製造業・町工場の請求書発行・集金で押さえること
検収待ちで月末に集中する請求書
工程が終わっても、得意先の検収書が届くまで請求金額が確定しないことが多く、月初に作業予定だった請求書が検収の遅れでそのまま月末に持ち越されることがあります。複数の得意先の検収タイミングが重なると、担当者が一人で抱え込みがちで、発行の遅れがそのまま入金の遅れにつながります。
得意先ごとに違うフォーマットと締め日
大手の得意先からは専用フォーマットやEDI経由での請求書提出を求められることがあり、町工場側で一本化できないまま個別対応が積み重なります。締め日や支払サイトも得意先ごとに異なるため、どの請求書がいつ入金されるかを一覧で把握しづらくなります。
外注費・有償支給材料との相殺
外注先に出した工程の費用や、得意先から有償で支給された材料の代金を請求書の中で相殺する必要がある場合、単純な金額の請求書では済みません。図面番号やロットごとに加工費と材料費を分けて計算し、相殺後の金額で請求する手間が発生します。
振込・手形・でんさいが混在する入金確認
得意先によって振込、手形、でんさい(電子交換所)と支払方法が違い、入金のタイミングも請求額どおりとは限りません。消込を手作業で行っていると、誰からの入金か分からない金額や、支払いが漏れている得意先に気づくのが遅れがちです。
請求書発行・集金のシステムに要る機能
- 得意先別の請求書フォーマット出力
- 検収書を基にした請求金額の確定・発行
- 図面番号・ロット番号単位での請求項目管理
- 振込・手形・でんさいに対応した入金確認
- 外注費・有償支給材料の相殺計算
- 未収金・未入金の一覧表示
- 請求書PDFの発行とメール送付
- 得意先ごとの締め日・支払条件の管理
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
得意先が指定するEDIや専用フォーマットへの対応、手形・でんさい(電子交換所)の管理は、それぞれの仕組みに合わせた専用サービスに任せるのが確実です。生産管理ソフトの本体を入れ替えてまで請求書機能を揃える必要はなく、既存の仕組みと請求書発行を分けて考えるのが現実的です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
検収後の金額をもとに請求書PDFを発行し、得意先にメールで送って入金を確認するまでの流れは、オープンソースや買い切りのシステムに持たせやすい部分です。図面番号やロット単位の項目、未収金の一覧といった町工場特有の管理も、この範囲であれば自前のシステムで対応できます。
紙・Excelのままでよい部分
検収書の原本管理や、得意先ごとの特殊な相殺計算のメモ、口頭で確認した支払いの経緯などは、紙やExcelで残しておいても支障はありません。すべてをシステムに寄せようとせず、頻度の低いやり取りは今までの方法を残すほうが混乱を招きません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している請求書発行・集金向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
請求書発行・集金に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、請求書発行・集金に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Billing | 請求書をPDFで発行し、専用URLをメールで送って銀行振込やPayPalで支払ってもらうシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage PayLink | 注文を受けると請求書PDFが発行され、そのまま銀行振込やPayPalで決済まで進むページです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Send Invoice | 領収書のPDFを発行し、ダウンロード用のURLをメールで送るシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| odoo | ビジネスの成長を支援するためのオープンソースERPアプリケーションです。 | LGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Firefly III | 個人の財務管理および予算策定を行うためのマネジメントツールです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Akaunting | オンラインで利用可能な会計管理ソフトウェアです。 | Business Source License | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まず自社から発行する請求書の発行とメール送付だけをデジタル化し、得意先側のフォーマットやEDIには手を加えません。
- 検収書が届いた分から請求金額を確定させる運用に合わせ、検収待ちの件数を一覧で見られるようにします。
- 繁忙期で現場が止められない時期を避け、事務所の手が空く時期に得意先を数社だけ選んで試します。
- 振込・手形・でんさいなど支払方法ごとに入金確認の手順を揃え、未収金が残っている得意先を定期的に見返します。
- 生産管理ソフト本体や図面・工程管理はそのままにし、請求書発行の部分だけを切り出して運用を固めます。
製造業・町工場の請求書発行・集金、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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得意先ごとに違う請求書フォーマットにも対応できますか
自社から発行する分の請求書であれば、得意先ごとにレイアウトや記載項目を変えて出力することができます。ただし得意先側のEDIシステムへの直接連携までは別の仕組みが必要になることが多く、そこは専用サービスと分けて考えるのが現実的です。
検収書が届く前の分はどう扱えばいいですか
検収が済んでいない工程は請求金額が未確定のまま一覧に残しておき、検収書が届いた時点で金額を確定させて請求書を発行する流れにするのがよく伺う方法です。未確定分と確定分を分けて見られるようにしておくと、月末の集中を減らせます。
手形やでんさいでの支払いも管理できますか
手形やでんさい(電子交換所)そのものの発行・管理は専用の仕組みに任せ、請求書発行のシステム側では「どの請求書に対してどの支払方法で入金予定か」を記録して未収金の確認に使う形がよく伺う運用です。
製造業・町工場の他の業務
他の業種で請求書発行・集金を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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