整骨院・整体院の請求書発行・集金で押さえること
回数券の消化と請求のタイミング
回数券は購入時にまとめて請求書を発行する場合と、利用都度に差し引く場合があり、残数が切れた時点で追加購入の請求書を出す必要があります。予約のキャンセルや施術者の変更で消化ペースが前後すると、請求書を出すタイミングを見失いやすく、月末にまとめて作業すると漏れが出やすくなります。
保険診療分との線引き
保険が適用される施術と、自費のメニューや回数券が同じカルテの中に混在するため、請求書を発行する範囲を毎回切り分ける必要があります。保険分はレセプトとして別の請求先に回るため、自費分だけを抜き出して請求書や領収書を作る作業が独立して発生します。
現金・振込・キャッシュレスが混在する集金
施術直後に現金で受け取る、回数券購入時に振込を案内する、キャッシュレス決済を使うなど支払い方法が混在します。どの顧客がどの方法でいつ支払ったかを一覧で追わないと、入金確認が後回しになり、未収のまま次の来院を迎えてしまうことがあります。
院長や受付一人での対応
多くの院では施術者や院長が受付や会計も兼ねているため、施術の合間に請求書の作成や送付、入金確認をこなす必要があります。専用のポータルに頼ると顧客情報がポータル側に残り、自院の台帳として蓄積されないまま、再来時の案内に活かしづらくなります。
請求書発行・集金のシステムに要る機能
- 回数券の残数と有効期限を請求書に連動させて表示する
- 自費メニューと保険適用施術を分けて請求書を作成する
- 回数券購入時の一括請求と都度消化分の請求を両方扱える
- 現金・銀行振込・キャッシュレス決済の受け取り方法ごとに入金状況を記録する
- カルテ番号や顧客台帳と請求書を紐づけて再来時に履歴を参照できる
- PDFの請求書・領収書をメールやLINEで送付できる
- 回数券の残数切れや未収金が近づいたら通知する
- 月末の集計時に未入金一覧を抽出できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
保険診療分のレセプト作成や請求、審査機関とのやり取りは、整骨院向けの専用システムや請求代行に任せるのが確実です。カルテの記載内容と保険請求の整合性を取る部分は、業務の正確さが求められるため、専用ソフトの機能に依存したほうが安全です。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
自費メニューや回数券の請求書・領収書の発行、入金状況の記録は、自院の顧客台帳と合わせて自社で持つことができます。PDFでの発行や振込・決済ページの案内までを自院の仕組みで行えば、顧客の購入履歴がポータルに流出せず、再来時の案内にも使えます。
紙・Excelのままでよい部分
回数券の券面管理や、来院時に受付で渡す簡単な受領メモなどは、紙のまま運用しても支障はありません。顧客数が少ない院では、月ごとの入金チェック表をExcelで作る程度で十分な場合もあります。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している請求書発行・集金向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
請求書発行・集金に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、請求書発行・集金に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Billing | 請求書をPDFで発行し、専用URLをメールで送って銀行振込やPayPalで支払ってもらうシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage PayLink | 注文を受けると請求書PDFが発行され、そのまま銀行振込やPayPalで決済まで進むページです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Send Invoice | 領収書のPDFを発行し、ダウンロード用のURLをメールで送るシステムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| odoo | ビジネスの成長を支援するためのオープンソースERPアプリケーションです。 | LGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Firefly III | 個人の財務管理および予算策定を行うためのマネジメントツールです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
| Akaunting | オンラインで利用可能な会計管理ソフトウェアです。 | Business Source License | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 回数券と自費メニューの請求書を、保険診療分と分けて発行できる形に整理する
- 顧客台帳(カルテ番号・連絡先・回数券残数)をシステムに登録し、請求書と紐づける
- 施術の少ない時間帯や休診日を使って、既存の回数券・自費分のデータを移行する
- 現金・振込・キャッシュレスごとの入金確認方法を受付担当者と決めておく
- 回数券の残数切れが近い顧客への請求書発行と再来案内を併せて運用に乗せる
整骨院・整体院の請求書発行・集金、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
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保険診療分の請求も同じシステムで発行できますか
保険診療分はレセプトとして審査機関に請求する仕組みのため、このページで扱う請求書発行とは別の処理になります。自費メニューや回数券の請求書・領収書だけを切り分けて管理する形が実務に合います。
回数券の残数管理と請求書は連動させる必要がありますか
残数が切れるタイミングで追加の請求書を出す院が多いため、残数と請求書の発行履歴を合わせて確認できると、声かけのタイミングを逃しにくくなります。別々に管理している院では、残数切れの直前に慌てて確認する作業が増えがちです。
受付が一人の日でも運用できますか
請求書の作成や送付をPDFの発行とメール送付で済ませる形にしておくと、施術の合間の短い時間でも対応しやすくなります。入金確認も一覧で見られるようにしておけば、月末にまとめて確認する負担を減らせます。
整骨院・整体院の他の業務
他の業種で請求書発行・集金を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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