整骨院・整体院の予約・受付で押さえること
施術中の電話対応が後回しになる
施術者がお客様の体に触れている間は電話に出られず、折り返しのタイミングで予約枠がすでに埋まっていたり、聞き取った時間を伝え忘れたりすることがあります。受付と施術を兼任する小規模院ほど、この隙間で予約の行き違いが生まれやすくなります。
複数の施術者・ベッドの予約枠が重なる
柔道整復師や鍼灸師が複数名いる院では、誰がどの時間にどのベッドで対応できるかを把握せずに予約を受けてしまうと、来院時に施術者が別の患者に当たっていて待たせることになります。紙の予約表では枠の空きを一目で確認しづらく、口頭確認に頼る運用が続きがちです。
回数券の残数と次回予約が結びついていない
回数券を購入したお客様の来院ペースは個人差があり、残数を見ながら次回の予約を促す必要があります。予約表と回数券の管理が別々になっていると、残数を忘れたまま予約を取ってしまい、会計時に慌てて確認する場面が出てきます。
予約表とカルテの紐付けが手作業になる
来院時に前回の施術内容や注意事項を確認してから対応する院では、予約表だけでは情報が足りず、紙カルテを別途探し出す手間がかかります。予約の変更やキャンセルがあった際も、カルテ側への反映を忘れると次回対応で確認が漏れることがあります。
予約・受付のシステムに要る機能
- 空き時間枠の自動表示と重複チェック
- 施術者・ベッド単位での予約枠管理
- 排他制御によるダブルブッキング防止
- 回数券の残数表示と連携
- 電話・Web・窓口からの予約を一つの台帳に集約
- SMS・LINEでの予約確認とリマインド送付
- 当日キャンセル・無断キャンセルの履歴記録
- 複数店舗・複数施術者のスケジュール一覧表示
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
ホットペッパービューティーのような集客ポータルや、整骨院向けの専用予約サイトは、新規のお客様に見つけてもらう入口として役立ちます。集客そのものや決済代行、口コミ対応はポータル側の強みなので、無理に自前で作り直す必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
予約枠の管理とダブルブッキング防止、回数券と連動した自院の顧客台帳は、ポータルに依存せず自院で持っておきたい部分です。ポータル経由の予約がそのまま自院の顧客データとして蓄積されないと、次回来院の声かけや回数券の残数管理が属人的になってしまいます。
紙・Excelのままでよい部分
当日の施術者の細かい動き（休憩のタイミングや体調による微調整など）を書き込む手元メモは、紙やホワイトボードのままで十分です。予約枠そのものはシステムで管理しつつ、現場での臨機応変な調整メモは紙に残す運用でも支障はありません。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している予約・受付向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
予約・受付に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、予約・受付に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage Reserve | ダブルブッキングを排他ロックで防ぐ、サロン・クリニック・士業向けの予約受付システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Cal.com | あらゆるユーザー向けのスケジューリング基盤を提供するアプリケーションです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| QloApps | ホテル運営を丸ごとオンライン化するオープンソースのホテル管理・予約システムです。PMS・予約エンジン・ホテル公式サイトが1つになっています。 | OSL-3.0 | 多言語対応(PrestaShopベース)。日本語UIの翻訳範囲は導入時に要確認。 | — |
| OpenEMR | 世界で広く使われているオープンソースの電子カルテ（GPL-3.0）。予約・カルテ・請求を扱いますが、日本の保険診療のレセプトには対応していません。 | GPL-3.0 | 多言語対応。日本語翻訳は部分的。 | — |
| MeetingBar | macOSのメニューバーから会議をすぐに確認できるアプリです | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Easy!Appointments | セルフホスト型の予約管理システムです。 | GPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- まず電話・Web・窓口のどこから入った予約も1つの台帳に記録する運用に統一します。
- 施術者ごと・ベッドごとの予約枠をシステム上に設定し、重複登録ができないようにします。
- 回数券の残数を予約台帳に連動させ、予約時点で次回案内ができるようにします。
- 土日や夕方などの繁忙帯は、受付担当者が施術を兼任する時間帯を考慮して予約の受付可能時間を分けて設定します。
- 導入後は数週間、紙の予約表と並行運用し、ダブルブッキングが実際に減ったかを確認してから紙を手放します。
整骨院・整体院の予約・受付、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
ポータルからの予約と電話予約を同じ台帳で管理できますか。
ポータル側のAPI連携に対応したシステムであれば、ポータル経由の予約も自院の予約台帳に取り込めます。連携がない場合でも、ポータルの予約確定メールを見て受付担当者が台帳に転記する運用で対応している院が多いです。
回数券の管理も同じシステムでできますか。
予約システムの中に回数券の残数管理機能を持たせておくと、予約を取る際にその場で残数を確認できて便利です。回数券の販売や会計処理まで一体で行うかは、既存の会計システムとの分担を考えて決めるとよいでしょう。
施術者が増えたとき、予約の枠管理は複雑になりませんか。
施術者ごとに対応できる時間帯やベッドをあらかじめ登録しておけば、人数が増えても予約を受ける側が空き状況を都度確認する手間は増えません。むしろ人数が増えるほど、紙の予約表より重複を防げる仕組みの効果が大きくなります。
整骨院・整体院の他の業務
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