整骨院・整体院の顧客管理で押さえること
カルテは施術者ごとに書き方が違う
国家資格者が柔道整復師、あん摩マッサージ指圧師、鍼灸師と混在する院では、主訴や施術内容の書き方が人によって異なり、他の施術者が代わりに診るときに読み取りにくくなります。項目を決めて同じ台帳に記録する仕組みがないと、担当制が崩れたときに引き継ぎが止まります。
回数券の残数管理
回数券や施術券は購入日・残回数・有効期限を紙や手書きの会員証で管理していることが多く、受付が変わると残数の数え間違いが起きやすい業務です。残数と来院履歴が同じ台帳にないと、次の案内のタイミングも読めませんし、会計時に残数を数え直して慌てる場面もよく見られます。
保険施術と自費施術の線引き
保険の対象となる施術と自費のメニューが同じ患者さんの中に混在すると、同意書の有無や施術部位の記録を分けて残す必要があります。自賠責による交通事故の患者さんが加わると、保険会社への報告用の記録も別に求められ、台帳が分かれるほど確認の手間が増えます。
予約ポータルと顧客台帳のずれ
予約を受け付けるポータルサービスは新規集客に向いていますが、ポータル上の情報だけに頼っていると自院の顧客台帳が育たず、来院周期に合わせて次回案内を送るといった再来の仕掛けができません。
顧客管理のシステムに要る機能
- 顧客ごとの基本情報（氏名・連絡先・来院履歴）台帳
- カルテ（主訴・施術部位・施術内容）の記録と検索
- 回数券・施術券の購入日・残回数・有効期限の管理
- 保険施術/自費施術の区分記録と同意書の有無管理
- 自賠責（交通事故）患者の対応状況・保険会社とのやり取り記録
- 来院周期に基づく次回案内・リマインドの管理
- 家族単位でのまとめ表示（同一世帯の予約・履歴）
- 予約ポータルからの顧客情報取り込み・一本化
どこを何で持つか
業界の専用ソフト・既存サービスに任せたほうがよい部分
保険請求に関わるレセプト作成や柔道整復師会への申請書類の作成は、整骨院向けの業界専用ソフトが制度の変更に対応してくれるため、そのまま使うのが安全です。新規患者の集客につながる予約ポータルの検索露出も、自院で作り直す必要はありません。
オープンソースや買い切りのシステムで持てる部分
顧客台帳、カルテの記録、回数券の残数、来院周期の管理は、院の仕組みに合わせて持っておきたい部分です。ポータル任せにせず自院のデータとして残しておくことで、担当者が変わっても顧客対応が続き、再来の声かけも台帳を見ながら判断できます。
紙・Excelのままでよい部分
問診票の初回記入や、施術中に手元で取るメモ書きは、紙のままで差し支えありません。あとで台帳に転記する運用にしておけば、施術の手を止めずに記録を残せます。
すぐ導入できるオンプレミス製品（Kurage App Store）
当社が販売している顧客管理向けのオンプレミスの商品です。月額はかかりません。デモを触ってから判断できます。
顧客管理に使えるオープンソース
カタログ2,922件から、顧客管理に当てはまるものを実測値（規模・日本語対応・デモの有無）で並べています。ライセンスの範囲で無料で使えます。
| 名前 | できること | ライセンス | 日本語 | デモ・購入 |
|---|---|---|---|---|
| EspoCRM | EspoCRMを日本語で使うための案内。顧客、商談、活動、メール、ワークフローを自社サーバーで管理できます。日本語UIは公式配布に収録。導入手順、ライセンス、項目追加のカスタマイズ相談まで。 | AGPL-3.0 | 公式配布に日本語UIを収録。 | 触れる |
| Krayin CRM | Krayin CRMを日本語で使うための案内。当社が2,066キーを日本語化して本家へ提出しました。Laravel製で顧客・リード・商談・活動を管理できます。導入手順、ライセンス、カスタマイズ相談まで。 | MIT | Kurageが2,066キーを日本語化し本家へ提出。 | 触れる |
| Kurage AI Meishi Analysis | スマホで名刺を撮るとAIが12項目を読み取って下書きし、人が承認した分だけ台帳へ入る名刺管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage CRM Agent | 日報を投げるとAIが顧客記録の下書きを作り、人が承認した分だけ台帳に入るCRMです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Kurage Deal Desk | 顧客のメールアドレスごとに、商談をAIに相談し、記録を残し、かんばんで状況を管理する案件管理・商談管理システムです。 | MIT | 日本語で開発・提供。 | 触れる / オンプレミス版 |
| Twenty | AI向けに設計されたSalesforceのオープンソース代替CRMです。 | AGPL-3.0 | 日本語ファイルあり | 触れる |
導入の進め方
- 今ある顧客情報の棚卸し。紙の会員証、Excelの予約表、ポータルの顧客情報がどこにどれだけあるか、施術者ごとに持っている情報も含めて洗い出します。
- 台帳に残す項目を決める。カルテ項目、回数券の残数、保険・自費の区分、自賠責対応の有無など、1つの顧客台帳にまとめる情報を施術者間で決めます。
- 既存データの移行。紙の会員証やExcelの顧客情報を新しい台帳に入力します。回数券の残数は特に数え間違いが起きやすいので、繁忙期を避けて静かな時間に移すのが安全です。
- 運用ルールの確認。受付と施術者それぞれがいつ台帳を更新するか（受付時・施術後など）を決め、担当者が休んでも他のスタッフが台帳を見れば対応できる状態にします。
- 小さく始めて広げる。まずは回数券の残数管理だけ、あるいはカルテだけなど一部の機能から使い始め、院のペースに慣れてから予約や自賠責対応の記録まで広げます。
整骨院・整体院の顧客管理、何から手を付けるか一緒に決めます
初日のヒアリングと提案は無料です。いまのやり方（紙・Excel・使用中のサービス）を見せていただければ、残すもの・置き換えるものを仕分けしてお返しします。
無料で相談する OSSカスタマイズ（110,000円〜） 動くデモを先に見るよくあるご質問
保険施術のレセプト作成もこの台帳でできますか。
レセプト作成は制度の変更に対応している業界専用ソフトに任せるのが安全です。顧客台帳では保険施術か自費施術かの区分と同意書の有無を記録し、レセプト作成はそのまま専用ソフト側で行う形がよく見られます。
自賠責（交通事故）の患者さんの情報はどう分けて管理すればよいですか。
保険会社名や事故日、対応状況などの項目を顧客台帳に追加し、通常の患者さんと同じ台帳の中で区分を付けて記録する方法が無理のないやり方です。別の台帳を新たに作ると管理が二重になりがちです。
予約ポータルを使っているなら自院の台帳は不要ですか。
ポータルは新規集客には向きますが、来院履歴や回数券の残数まで含めた情報を持つ仕組みではないことが多いです。自院の台帳を別に持つことで、ポータルを使わなくなった後も顧客との関係が続きます。
整骨院・整体院の他の業務
他の業種で顧客管理を見る: 介護事業所 保育園・幼稚園 美容室・サロン 飲食店 宿泊・ホテル・旅館 建設・工務店 クリニック・医療 不動産会社
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