整骨院・整体院の社内の情報共有で押さえること
交代勤務で生まれる伝達の空白
整骨院は朝番と夕方番、平日と土曜だけ出る施術者など、勤務時間が重ならないスタッフが多い業種です。前の時間帯の担当者が気づいた患者の体調変化や注意点を、次に出勤する人まで確実に渡す手段が口頭とLINEに分かれていると、どちらかを見ていないスタッフが同じ説明を繰り返したり、伝えるべき注意点を見落としたりします。
複数店舗を持つ場合の店舗間の共有
整体院を2店舗以上運営していると、本店で決まった施術方針の変更や、回数券の販促内容、予約枠の調整といった連絡が、現場にいるスタッフにしか伝わらず、他の店舗には届かないことがあります。店長が店舗を巡回して口頭で伝える運用のままだと、巡回していない日の連絡は漏れたまま次の巡回まで放置されがちです。
LINEに患者情報が流れる危うさ
施術者同士の連絡用にLINEグループを使っていると、便利さから患者の体調や既往歴に触れる内容までそこに書き込まれがちです。グループに退職したスタッフが残っていたり、私用の端末で見ている状態が続いたりすると、業務連絡のつもりで送った内容が個人情報を含んだまま外に残り続けることになります。
施術方針やメニュー変更の周知
新しい施術メニューの追加や、使用する物療機器の交換、回数券の金額改定といった決定は、院長が気づいた順にスタッフへ伝えることが多く、聞いた人と聞いていない人が生まれます。患者から質問されたときにスタッフごとに答えが違うと、院としての説明に一貫性がなくなります。
社内の情報共有のシステムに要る機能
- 施術者ごとの申し送りを時系列で残せる
- 掲示内容の既読・未読が分かる
- 店舗(拠点)ごとの掲示と全店共通の掲示を分けられる
- 施術方針・メニュー変更などのお知らせを一覧で残せる
- 物療機器やベッドの不具合連絡を記録できる
- スマホから施術の空き時間に確認・投稿できる
- 患者の個人情報を含む連絡を社外のLINEと分離できる
- 退職・異動したスタッフのアクセスをまとめて停止できる
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
予約状況やカルテと紐づけて「この患者は本日要注意」のような表示を出す機能は、整骨院・整体院向けの業務ソフトに組み込まれていることが多く、情報共有もその枠組みの中で済ませるほうが二重管理になりません。カルテ入力のたびに注意点を書く運用がすでにあるなら、そこに任せます。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
専用ソフトのメッセージ機能に入らない、設備の不具合連絡や休憩室の掲示、店舗間の一般的な連絡事項は、グループウェアやチャットで持つと見た・見ていないが残ります。回数券や予約の管理をポータルや専用ソフトに委ねつつ、日々のやり取りだけ自院で持つ形にすると、ポータル依存を下げながら情報も追いやすくなります。
紙・Excelのままでよい部分
「本日この時間帯は施術台1台が使用不可」のようなその日だけの連絡や、研修案内のポスターなど、残す必要のない一時的な告知は紙の張り紙のままで構いません。システム化するとかえって確認の手間が増える内容です。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している社内の情報共有向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
社内の情報共有に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、社内の情報共有に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| Kurage CalDAV | フレームワークを使わない1ファイルのCalDAVサーバーです。スマホの標準カレンダーと同期できます。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Groupware (kvgwc) | 共有レンタルサーバーでも動く、MITライセンスの軽量な社内グループウェア基盤です。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| excalidraw | 手書き風の図面を作成できる仮想ホワイトボードです。 | MIT | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Rocket.Chat | ミッションクリティカルな業務に対応するセキュアなコミュニケーションプラットフォームです。 | MIT（一部は別ライセンス） | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Mattermost | ソフトウェア開発ライフサイクル全体を支える安全なコラボレーションプラットフォームです。 | Apache-2.0 | 日本語ファイルが一部のみ | — |
| Nextcloud | データの安全な保管と共有を実現するセルフホスト型のクラウドストレージです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | — |
導入の進め方
- 院内のLINEグループで患者情報に触れる内容を洗い出し、連絡用と患者に関する内容を分ける
- 施術者ごとの交代時間を確認し、朝番から夕方番など申し送りが必要な場面を決める
- 複数店舗がある場合は、全店共通の掲示と各店舗限定の掲示を分けて運用できるか試す
- 柔道整復師やあん摩マッサージ指圧師などの資格者の入れ替わりが多い業種のため、退職・異動時にアクセスを止める手順を先に決める
- 年末年始や連休前の休診案内など、繁忙期に合わせた告知の書式を作っておく
整骨院・整体院の社内の情報共有、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
LINEをやめて別のツールに変えると、スタッフが使いこなせるか心配です。
普段使っているLINEに近い操作感のチャットツールを選べば、大きな戸惑いは少ないです。最初は「患者の個人情報はここに書かない」という線引きだけ決めて、使い方を少しずつ広げていくと無理なく移行できます。
店舗(拠点)が1つしかない整骨院でも、情報共有の仕組みは必要ですか。
1店舗でも、朝番と夕方番、平日のみ出るスタッフなど勤務時間がずれていれば同じ悩みは起こります。拠点の数よりも、スタッフの勤務時間が重なっているかどうかで必要性を判断するとよいです。
カルテソフトに連絡機能があるのに、別のツールを増やす意味はありますか。
カルテソフトの連絡機能は患者に紐づく内容には向きますが、設備の不具合や店舗間の一般連絡まで無理に詰め込むと使いにくくなります。患者に紐づく連絡はカルテソフト、それ以外の日常連絡は別のツールと役割を分けると整理しやすいです。
整骨院・整体院の他の業務
他の業種で社内の情報共有を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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