整骨院・整体院のシステム｜予約・カルテ・回数券の外側を整える

予約・カルテ・回数券の管理に時間がかかる所

予約は電話・ポータル・院頭の三系統から入ることが多く、空き状況の反映がずれると重複受付が起きます。カルテは施術者ごとに書き方が異なりやすく、担当が変わると引き継ぎに時間がかかります。回数券は紙の台帳や会員カードで管理している院もまだ多く、残回数の確認や有効期限の案内に手間がかかります。

専用ソフトが担う所と、外側に残る事務

予約・来院履歴・カルテ・回数券残数を一体で管理する業界の専用ソフトは多くの院で導入されています。一方で、月謝や回数券の請求書発行、スタッフ間の伝達、紙の問診票や同意書の電子化、スタッフ退職時の引き継ぎといった事務は、専用ソフトの外側に残り、Excelや紙で個別に対応されがちです。

保険請求と自由診療の違いに気をつける所

整骨院では柔道整復師が行う施術について健康保険の療養費を扱う場合があり、鍼灸では医師の同意書が関わる場合があります。一方で整体や自由診療分は保険の対象外です。保険扱いと自由診療扱いの記録・会計が混在しやすく、台帳や請求の管理を分けて運用する必要があります。

どこから手を付けるか

まずは顧客台帳を自院側に持つことから始めるとよいです。ポータル経由の予約情報を取り込み、来院履歴・回数券残数・連絡先をひとつの台帳にまとめておくと、再来の声かけや施術者の引き継ぎがしやすくなります。その上で、請求書発行や情報共有など専用ソフトの外側にある事務を順に整えていく進め方が無理がありません。

整骨院・整体院の業務から選ぶ

勤怠管理タイムカードと紙のシフト表で、締め日の集計に時間を取られている 予約・受付電話予約の聞き取りとダブルブッキングに追われている 会議の議事録会議の議事録づくりに毎回30分以上かかり、結局書かれないまま流れる 問い合わせ対応問い合わせメールを個人の受信箱で受けていて、対応漏れ・二重返信が起きる 顧客管理顧客情報がExcelと個人の記憶に散らばっていて、担当が休むと止まる 請求書発行・集金請求書の作成・送付・入金確認が月末に集中し、回収漏れが怖い 社内の情報共有連絡が口頭とLINEと掲示板に分かれ、見た人と見ていない人が生まれる 書類の電子化・文書管理紙の書類とスキャンPDFが混在し、探す時間が積み上がっている 電子契約契約書の郵送・押印の往復で、着手が1週間遅れる マニュアル・手順書作業手順が人によって違い、新人教育のたびに同じ説明をしている 案件・工程管理どの案件がどこまで進んでいるか、担当者に聞かないと分からない 引き継ぎ・属人化対策その人しかできない仕事があり、退職のたびに知識が消える 商圏分析・出店判断出店や営業エリアの判断が、経験と勘に頼ったままになっている 現場記録・作業報告の集約現場からの報告が紙とLINEでばらばらに届き、集計や請求のたびに転記している

よくあるご質問

予約・カルテ管理のソフトを導入していれば、顧客台帳は別に持たなくてもよいですか。

専用ソフトの中にもデータはありますが、ポータル経由の予約情報と院独自の来院履歴が分かれてしまうことがあります。自院側で来院履歴・回数券の状況をまとめた台帳を持っておくと、ポータルへの依存を下げ、再来の案内や施術者間の引き継ぎがしやすくなります。

保険扱いの施術録と自由診療の記録は、同じ場所で管理してよいですか。

保険請求に関わる記録と自由診療分の記録は、確認や会計の流れが異なるため、同じ台帳内でも区分がわかる形で管理することをおすすめします。専用ソフトによっては区分管理の機能があるので、運用ルールを院内で決めておくと混同を防げます。

回数券の残回数管理を紙からデジタルに移すメリットは何ですか。

紙の台帳やカードでは残回数の確認に時間がかかり、有効期限切れの見落としも起きやすくなります。デジタル管理に移すと、受付時に残回数をすぐ確認でき、期限が近い利用者への案内も院側から出しやすくなります。

記載のサービス名・製品名は各社の商標または登録商標です。

整骨院・整体院のITを、業務ごとに安くする。