製造業・町工場の予約・受付で押さえること
電話一本で決まる来客予定
営業の訪問、材料屋の打ち合わせ、客先からの問い合わせなど、用件の異なる電話が同じ代表番号に集中します。受けた人がその場で空き時間を判断して予定表に書き込むため、別の人が別の予定を入れてしまい、気づいたときには同じ時間に二件の来客が重なっていることがあります。
客先検査員の立会い日程
客先の品質保証担当者が工場に来て検品する立会検査は、生産ラインの段取りと合わせて日程を決める必要があります。検査日が決まった後に生産計画が変わると再調整が発生し、事務所と現場の両方に電話で確認を取り直す手間が生じます。
外注・資材搬入トラックの受け入れ
材料屋、外注先、運送便が別々に到着時間を電話で伝えてきます。荷受けスペースや積み下ろしに使えるフォークリフトの数には限りがあるため、時間が重なると搬入作業が滞り、生産の着手が遅れる原因になります。
設備保守・点検業者の訪問
機械メーカーや保守業者の点検は、対象の機械を止めている時間に合わせて予約する必要があります。稼働中の機械を急に止められないため、生産予定を把握している現場の担当者を通さずに予約を取ると、当日になって立ち会えないことがあります。
予約・受付のシステムに要る機能
- 来客種別(営業・検査・納品・保守)ごとの予約枠の管理
- 同じ時間帯への予約を防ぐ排他ロック
- 来客予定を事務所と現場の両方で確認できる共有カレンダー
- 機械停止予定と紐づけた保守・点検予約の表示
- 電話対応者向けの空き時間一覧表示
- 前日・当日のリマインド通知
- 来訪者の会社名・用件・担当者の記録
- 検査立会いの予定と結果の履歴保存
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
生産計画そのものや工程の順序づけは、既存の生産管理ソフトや工程管理ソフトの役割です。予約・受付の仕組みをそこに無理に組み込むのではなく、別建てにしたうえで必要な予定だけを連携させる形が現実的です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
来客・検査立会い・保守訪問の予約枠を作り、重複を防ぎ、事務所と現場で同じ予定を見られるようにする部分は、小さなシステムで十分に持てます。電話で受けた予定をその場で登録できれば、書き込み漏れや二重登録を減らせます。
紙・Excelのままでよい部分
来訪者ごとの細かい応対メモや、工場見学の際の案内資料の準備チェックなど、件数が少なく流用の効かない記録は、これまでの紙やExcelのやり方を続けても支障はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している予約・受付向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
予約・受付に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、予約・受付に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Reserve | ダブルブッキングを排他ロックで防ぐ、サロン・クリニック・士業向けの予約受付システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Cal.com | あらゆるユーザー向けのスケジューリング基盤を提供するアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| QloApps | ホテル運営を丸ごとオンライン化するオープンソースのホテル管理・予約システムです。PMS・予約エンジン・ホテル公式サイトが1つになっています。 | OSL-3.0 | 多言語対応(PrestaShopベース)。日本語UIの翻訳範囲は導入時に要確認。 | — |
| OpenEMR | 世界で広く使われているオープンソースの電子カルテ（GPL-3.0）。予約・カルテ・請求を扱いますが、日本の保険診療のレセプトには対応していません。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的。 | — |
| MeetingBar | macOSのメニューバーから会議をすぐに確認できるアプリです | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Easy!Appointments | セルフホスト型の予約管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 現在、電話予約をどのように予定表へ書き込み、誰が確認しているかを洗い出す
- 来客の種類(営業・検査・納品・保守)ごとに予約枠を分けて整理する
- 事務所と現場の両方で見られる予約カレンダーを一部の来客種別から試しに使ってみる
- 決算期や客先の検査が集中する時期の予約の重なり方を確認し、枠の取り方を調整する
- 電話対応者が不在でも予約内容を確認できるよう、現場の責任者にも共有範囲を広げる
製造業・町工場の予約・受付、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
客先検査員の立会い予約も同じシステムで管理できますか
予約の種類を分けて登録できるシステムであれば、検査立会いも通常の来客予約と並べて管理できます。検査日が生産計画の変更で動いた場合も、予約を直接修正すれば事務所と現場の双方にすぐ反映されます。
機械が稼働している時間は予約できないようにできますか
保守・点検の予約枠を機械ごとに分けて用意し、稼働予定と重なる時間を塞いでおけば、稼働中の機械への訪問予約を防げます。稼働予定の反映は手作業での更新が必要です。
今まで電話でしか予約してこない客先にはどう対応すればよいですか
客先の予約方法を変える必要はありません。電話で受けた内容を事務員がその場でシステムに登録する形にすれば、受け方は今までと同じまま、重複だけを防げます。
製造業・町工場の他の業務
他の業種で予約・受付を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。本ページは当社が独自にまとめた情報であり、各提供元が監修するものではありません。
