、自費案件の見積り〜支払いの進み具合は、電子カルテに含まれないことが多く、別途カンバンやボード形式のシステムで管理すると見通しが良くなります。院内で持つ分だけなので、月額課金のない買い切り型や自社サーバーで動くOSSが向いています。
簡単な技工所への発注書はExcelのままでよい
技工所ごとに決まったフォーマットで送る発注書や、院内だけで使う簡単なメモ書きは、わざわざシステム化しなくてもExcelや紙のままで十分です。重要なのは発注した事実と納期が工程管理の側に記録として残ることです。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している案件・工程管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
案件・工程管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、案件・工程管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Plane | Planeを日本語で使うための案内。課題・サイクル・モジュール・文書をまとめて管理できます。公式の日本語UIがあり、当社はPlane JP Deployment Kitを公開しています。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式日本語UIあり。Plane JP Deployment Kitを公開。 | — |
| AppFlowy | AppFlowyを日本語で使うための案内。Notion代替のオープンソース・ワークスペースの日本語対応状況、セルフホストの導入手順、ライセンス、AI機能、カスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Wekan | Meteorで構築されたオープンソースのカンバンボードアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| OpenProject | 製品やプロジェクト、ポートフォリオを管理するためのオープンソースソフトウェアです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Planka | Trelloの代替になる、自社サーバーで動くカンバン型タスク管理OSS。プロジェクト→ボード→リスト→カードの構造、担当者・ラベル・期限・チェックリスト・添付、リアルタイム反映を備えます。 | PLANKA Community License v1.1（商用ライセンスあり） | 本家同梱の日本語は実測約88%（483キー中56キー未訳）。残り56キーを当社が全訳し planka-jp(github.com/katsushi2441/planka-jp) で公開、本家へPR提案中。 | — |
| leantime | 目標達成に特化した、誰でも使いやすいプロジェクト管理システムです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
導入の進め方
- 矯正・自費診療・小児歯科のそれぞれで、治療の工程区分(検査→診断→装着→調整→保定など)をまず決める
- 現在進行中の矯正患者・自費診療の案件を洗い出し、今どの工程にいるかを登録する
- 技工所への発注日・納期・受け取りの記録方法を決め、既存の発注の仕組みと紐付ける
- まずは矯正治療の患者だけなど対象を絞って運用し、担当医・衛生士の間で使い方を揃える
- 運用が定着したら自費診療や小児歯科にも対象を広げ、進行が止まっている案件を定期的に棚卸しする
歯科医院の案件・工程管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
電子カルテとは別に案件・工程の管理が必要ですか
電子カルテは診療の記録が中心で、矯正の調整予定や技工物の発注状況、自費診療の見積り〜支払いの進み具合までは管理していないことが多いです。カルテとは別に、治療の進行状況だけを一覧できる仕組みを持つと、担当者に聞かずに状況が分かります。
技工所とのやり取りもこの仕組みに入れられますか
発注日・納期・受け取り状況を案件の工程の一つとして記録することができます。技工所とのやり取り自体は電話やメールで行ったままで構いません。記録だけをシステム側に残せば、納期の遅れによる来院予定の調整が早く見えてきます。
小児歯科の成長観察のような長期の経過もまとめられますか
治療を始める前の経過観察期間も一つの案件として登録し、次に確認すべき時期をメモしておくことができます。保護者への説明内容を変更履歴として残しておけば、担当者が変わっても同じ説明を繰り返さずに済みます。
歯科医院の他の業務
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