製造業・町工場のシステム｜図面・工程・在庫の外側を整える

日報と現場報告の転記に追われる

町工場の事務では、現場からの作業報告や検査記録が紙やホワイトボードで管理され、事務員が内容を聞き取って転記する作業に時間がかかります。事務員が内容を聞き取って転記する作業に時間がかかります。図面や仕様変更の伝達も口頭やメモで行われることが多く、どの版が最新かを確認する手間が発生します。在庫や工程の進み具合も、現場を見て回って確認する運用がよく見られます。

専用の生産管理ソフトとその外側

生産管理システムや受発注ソフトは、工程の進捗や原価計算、材料の発注といった生産管理の本体を担うのに向いています。一方で、現場の作業報告を日次で集約する仕組みや、担当者が持つ段取りのノウハウを残す引き継ぎの記録、勤怠の管理、会議の議事録、取引先との名刺や問い合わせのやり取りは、専用ソフトの対象外として事務の手作業に残りがちです。

制度・決まりで気をつける所

部品加工や組立の受託では、下請代金支払遅延等防止法の対象となる取引があり、発注内容や支払期日を書面やデータで明確に残すことが求められます。取引先から預かる図面や仕様は、秘密保持契約の対象として扱いの範囲を社内で共有しておく必要があります。請求書や見積書を電子データでやり取りする場合は、電子帳簿保存法に沿った保存の仕方も合わせて確認しておくと安心です。

どこから手を付けるとよいか

図面・工程・在庫を管理する生産管理の仕組みは、すでに動いているものを無理に入れ替えず活かすのが現実的です。その手前にある、現場の日報を集める作業、ベテランの持つ段取りや調整のコツを引き継ぎの記録として残す作業、勤怠の集計といった事務から手を付けると、生産管理本体に手を加えずに済み、現場の負担も小さくできます。

製造業・町工場の業務から選ぶ

勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 予約・受付電話予約の聞き取りとダブルブッキングに追われている 会議の議事録会議の議事録づくりに毎回30分以上かかり、結局書かれないまま流れる 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い 名刺管理もらった名刺が箱に溜まったままで、会社の資産になっていない 社内の情報共有連絡が口頭とLINEと掲示板に分かれ、見た人と見ていない人が生まれる 書類の電子化・文書管理紙の書類とスキャンPDFが混在し、探す時間が積み上がっている 電子契約契約書の郵送・押印の往復で、着手が1週間遅れる マニュアル・手順書作業手順が人によって違い、新人教育のたびに同じ説明をしている 案件・工程管理どの案件がどこまで進んでいるか、担当者に聞かないと分からない 在庫・発注在庫はExcel台帳で、欠品と過剰在庫が同時に起きる 引き継ぎ・属人化対策その人しかできない仕事があり、退職のたびに知識が消える 現場記録・作業報告の集約現場からの報告が紙とLINEでばらばらに届き、集計や請求のたびに転記している

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よくあるご質問

生産管理システムを入れていれば、ほかのITは不要ですか？

生産管理システムは工程・原価・受発注を担いますが、日報の集約、引き継ぎの記録、勤怠管理、会議の議事録、名刺管理などは対象外のまま残ることが多く、これらは別の仕組みで補うことになります。工場によっては、日報だけ先に電子化して様子を見る進め方もよく見られます。

下請法はどんな場合に関わってきますか？

他社から部品の加工や組立を委託される取引では、発注内容や支払期日の明確化が求められる場面があり、取引の形によって下請代金支払遅延等防止法の対象になることがあります。契約や注文書の記載を見直す際の確認点になります。

紙の作業日報を電子化するメリットは何ですか？

現場の記録を電子化すると、工程の遅れや不良の発生を後から確認しやすくなり、引き継ぎや原価の振り返りにも使えます。生産管理システムの入力の手前にある集計作業の負担も減らせます。朝礼や引き継ぎの場で、前日の記録をそのまま確認できるようにする工場もあります。

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