製造業・町工場の書類の電子化・文書管理で押さえること
図面の版管理が最初の壁
図面は受注ごとに改訂が入りやすく、紙で出力したものと後から来たスキャンPDFが別々に保管されていると、どちらが最新版か分からなくなります。古い図面のまま加工を始めてしまうと手直しや材料の無駄につながるため、版を揃えて管理できる仕組みが欠かせません。
検査記録・工程記録を後から探す機会が多い
品質保証やクレーム対応のため、過去の検査記録や加工条件を品番やロット単位で見返す場面が少なくありません。紙のファイルやバラバラに保存されたPDFのままでは、該当する一枚を探すだけでかなりの時間がかかります。
取引先ごとに書類の形式がまちまち
図面のフォーマットや納品書・検査成績書の体裁は取引先によって異なり、届くスキャンPDFの名前も統一されていないことが多いです。受け取った時点でファイル名や保管場所のルールを決めておかないと、電子化しても検索性が上がりません。
生産管理の本体とは分けて考える
受注・工程・在庫・原価を管理する生産管理システムはすでに運用されていることが多く、そこに文書管理の機能を無理に追加する必要はありません。日報や引き継ぎ、検査記録などの周辺書類を別の仕組みで電子化するほうが、現場への負担が小さく現実的です。
書類の電子化・文書管理のシステムに要る機能
- 品番・取引先・工程名で書類を検索できる
- 図面の新旧版を区別して保管できる
- スキャナや複合機から直接取り込める
- OCRで紙の文字も検索対象にできる
- PDF・写真・Excelなど形式が混在したファイルをまとめて保管できる
- 現場のタブレットや端末からも閲覧できる
- 事務所と現場でアクセス権限を分けられる
- 取引先ごとにフォルダや保管ルールを分けて管理できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
受注から工程、在庫、原価までを管理する生産管理システムや、図面そのものを作成・管理するCAD/CAMは、すでに専用のソフトが入っていることが多く、そこに文書管理を無理に統合する必要はありません。生産管理の本体はそのまま使い続けるのが現実的です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
日報や引き継ぎ、検査記録、取引先から届くスキャンPDFの保管・検索といった周辺の書類は、軽量な文書管理システムで十分に対応できます。スキャン文書を取り込んで品番や工程名で探せるようにする部分から始めると、現場の負担も小さく済みます。
紙・Excelのままでよい部分
現場の簡単な作業メモや、治具・工具の貸し出し表のような社内だけで使う一時的な記録は、紙やExcelのままでも実用上の問題は少ないです。頻繁に参照し直すものだけを優先して電子化すれば十分です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している書類の電子化・文書管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
書類の電子化・文書管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、書類の電子化・文書管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| localsend | 異なるデバイス間でファイルを送受信できるオープンソースのクロスプラットフォームアプリです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| paperless-ngx | スキャン、索引作成、アーカイブが可能な文書管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| filebrowser | 指定したディレクトリ内のファイルをブラウザ上で管理できるファイルマネージャーです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| PairDrop | セットアップや会員登録不要でファイルを送受信できるクロスプラットフォームツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| ownCloud | ファイル共有や同期機能を提供するownCloudのウェブサーバーコアです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| onionshare | Torネットワークを利用して安全かつ匿名にファイル共有やWebサイト公開ができるツールです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まず日報・引き継ぎ・検査記録など、生産管理の本体に手を付けずに紙の運用を洗い出す
- 現場でよく探し直す書類（図面・検査記録）を優先してスキャン・電子化する
- 受注の繁忙期や棚卸・検収の時期を避けて導入する
- 現場のタブレットや端末からも閲覧できるようにし、事務所だけで完結させない
- ファイル名や保管場所のルールを事務所と現場で合わせて運用を固める
製造業・町工場の書類の電子化・文書管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
CADデータと紙の図面、両方をどう管理すればよいですか。
CADデータはCAD/CAMのソフト側で管理し、文書管理システムには紙図面のスキャンや出力したPDFを「参照用」として保管する役割分担にすると、二重管理による混乱を避けられます。
生産管理システムを入れ替える必要がありますか。
書類の電子化だけであれば、生産管理システムの入れ替えは必要ありません。既存の生産管理はそのまま使い、日報や検査記録などの周辺書類だけを別の仕組みで電子化するのが現実的です。
取引先から届くスキャンPDFはどう扱えばよいですか。
届いたPDFを品番や取引先名でファイル名を統一してから文書管理システムに取り込んでおくと、あとから検索しやすくなります。OCR機能があれば、文字そのものも検索の対象にできます。
製造業・町工場の他の業務
他の業種で書類の電子化・文書管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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